Flytting av UiOs e-post og kalenderdata til Microsoft 365 (Exchange Online) ble besluttet av universitetsdirekt?ren 7. februar 2024. → Se beslutningsdokumentet som ble sendt til enhetene v/fakultets-, museums- eller fagdirekt?r.
N?dvendig og nyttig
– Vi gleder oss til UiO er over p? ny l?sning, sier IT-direkt?r Gard Thomassen. – F?rst vil jeg sl? fast at du etter flyttingen fortsetter ? bruke samme e-postprogram som i dag, og e-posten blir lagret p? datasentre i Norge ogs? med e-post i MS365. Det er l?sningene i bakkant som er annerledes enn det vi bruker i dag. I den nye l?sningen f?r vi tofaktorautentisering, alts? sikker p?logging, p? all e-post, og det er veldig viktig for IT-sikkerheten p? UiO. Den nye epostl?sningen vil alts? v?re sv?rt mye sikrere enn dagens l?sning. I tillegg er den nye l?sningen en forutsetning for ? ta i bruk saksbehandlings- og arkivsystemet Elements, som blir innf?rt ved UiO fra januar 2025, og en rekke andre verkt?y og programmer som er p? vei, sl?r Thomassen fast.
Rydd vekk e-post med r?de data
Den nye l?sningen er i ?skyen?, alts? e-posten lagres ikke p? UiOs egne servere. Det betyr at vi m? unng? at vi tar med oss e-post med s?kalte ?r?de data? dit. R?de data er data med beskyttelsesbehov, for eksempel data som inneholder s?rlige kategorier personopplysninger eller annen sensitiv informasjon som gj?r at de m? beskyttes ekstra. IT-avdelingen har utarbeidet 9 gode tips som kan hjelpe deg med ? finne ut om du har r?de data i e-posten din, hvordan du kommer i gang med ryddingen og hvordan du flytte ut data du m? ta vare p? til senere. → Se ryddeguiden.
– Vi er klar over at ryddeoppgaven vil v?re monumental for noen, men gj?r s? godt du kan, og husk at det nye systemet er konseptuelt sikrere enn det gamle p? grunn av tofaktorautentiseringen vi f?r p? plass.
Rydd gjerne mer
IT-direkt?ren oppfordrer alle p? UiO om ? rydde selv om de ikke har ?r?de data? i innboksen. – P? UiO tar vi vare p? mye e-post som ikke lenger er nyttig. Slik lagring er un?dvendig, det koster mye penger og gir ?kt klimaavtrykk. Noe kan slettes, og noe kan vi lagre andre steder enn i e-postboksen v?r, forklarer Thomassen. – Alle er tjent med at vi rydder og holder det ryddig. Informasjon havner p? riktig sted, og mengden data som lagres, reduseres. Vi oppfordrer derfor alle til ? bli med p? ryddedugnad, avslutter han.
Trenger du hjelp med ryddingen eller er usikker? → Se ryddeguiden, eller ta kontakt med IT-hjelp.
Er du allerede flyttet til ny e-postl?sning? → Se veiledninger for hvordan du kommer i gang.
Hva skjer framover?
Mange p? UiO har allerede ryddet i e-posten sin, men n? skal alle med, studenter, ansatte emeriti og andre. IT-avdelingen har selv testet og flyttet sine ansatte til den nye l?sningen, og det har g?tt fint. Fra 1. oktober begynner arbeidet med ? flytte UiOs ansatte til den nye e-post-l?sningen og studentene vil bli flyttet p? ny?ret i 2025. Det vil bli publisert en plan med rekkef?lge og tidsrom for flytting. Alle vil ogs? f? e-post med beskjed om n?r de skal flyttes og hva de m? gj?re i etterkant. De fleste vil merke lite til overgangen, noen m? gjennom en omstart av e-post-programmet eller et par klikk for ? komme i gang. Vi vil ogs? informere om mulighetsrommet for eventuelle unntak, men alternativene vil v?re f?.
Endringslogg: 19.09.24: "Emeriti" er lagt inn f?rste setning i siste avsnitt, "Hva skjer framover ?".