Hvordan defineres priser i BookitLab?
Innen BookitLab opprettes et Price Sheet med prisregler per core som gjelder i en bestemt periode. Prisregler defineres per Instrument Price Category, avhengig av ulike kombinasjoner av de f?lgende:
- Project Category: avhengig av typen p? prosjektet brukeren betaler fra, kan man sette ulike prisinnstillinger. Kategori kan velges mellom; Intern, Bidrag, eller Oppdrag. P? UiO setter vi ikke andre prosjektkategorier enn disse tre.
- Fee Type: hvordan total kostnaden skal beregnes. For eksempel, om prisen er satt per time av booking, velg Reservation (H).
- Time Slot Type: det er ogs? mulig ? sette ulike priser mellom Peak tid og Off Peak tid. Peak og Off Peak tid m? defineres i instrumentets innstillinger.
- Threshold/Factor: avhengig av satt Fee Type, kan man sette en terskel slik at booking eller bruk p? mindre enn den terskelen for eksempel skal v?re kostnadsfri for en liten bruk av forbruksvarer. Dette brukes ogs? n?r man vil sette ulike prissatser avhengig av mengde av bruk eller lengde av bruk.
- Rate: pris per enhet som er satt p? Fee Type.
V?r oppmerksom p? at priser IKKE defineres for hvert enkelt instrument. Dette er fordi flere ulike instrumenter kan ha den samme prisinnstillingen.
Eksempel: Et leiested har flere instrumenter av samme type (f.eks. SEM). Da kan de opprette en prisinnstilling for den typen instrumenter, og alle instrumentene av denne typen (f.eks. SEM-1, SEM-2) kan benytte denne prisinnstillingen.
Prisen p? tjenester av leiesteder b?r i prinsippet oppdateres en gang per ?r. Husk ? opprette et nytt ark for en ny periode i god tid.
Opprett et nytt Price Sheet
Price Sheet m? opprettes for ? muliggj?re automatisk beregning av kostnaden.
- Klikk p? ADMIN PANEL i navigasjonsmenyen.
- Klikk p? BILLING MANAGEMENT i navigasjonsmenyen og deretter Price Sheet i undermenyen.
- Klikk p? + New Period -knappen ?verst til h?yre. Da f?r du opp Add Price Period-panelet ?pnet til h?yre.
- Velg en core, start- og sluttdato for perioden der dette prisarket skal v?re gyldig.
- Trykk Save knappen. Da er en ny linje med en ID lagt til.
- Trykk p? "Open price sheets for this period"-ikonet av en penn p? et ark med linjer p? PRICE SHEETS kolonnen for opprettet linjen for ? legge til priser.
Da kommer man til Price Sheet siden. G? videre til ? opprette nye prisregler i Price Sheet.
Opprett en ny prisregel
Forutsetning: Instrument Price Category er opprettet.
- ?pne Price Sheet der man vil legge til en ny prisregel. (Evt. referer til instruksen "Opprett et nytt Price Sheet" stegene 1, 2 og 6)
- Trykk +-knappen ?verst til h?yre og fyll inn feltene der.
- Hvis en regel lagres med PROJECT CATEGORY-feltet tomt, skal prissatsen (Rate) gjelde alle prosjektkategorier.
- Les Veiledning om "Fee Type" nedenfor ogs?.
- N?r alle feltene er fylt ut, trykk p? Add new price rule-knappen.
- Gjenta stegene 7 og 8 for ? ha en komplett liste av priser for ulike kombinasjoner av relevante faktorer.
Sett Instrument Price Category til instrumenter, tjenester eller forbruksvarer
Hvis ikke gjort f?r, m? core admin redigere innstillingene p? instrumenter, tjenester eller forbruksvarer slik at hver av dem er koblet mot en riktig prisinnstilling.
- For instrumenter kan dette gj?res ved ? velge en riktig Instrument Price Category p? Resource-fanen av instrumentets innstillingsside (Instruments Settings).
- For tjenester kan dette gj?res p? Request Settings-fanen p? redigeringssiden av Request Type.
Veiledning om Fee Type
Det er mange alternative Fee Type'er, og enkelte alternativer er lett ? forst? fra navnet. Imidlertid er det flere av dem man b?r v?re forsiktig med ? velge mellom.
Reservation og Usage
For instrumenter er det forel?pig best ? sette pris med en Fee Type av Reservation, enten det som setter timepris eller fast pris. Dette er fordi vi p? UiO forel?pig ikke har et system som registrerer start- og sluttid for bruk av et instrument. Vi antar at brukere benytter et instrument p? den bookede tiden og dermed betaler for enten reservert tid eller per reservasjon.
Det er fornuftig ? tenke p? hvordan relevante innstillinger gj?res p? instrumentene, blant annet restriksjoner eller kanselleringsregler.
Assisted Override
Fee Type'er som starter med Assisted Override setter totalpris for bruk av instrumentet og assistanse. De kan brukes kun n?r ASSISTED RESERVATION toggle er p? i reservasjonsdetaljer.
Fixed og Hourly (or "H")
Prissetting med Fee Type som har "... (fixed)" i navnet, er en fast pris som belastes per booking/booking med assistanse/treningssesjon (avhengig av hva som kommer f?r "(fixed)" p? Fee Type), uavhengig av lengden. Dersom en Fee Type som har "... (Hourly)" (eller "...(h)") med samme type (f.eks. "Reservation", "Assisted Reservation", osv.) ogs? er satt p? den samme Instrument Price Category i Price Sheet, belastes b?de den faste prisen og prissatsen ganger lengden p? bookingen/treningssesjonen, osv.
Other Service
Denne kan brukes for ? sette en fast pris eller sats per enhet av forbruksvarer. N?r ett prisark for en forbruksvare opprettes, m? man sette sats per definert enhet p? Consumable Types-siden.
Hvor settes avbestillingsgebyr?
Avbestillingsgebyr og betingelser kan settes p? hver instruments Instrument Settings-side, p? Cancellation-fanen. Avbestillingsgebyr kan settes som prosentdel av pris p? reservasjon, og ulike verdier kan settes avhengig av n?r bookingen er kansellert.
Dersom brukeren kansellerer reservasjonen, skal kun kanselleringsgebyret faktureres og ikke kostnaden for reservasjonen. Hvis reservasjonen annulleres av admin, kommer ikke kanselleringsgebyr heller.