Kommentarutgave til Personvern og vilk?r for bruk av Nettskjema

1. Nettskjema kan brukes til innsamling av informasjon av alle som har en UiO-bruker og eksterne 澳门葡京手机版app下载spartnere som har skrevet en databehandleravtale med UiO/USIT.

Nettskjema er en tjeneste som er utviklet og leveres av UiO for ? utforme og administrere datainnsamling ved hjelp av skjemaer p? nettet. For ? kunne ta i bruk tjenesten, alts? lage et skjema, m? man ha en UiO-bruker, FEIDE-bruker eller ID-portenbruker.

• Du f?r en UiO-bruker gjennom rollen som student eller ansatt, og den gis ved tildeling av brukerkonto i form av brukernavn med tilh?rende passord. (Brukerkonto for ansatte bygges p? grunnlag av informasjon om den ansatte i universitetets l?nns- og personalsystem SAPUIO, mens brukerkonto for studenter bygges p? grunnlag av informasjon om den enkelte student i det studieadministrative systemet Felles studentsystem.)
• For ? kunne ta ibruk tjenesten med din FEIDE-bruker, m? din FEIDE-institusjon ha inng?tt en avtale om bruk av Nettskjema og skrevet databehandleravtale. Dersom du har prosjekt i TSD, kan du s?ke om ? f? bruke din FEIDE-bruker for ? lage Nettskjema.
• Personer som ikke har FEIDE-bruker, kan s?ke om ? bruke ID-porten.
• Les mer om eksterne brukere i Nettskjema.

Du kan velge om du vil etablere et ?pent skjema hvor enhver som har internettilgang kan svare, et skjema som krever at du logger inn eller et skjema hvor kun de som er invitert per epost kan svare. Dersom man sender invitasjon, er det eneste kriteriet at man bruker en gyldig epostadresse.

Du har ogs? mulighet til ? stille skjemaet slik at den som svarer kan gj?re dette anonymt, selv om den som svarer m? logge inn. Dette krever en aktiv handling fra deg som skjemaeier.

2. Nettskjema skal ikke brukes til langtidslagring av data. N?r et skjema ikke lenger mottar nye data, skal data slettes i Nettskjema. Data som er samlet inn, skal ¨C dersom det skal tas vare p? - lastes ned og oppbevares p? et egnet sted.

Nettskjema er et verkt?y for ? utforme og administrere datainnsamling, og er ikke laget for ? oppbevare data. Dersom du har behov for og rett til ? lagre den innhentede dataen i en periode skal dette gj?res p? et sted egnet for den aktuelle datatype. Til illustrasjon: (i) dersom dataen er anonym kan du lagre den p? et ?pent fellesomr?de, (ii) inneholder dataen personopplysninger skal den lagres med et sikkerhetsniv? tilpasset opplysningene, (iii) er dataen sensitiv iht. personopplysningloven skal dataen lagres i TSD, og (iv) er dataen arkivverdig skal den lagres iht. arkivreglene .

I Nettskjema lagres personopplysninger, se n?rmere punkt 7. I henhold til personopplysningsloven ¡ì 28 kan ikke personopplysninger lagres lenger enn det som m? anses n?dvendig for ? gjennomf?re form?let med behandlingen.

3. Data skal slettes innen 12 m?neder etter at siste besvarelse ble levert. Der dette ikke har blitt gjort vil data bli slettet fra skjema.

Vi legger til grunn at n?r siste besvarelse er levert i et skjema og det ikke lenger er aktivt, foreligger det ikke lenger et form?l for ? lagre personopplysningene i nettskjemaet. For ? unng? at data urettmessig blir lagret i l?sningen m? derfor data i de innsendte besvarelsene slettes s? raskt som mulig etter at skjemaet er stengt, og senest innen 6 m?neder.

Et skjema vil v?re ? anse som avsluttet dersom det ikke er innkommet besvarelser de siste seks m?nedene. Dette uavhengig av om skjemaet er stengt eller ikke.

Det vil bli sendt ut varsel til den som er registrert som eier av skjemaet n?r det n?rmer seg fristen for sletting. Se egen rutine for ryddig av personopplysninger i Nettskjema.

4. Skjema som ikke har mottatt svar p? 12 m?neder vil automatisk bli stengt for ? motta nye svar.

Vi antar at skjema som ikke har mottatt svar p? 12 m?neder ikke er aktivt og skjema settes automatisk til stengt for ? motta nye svar. Alle med redigeringsrett til skjema kan kan selv ?pne skjema p? nytt.

5. Bruk av Nettskjema forutsetter at du har gjort deg kjent med reglementet for bruk av IT-tjenestene ved Universitetet i Oslo.

IT-reglementet er UiOs interne regler for ? sikre riktig, lovlig og sikker bruk av IT-tjenestene og -utstyret ved universitetet.

Som bruker av IT-tjenestene ved Universitetet i Oslo, har du b?de rettigheter og plikter. F?r du tar IT-tjenestene i bruk skal du ha gjort deg kjent med IT-reglementet.

6. All behandling av personopplysninger, ved bruk av nettskjema, skal v?re i tr?d med bestemmelsene i personopplysningsloven (se retningslinjer for ansvarlig datainnsamling og skjemabruk p? nett). Har du sp?rsm?l om behandling av personopplysninger, se Personvern ved UiO.

Ved UiO er det Universitetsdirekt?ren som har det overordnede ansvaret for alle behandlinger av personopplysninger, b?de administrative behandlinger og behandlinger som skjer i forskning. Det betyr ikke at hver enkelt som i sitt arbeid behandler personopplysninger er uten ansvar. Alle som p? en eller annen m?te behandler personopplysninger ved UiO er ansvarlig for ? gj?re seg kjent med de regler og rutiner som finnes, for ? passe p? at behandling skjer p? rett m?te og for ? rapportere avvik til behandlingsansvarlig dersom avvik blir oppdaget.

All h?ndtering av personopplysninger skal foreg? i henhold til gjeldende lover og forskrifter. UiO skal ikke behandle personopplysninger i st?rre utstrekning enn hva som er n?dvendig for ? oppfylle UiOs form?l. Universitet- og h?yskoleloven ¡ì 1-3 beskriver institusjonens virksomhet.

For de enkelte registrerte skal UiOs behandling av personopplysninger utgj?re et s? lite inngrep ovenfor enkeltmenneskers personverninteresser som praktisk, teknisk og ?konomisk mulig er, jf. personopplysningslovens ¡ì¡ì 8, 9, 11 og 28.

Merk! UiOs nettskjema er utformet slik at du ogs? skal kunne samle inn sensitive data. Det krever imidlertid at du gj?r dette p? riktig m?te. Kontakt Tjeneste for sensitive data for mer informasjon.
Som bruker av Nettskjema kan du bli kontaktet med brukerunders?kelser for ? forbedre tjenesten.

7. Brukerne av Nettskjema har selv ansvar for ? sette seg inn i endringer i Personvern og vilk?r for bruk av Nettskjema. Ved endring av vilk?rene vil det bli lagt inn en melding om dette i meldingstjenesten for Nettskjema.

Ved st?rre endringer vil skjemaeiere bli bedt om ? godkjenne vilk?r p? nytt i applikasjonen.

8. I Nettskjema lagrer vi f?lgende personopplysninger:

1. Brukernavn, fullt navn og epostadresse ved UiO eller FEIDE.

2. Informasjon om hvilke tilganger en bruker har og hvilke endringer som er gjort i skjemaet.

3. Informasjon om den som besvarer et skjema

   • Kun data som vises i skjema lagres p? en besvarelse. I skjema med innlogging eller direktelenke fra epost, kan sp?rsm?l om epostadresse, navn og brukernavn automatisk fylles ut. For ikke anonyme skjema lagres ogs? tidspunkt for levering.

   • I skjema som er anonymisert blir det kun lagret om en person har svart p? et skjema eller ikke. Det er da ikke mulig ? koble personen mot det leverte skjemaet.

Med personopplysninger menes alle de opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson, eksempelvis navn og e-postadresse. I et nettskjema vil det i de aller fleste tilfeller v?re personopplysninger i den innleverte besvarelsen slik som beskrevet i punkt a,b og c. Det betyr at alle svar som innkommer via skjema m? h?ndteres iht. bestemmelsene i personopplysningsloven med forskrift.

Til punkt a og b:

All informasjon lagret i nettskjema om eier av skjemaet, og andre i redaksjonen, er opplysninger hentet fra UiO/FEIDE-interne datasystem. Disse behandles iht. enhver tid gjeldende UiO/FEIDE-interne retningslinjer

Til punkt c:

Opplysninger lagret om den som besvarer et skjema.

• N?r eier av skjemaet ?nsker ? kunne identifisere den enkelte som sender svar i skjemaet, vil f?lgende informasjon v?re tilgjengelig for eier og de som er i redaksjonen: navn, brukernavn, epostadresse og leveringstidspunkt samt innholdet i besvarelsen. Deler av denne informasjonen vil eier av skjemaet kunne lagre alene eller sammen med besvarelsen n?r dataen skal overf?res fra nettskjemaet til et annet egnet lagringssted.
• N?r eier av skjemaet velger ? la den som svarer gj?re dette anonymt, vil skjemaet ikke lagre data om svarer. Det vil med andre ord ikke v?re mulig ? kunne identifisere den som har levert et svar.

Dine rettigheter som bruker av Nettskjema:

• Innsyn: I henhold til personopplysningslovens ¡ì 18 kan enhver som ber om det f? vite hva slags behandling av personopplysninger en behandlingsansvarlig, her UiO, foretar. Det kan ogs? kreves ? f? forskjellig informasjon om en behandling (se ¡ì 18 for oversikt over hva slags informasjon). Ved UiO finnes det en fortegnelse over alle behandlinger hos hhv. Norges Samfunnsvitenskapelige Datatjeneste (for forsknings- og studentprosjekter) eller personvernombudet ved UiO (for administrative behandlinger). Disse kan n?s elektronisk via web. ?nsker noen ytterligere informasjon om en behandling kan henvendelse om slikt innsyn sendes UiO. For kontaktinformasjon, se Personvern ved UiO.
• Retting, sletting: I visse tilfeller har man rett til ? kreve retting og sletting av opplysninger om seg selv , jf. personopplysningslovens ¡ì27 og personopplysningslovens ¡ì28. Eksempelvis vil dette kunne gjelde opplysninger som er uriktige og / eller ufullstendige, eller opplysninger UiO ikke har adgang til ? behandle.

Krav fra en registrert skal besvares s? raskt som mulig, og senest innen 30 dager. (Med visse unntak)