Hvordan BookitLab Fungerer med Fakturering
Fakturering for bruk av core fasiliteter og labtjenester har tradisjonelt blitt gjort manuelt i Unit4. Dette inneb?rer den tidskrevende prosessen med ? samle inn informasjon som prisoversikter, bruksdatoer og tider, og brukernes budsjettskilder, som ofte er delprosjekter registrert i Unit4 for brukere innenfor UiO.
I BookitLab er all n?dvendig informasjon for fakturering, inkludert prisoversikter og prosjektopplysninger, registrert f?r brukere begynner ? bruke core fasiliteter og labtjenester. BookitLab beregner deretter automatisk kostnadene basert p? denne forh?ndsregistrerte informasjonen og booking- og ordreoppf?ringene. Core admins kan generere fakturaer og sende dem til Unit4 med et enkelt klikk i BookitLab.
Fakturaer for delprosjekter registrert i Unit4 (vanligvis interne og bidragsprosjekter) behandles automatisk innenfor Unit4. Ingen manuelle pengeoverf?ringer eller manuell opprettelse av fakturaer er n?dvendig. Derfor er det avgj?rende at budsjettet som skal brukes i BookitLab er godkjent av BDM p? forh?nd.
N?r fakturaer sendes til kunder utenfor UiO, salgsordre opprettes i Unit4 basert p? sendt informasjon fra BookitLab. Deretter opprettes fakturaer i PDF og sendes til kundene n?r UiOs sentraladministrasjon har godkjent dem.
Rolle til prosjekt-/institutt?konomer: "Project Admin" for ? sette opp prosjekter i BookitLab
Et "prosjekt" i BookitLab i hovedsak er "kontoen som kostnadene skal belastes". Det vil si at det m? settes opp av brukerens (kundens) side, ikke av core'ens (selgerens) side. Opprettelsen av et nytt prosjekt kan bare gj?res av ?konomer med en spesiell rolle kalt Project Admin.
Prosjekter Registrert i Unit4
N?r brukere vil betale kostnader fra et (del)prosjekt registrert i Unit4, slik som et forskningsstipend eller et driftsmidler, m? prosjekt-/institutt?konomen for disse prosjektene sette opp prosjektene i BookitLab. Budsjettansvarlig (BDM) m? godkjenne det f?r brukere kan bruke prosjektet. Disse ?konomene kan da v?re hos en annen avdeling eller fakultet enn core fasiliteten eller labben som brukeren vil bruke.
For eksterne kunder utenfor UiO
I motsetning til prosjekter som finnes i Unit4, er det ingen ?konomer eller BDM innenfor UiO som er ansvarlige for eksterne kunders budsjetter. Imidlertid m? et prosjekt for eksterne kunder fortsatt opprettes av Project Admins. Rollen som Project Admin gir rettigheter som gjelder det hele systemet og kan komme i konflikt med rollen og interesser til en core admin. Derfor gis ?konomene i avdelingen til en core rollen som Project Admin for ? sette opp prosjekter for eksterne kunder.
Dummy Prosjekter
I noen tilfeller kan det v?re behov for ? bruke et dummy prosjekt som ikke er ment ? bli belastet, for eksempel for staffbrukere p? en lab. Slike dummy prosjekter m? ogs? opprettes av Project Admins, og deretter kan prosjektkoordinatorrollen for et dummy prosjekt kan overf?res til en core admin for videre konfigurasjoner.
Jeg jobber som prosjekt-/institutt?konom og ble spurt om ? sette opp et prosjekt i BookitLab
Hva m? jeg gj?re f?rst?
Prosjekt?konom/institutt?konom m? gis en spesiell rolle i Bookitlab, kalt Project admin for ? kunne opprette et prosjekt ved ? hente opplysningene fra Unit4 og legge inn n?dvendig informasjon. Denne rollen kan gis av en med Main admin rolle f?rst etter at man har logget seg p? BookitLab.
- logg inn BookitLab med Feide-kontoen din,
- Ta deretter kontakt med bookitlab-hjelp@usit.uio.no og be om Project admin-rolle.
Hvordan kan jeg opprette prosjektet?
Veiledninger relevant til prosjekter i BookitLab finnes under egen mappe. Avhengig av typen av prosjekt, m? de opprettes og f?lges opp i ulike m?ter. Hvis n?dvendig, vil vi tilby oppl?ring.
Jeg er BDM og skal godkjenne prosjekter i BookitLab
Hvorfor m? jeg forholde meg til BookitLab?
BookitLab fungerer ikke kun som et bookings-/bestillingssystem, men h?ndterer ogs? betalingsinformasjon. F?r sluttbrukere kan bruke BookitLab for ? booke instrumenter eller bestille tjenester som koster noe, m? de knyttes til et delprosjekt med et godkjent budsjett i BookitLab.
Prosjekt?konom/institutt?konom setter opp n?dvendige opplysninger p? hvert delprosjekt, bl.a. budsjettramme, hvilke brukere som kan benytte prosjektmidlene osv. Dette m? s? godkjennes BDM.
Hva m? jeg gj?re f?rst?
For at du kan legges inn som en med BDM i BookitLab, m? du finnes som en bruker av BookitLab-systemet. Med mindre man har logget seg p? BookitLab en gang tidligere, finnes man ikke som bruker.
- logg inn BookitLab med Feide-kontoen din,
- Ta kontakt med prosjekt koordinatoren til prosjektene som du skulle v?re BDM p?.