Innledning
Et godt fungerende studentdemokrati er et viktig verkt?y for at studentene kan bidra i arbeidet med utviklingen av UiOs utdanningskvalitet og l?ringsmilj?. I dette arbeidet har alle enheter p? alle styringsniv?er et ansvar for ? legge forholdene til rette for at studentorganene kan skj?tte sine oppgaver p? en forutsigbar og profesjonell m?te.
1. Oppretting av studentorgan
Universitets- og h?yskoleloven § 4-1 f?rste ledd sier at studentene kan opprette et studentorgan for ? ivareta studentenes interesser og fremme studentenes synspunkter overfor institusjonens styre. Tilsvarende kan studenter ved en avdeling eller en grunnenhet opprette et studentorgan for denne.
Ved UiO er studentorganene organisert i tre hovedniv?er:
- UiO-niv?: Studentparlamentet representerer studenter ved hele UiO
- Fakultetsniv?: Studentutvalg representerer studenter ved et fakultet.
- Instituttniv?: Fagutvalg representerer studenter ved et institutt.
Det kan i tillegg finnes programutvalg som representerer studenter ved et studieprogram. Programutvalg kan organiseres p? fakultets- eller instituttniv?, avhengig av hvordan programmet er organisert.
Fakultetet skal ha oversikt over operative studentorganer, og deres kontaktinformasjon.
Studentene kan ogs? opprette utvalg som prim?rt ivaretar det sosiale milj?et p? et program eller et institutt. Disse utvalgene regnes ikke som studentorganer etter universitets- og h?yskoleloven § 4-1 og omtales ikke her.
Valg til studentorganer
Universitets- og h?yskoleloven § 4-1 andre ledd sier at det skal avholdes valg blant studentene til Studentparlamentet. For de andre studentorganene avgj?r mandatet for organet hvordan representantene velges eller oppnevnes. UiO legger til rette for at studentorganene skal kunne gjennomf?re valg p? alle niv?er, og bist?r ved behov med informasjon til aktuelle studentgrupper.
Studentorganenes forpliktelser
Studentparlamentet har et s?rskilt ansvar for ? holde kontakt med studentutvalgene og bist? dem med erfaringsoverf?ring og r?dgivning. Studentutvalgene har et s?rskilt ansvar for ? holde kontakt med fag- og programutvalg p? sitt fakultet og bist? dem med erfaringsoverf?ring og r?dgiving.
Studentorganene:
- skal kommunisere seg imellom p? tvers av niv?er og koordinere hvilket ansvar og oppgaver som tilfaller studentorganene p? de ulike niv?ene.
- skal gi god erfaringsoverf?ring mellom p?troppende og avtroppende tillitsvalgte.
- skal f?lge opp de oppgavene som inng?r i avtalen med fakultetet.
M?ter mellom ledelsen og studentorganene p? hvert niv?
Universitetsledelsen skal ha jevnlige m?ter med ledelsen i Studentparlamentet. Fakultetsledelsen skal ha jevnlige m?ter med ledelsen i studentutvalget og eventuelt programutvalg p? fakultetsniv?. Dersom det er etablert fag- eller programutvalg ved et institutt, skal instituttledelsen ha jevnlige m?ter med ledelsen i fag- eller programutvalget.
M?tene b?r holdes regelmessig for ? legge til rette for kontinuerlig dialog. M?tene skal ha en innkalling med dagsorden som sendes ut p? forh?nd, og de skal ha skriftlige referater. B?de innkallinger og referater skal tas vare p? for sporbarhet og erfaringsdeling.
UiOs tilrettelegging for studentorganer
Universitets- og h?yskoleloven §4-1 sier at institusjonene skal legge forholdene til rette for at student-organene kan drive sitt arbeid p? en tilfredsstillende m?te. Omfanget av tilretteleggingen skal dokumenteres av institusjonen.
Universitetsledelsen skal ha en skriftlig avtale med Studentparlamentet om lokaler, utstyr og budsjettrutiner samt rammetilskudd til kontordriften. Avtalen skal ogs? regulere honorering for medlemmene i studentparlamentets arbeidsutvalg.
Fakultetene skal ha skriftlige avtaler med sitt respektive studentutvalg om lokaler, utstyr og budsjettrutiner. Avtalen skal ogs? regulere honorering for medlemmene i studentutvalget.
Dersom det er etablert program- eller fagutvalg ved et fakultet/institutt, kan det ved behov inng?s en tilsvarende avtale mellom utvalget og fakultets-/instituttledelsen.
2. Studentenes representasjonsrett
Universitets- og h?yskoleloven sier at studenter skal v?re representert i universitetsstyret (§ 8-1) og i l?ringsmilj?utvalget (§ 4-3). I tillegg sier § 4-4 at studentene skal ha minst 20 prosent av medlemmene i kollegiale organer med beslutningsmyndighet. Der dette ikke utgj?r mer enn ett medlem, har studentene rett til ? m?te med ytterligere en student med tale- og forslagsrett.
I tillegg til den lovp?lagte representasjonen i kollegiale organer med beslutningsmyndighet, legger UiO til rette for at studentene deltar i en rekke komiteer og utvalg som ikke har beslutningsmyndighet, men som diskuterer og behandler sp?rsm?l som ang?r studentene p? det aktuelle niv?et Dette er en vesentlig del av studentenes medvirkning i strategiske og faglige diskusjoner p? alle niv?er, og bidrar til at studentenes stemme blir h?rt i de respektive organene.
Studentrepresentantene deltar p? linje med ?vrige representanter, enten organet har beslutningsmyndighet eller er r?dgivende.
Hvilke organer er omfattet
Kollegiale organer med beslutningsmyndighet er definert i universitets- og h?yskoleloven og i UiOs normalregler for fakulteter og institutter, hvor det ogs? sl?s fast hvordan studentene skal v?re representert. Komiteer og utvalg uten beslutningsmyndighet har mandat fra ledelsen p? det aktuelle niv?et, og mandatet sl?r fast hvordan studentene skal v?re representert.
Vedlegg 1 gir en oversikt over UiOs faste organer, og listen oppdateres ved endringer i organisasjonsstrukturen. Fakultetet skal ha en oversikt over hvilke studenter som er valgt inn i kollegiale organ, komiteer og utvalg lokalt, og kontaktinformasjonen til disse studentene.
Studentene skal ogs? ha anledning til ? delta i midlertidige komiteer, utvalg og arbeidsgrupper som gjelder studentenes interesser. Det ledelsesniv?et som etablerer slike fora skal i samr?d med student-organet p? det aktuelle niv?et ta stilling til studentenes representasjon. Universitets- og h?yskoleloven § 4-4 om studentrepresentasjon skal brukes s? langt den passer (jf. ovenfor).
Honorar
Retningslinjer for honorar for representanter i kollegiale organer med beslutningsmyndighet forvaltes av Organisasjons- og personalavdelingen.
For komiteer og utvalg uten beslutningsmyndighet og for studentutvalgene p? fakultetsniv? skal ledelsen p? det aktuelle niv?et g? i dialog med sine respektive studentorganer om honorering.
3. Studentorganenes h?ringsrett
Universitets- og h?yskoleloven § 4-1 fjerde ledd sier at studentorganene skal h?res i alle saker som ang?r studentene p? det aktuelle niv?et. Representasjonsretten handler om at studentene skal kunne velge representanter til ? delta og bli h?rt i organer hvor beslutninger fattes og saker diskuteres. H?ringsretten handler om at studentorganene er h?ringsinstanser og skal f? anledning til ? gi innspill og sikre at sine interesser er belyst i forberedelsen av saker og prosesser. Representasjonsrett skal ikke brukes som en erstatning for h?ringsrett, eller motsatt. For ? f? til reell studentmedvirkning m? begge v?re oppfylt.
Form?let med en h?ring er ? innhente synspunkter, perspektiver og opplysninger i saker som blir utredet. Dette gjelder b?de saker som leder fram til et vedtak og utviklingsprosesser knyttet til strategier, ?rsplaner, budsjett og byggesaker. Det er s?rlig viktig ? innhente studentenes synspunkter ved endringer i UiOs regelverk p? alle niv?er.
H?ringer kan v?re b?de skriftlige og muntlige. H?ringer kan gjennomf?res ved:
- ? diskutere saken i ledelsens faste m?te med studentorganet (jf. punkt 1)
- ? holde m?te med involverte studentgrupper
- ? holde allm?te som er ?pent for alle studentene p? en enhet
- ? sende ut skriftlige saksdokumenter med en frist for tilbakemelding
Skriftlige h?ringer dokumenteres med utsendte h?ringsdokumenter og mottatte h?ringssvar. En muntlig h?ring dokumenteres med innkallinger med dagsorden, saksdokumenter og m?tereferater. Ved muntlig h?ring skal dagsorden og saksdokumenter sendes ut i rimelig tid, avhengig av sakens omfang.
Studentene som blir h?rt kan forvente at synspunktene deres blir vurdert i den videre saksbehandlingen. En oppsummering av studentenes synspunkter skal normalt f?lge saken n?r den legges fram for lederen eller organet som skal diskutere en sak eller fatte en beslutning.
Studentorganene b?r tas med i aktuelle prosesser p? tidligst mulig tidspunkt. Det skal tas hensyn til at studentorganene kan ha behov for tid til ? r?df?re seg med sine studentgrupper.
Ved UiO er det naturlig at studentorganer h?res i saker p? sitt respektive niv?. Dette inneb?rer at Studentparlamentet involveres i h?ringer fra UiO-niv?et, studentutvalget involveres i h?ringer fra fakultetsniv?et og fagutvalg involveres i h?ringer fra instituttniv?et. Programutvalg involveres avhengig av programmets organisering p? fakultets- eller instituttniv?.
4. Oppl?ring
Universitetsledelsen skal legge til rette for at medlemmer i studentorganer og studentrepresentanter i UiOs kollegiale organer, komiteer og utvalg f?r n?dvendig oppl?ring. Dette inkluderer blant annet innf?ring i UiOs organisering, ledelse og saksbehandling, samt studentenes rettigheter og plikter. Oppl?ringen skal tilpasses funksjonsperiodene for studentorganene og studentrepresentantene.
For studentorganer og studentrepresentanter p? fakultets- og instituttniv? ivaretas dette ansvaret av henholdsvis fakultets- og instituttledelsen. SiO Foreninger vil ogs? bist? studentutvalgene og fag- og programutvalgene med oppl?ring og r?dgivning.