Visste du at UiO har roboter? Robotene er programvare som logger seg inn i ulike systemer for ? hente og/eller registrere data. N?r roboten tar seg av rutineoppgavene, frigj?res tid for saksbehandler til oppgaver som krever menneskelig vurdering.
N?r kan RPA brukes?
- Ved standardiserte oppgaver/prosesser som er regelstyrt
- N?r informasjon/data skal overf?res mellom eller registreres i ulike systemer
- Ved stort volum av gjentagende saker
Dette er noe av det UiO-robotene gj?r i dag:
L?nn og personal
KGV KAS - Elements
KGV (konkurransegjennomf?ringsverkt?y) er en type verkt?y som brukes for ? gjennomf?re anskaffelser. UiO benytter KGV-verkt?yet TendSign for gjennomf?ring av anskaffelseskonkurranser. TendSign genererer en zip-fil med alle dokumentene og informasjon om anskaffelsen. Roboten bruker informasjonen i zip-filen til ? arkivere dokumentene p? saken i Elements med riktig tilgangskode.
Roboten ble igangsatt i desember 2020, og frigj?r rundt 300 arbeidstimer i ?ret.
Studieadministrasjon
Politiattest
Studenter leverer politiattest via et kryptert Nettskjema. Roboten registrerer politiattester uten merknad i FS og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements for attester som har merknad, og som derfor m? vurderes og behandles videre manuelt.
Roboten ble igangsatt i september 2020, og frigj?r rundt ... arbeidstimer i ?ret.
S?knad om tilrettelegging av skoleeksamen
Studenter kan s?ke om tilrettelegging av skoleeksamen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements.
Roboten ble igangsatt i februar 2020 og hjelper oss ? likebehandle studenter. I tillegg frigj?res rundt 630 arbeidstimer i ?ret.
Tilrettelegging av studiehverdagen
Studenter kan s?ke om tilrettelegging av studiehverdagen gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements.
Roboten ble igangsatt i desember 2020, og hjelper oss med ? frigj?re rundt 300 arbeidstimer i ?ret.
S?knad om studiepermisjon
Studenter kan s?ke om studiepermisjon gjennom et kryptert Nettskjema. Roboten henter ut s?knad med vedlegg, og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements. Det foreligger planer om ? utvide slik at roboten ogs? selv kan godkjenne s?knader som ikke krever skj?nnsmessige vurderinger.
Roboten ble igangsatt i oktober 2020, og frigj?r rundt ... arbeidstimer i ?ret.
Klage p? formelle feil ved eksamen
UiO mottar klage p? formelle feil ved eksamen via Nettskjema. Ved oppstart h?ndterte roboten alle klager p? eksamen, men i februar 2020 ble prosessen endret slik at andre klager enn formelle feil n? g?r via StudentWeb. Roboten henter ut klagen med vedlegg fra Nettskjema og oppretter sak med riktig tilgangskode i Elements.
Roboten ble igangsatt i november 2018, og frigj?r rundt ... arbeidstimer i ?ret.
Kvalitetssjekk av brukertilgang til Leganto
UiO bruker pensumlistesystemet Leganto. Roboten henter n?dvendig informasjon om personer som skal ha brukertilgang i Leganto fra ulike kilder, og sender dette til ansatte p? Universitetsbiblioteket som enten oppretter eller oppdaterer bruker med informasjonen som er samlet inn av roboten.
Roboten ble igangsatt i november 2020, og frigj?r rundt 380 arbeidstimer i ?ret.
S?knad om gyldig frav?r
Studenter s?ker om gyldig frav?r fra eksamen eller obligatorisk aktivtet elektronisk via Nettskjema. Roboten henter studentens s?knad fra et kryptert nettskjema og overf?rer det til en arbeidsk? i RT. Etter at saksbehandler har ferdigstilt saken i RT flytter roboten RT-tr?den med s?knad til Elements for arkivering. For Medisinsk og Odontologisk fakultet blir s?knaden sendt direkte til Elements.
Roboten ble igangsatt i oktober 2021, og frigj?r rundt ... arbeidstimer i ?ret.
Kontakt
Har ditt fakultet eller din fagavdeling prosesser som kan egne seg for RPA, bes du kontakte oss p? e-post til prosessforbedring@usit.uio.no.