1. Generelle bestemmelser
1.1 Gjeldende regler
UiO f?lger forskrift om arbeid som utf?res i arbeidstakers hjem (lovdata.no) og det som f?lger av annet statlig regelverk, lover og bestemmelser knyttet til fjernarbeid.
Forskrift om arbeid som utf?res i arbeidstakers hjem er kun begrenset til arbeid i arbeidstakers ?eget hjem? og ikke andre typer fjernarbeid, som arbeid fra hytta, p? toget p? vei til jobb eller p? tjenestereise mv.
Forskrift om arbeid som utf?res i arbeidstakers hjem gir ikke en utt?mmende regulering av alle forhold knyttet til hjemmekontor, og regulerer heller ikke selve adgangen til ? kreve eller ? p?legge hjemmekontor.
1.2 Innledning
I utgangspunktet skal lokalene til arbeidsstedet v?re den ansattes hovedarbeidsplass. Det gjelder b?de for teknisk-administrative ansatte, vitenskapelig ansatte og andre ansatte i s?rlig uavhengig stilling, men tilpasset ansattgruppenes behov.
Som et personalpolitisk tiltak har UiO ?pnet for at ansatte etter visse kriterier ogs? kan benytte fjernarbeid. I tilfeller der fjernarbeid kan v?re aktuelt, kan fjernarbeid benyttes etter avtale mellom n?rmeste leder med personalansvar og den ansatte. Det gjelder b?de i en normalsituasjon og ved en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen.
N?r n?rmeste leder med personalansvar vurderer om fjernarbeid kan benyttes, vil avveininger knyttet b?de til virksomhetens behov og den ansattes behov ha betydning. Den ansattes stilling og arbeidsoppgaver vil ogs? ha betydning i vurderingene om fjernarbeid kan innvilges. Noen ansattgrupper ved UiO har f.eks. arbeidsoppgaver som ikke kan l?ses fra fjernarbeid.
1.3 Definisjon av fjernarbeid
Med fjernarbeid menes arbeid som utf?res av arbeidstaker for arbeidsgiver p? et annet sted enn virksomhetens, f.eks. i den ansattes eget hjem.
Fjernarbeid er i utgangspunktet en frivillig ordning som forutsetter enighet mellom den ansatte og n?rmeste leder med personalansvar. Under en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen, vil den til enhver tid gjeldende veiledning/retningslinje utarbeidet av UiO for den aktuelle beredskapssituasjonen gi n?rmere informasjon om bruk av ev. fjernarbeid.
1.4 Fjernarbeid utenlands
Hovedregelen for ansettelser ved UiO er at lokalene til arbeidsstedet skal v?re den ansattes hovedarbeidsplass.
Unntaksvis og i s?rskilte tilfeller kan det v?re aktuelt at ansatte og oppdragstakere gj?r arbeid utenfor Norge. Blant annet tilligger det enkelte stillinger at den ansatte skal gj?re hele eller deler av arbeidet i utlandet.
Ved fjernarbeid i utlandet, m? det vurderes hvilke konsekvenser det vil f? for enheten og UiO som arbeidsgiver. Det m? vurderes og avklares hvilke forpliktelser UiO har som arbeidsgiver overfor myndighetene i de enkelte land slik at den ansatte er ivaretatt n?r det gjelder skatt, trygd og helseforsikring i respektive land. Det m? videre inng?s avtaler som beskriver UiOs arbeidsgiveransvar, herunder personaloppf?lging, ivaretakelse av fysisk og psykososialt arbeidsmilj? mv.
1.5. Dr?fting med tillitsvalgte
Ved p?legg eller anbefalinger om hjemmekontor fra offentlig myndighet kan det i stedet for skriftlig avtale gis skriftlig informasjon til ansatte. Slik informasjon gis skriftlig etter dr?fting med tillitsvalgte ved UiO, jf. Forskrift om arbeid i arbeidstakers hjem § 2 (lovdata.no) og Hovedavtalen (HA) § 18 (regjeringen.no).
1.6 Ansattgrupper som omfattes av retningslinjene
Retningslinjene gjelder b?de for teknisk-administrative ansatte, vitenskapelig ansatte og andre ansatte i s?rlig uavhengig stilling. Tilpasninger etter ansattgruppenes behov m? vurderes. Ivaretakelse av blant annet HMS, fysisk og psykososialt arbeidsmilj? og forsikringer gjelder alle ansattgruppene.
1.7. Skriftlig avtale
- Hjemmekontor som ikke er av kortere varighet og av sporadisk karakter, utl?ser krav til skriftlig avtale. Krav til skriftlig avtale utl?ses n?r ansatte skal ha fast hjemmekontor minst 1 dag pr. uke. Form?let med skriftlig avtale er ? sikre ansattes rettigheter.
- Ansatte som under en pandemi, eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen, har behov for hjemmekontor. Jf. pkt. 1.5.
- Krav til skriftlig avtale utl?ses n?r ansatte kun arbeider hjemmefra, selv om arbeidet er av kort varighet eller av sporadisk karakter.
For ? sikre lik praksis ved fakultetene og museene, tar n?rmeste personalleder opp saken med sin leder f?r avtale inng?s mellom personalleder og den ansatte.
1.8. Kriterier og vilk?r for fjernarbeid
UiO f?lger kravene til fysisk og psykososialt arbeidsmilj? som fremg?r av arbeidsmilj?loven (aml.) (Lovdata) og forskrift om arbeid som utf?res i arbeidstakers hjem. Oppf?lging av ansatte iht. UiOs personalpolitikk gjelder ogs? ved fjernarbeid.
a. Arbeidsoppgavene kan l?ses fra fjernarbeid
Det er en forutsetning at den ansatte har arbeidsoppgaver som kan l?ses fra fjernarbeid.
b. Behovsavklaring
N?rmeste leder med personalansvar og ansatt skal ha en dialog om virksomhetens behov og den ansattes behov, og p? grunnlag av dette avklare n?rmere aktuelle ukedager og antall dager i uken med fjernarbeid. Det skal legges til rette for gode l?sninger for b?de virksomheten, leder med personalansvar og den ansatte.
c. Arbeidstid
Arbeidstidsbestemmelsene skal overholdes og er de samme ved fjernarbeid som ved hovedarbeidsplassen. For vitenskapelige ansatte gjelder bestemmelsene i Arbeidstid for vitenskapelig ansatte. Den ansattes arbeidsavtale, annet lov og avtaleverk gjelder som vanlig for den som har fjernarbeid.
d. Avtale om individuell fjernarbeidsavtale
Ansatte som omfattes av disse retningslinjenes pkt. 1.7, skal inng? en individuell fjernarbeidsavtale (word), jf. arbeidsmilj?loven (aml.) §§ 14-5, 14-8 (Lovdata) og forskrift om arbeid som utf?res i arbeidstakers hjem. Avtalen regulerer n?rmere om den ansattes fjernarbeidsforhold med UiO. Den individuelle avtalen om fjernarbeid vil v?re et supplerende tillegg til arbeidsavtalen, og skal ikke gripe inn i den ansattes ?vrige betingelser eller ordin?re arbeidsforhold.
e. Kriterier og vilk?r for fjernarbeid under en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen
Ved pandemier f?lger UiO de til enhver tid gjeldende bestemmelser og anbefalinger fra helsemyndighetene.
Kriterier og vilk?r for fjernarbeid som gjelder i en normalsituasjon, gjelder ogs? under f.eks. en pandemi eller andre uforutsette hendelser som krever midlertidig tilpassing av arbeidssituasjonen. Det m? likevel gj?res konkrete individuelle vurderinger og tilpasninger ut fra den aktuelle situasjonen.
2. Tildeling av IT-utstyr og EK-tjenester til fjernarbeid
Ved tildeling av IT-utstyr og/eller EK-tjenester gjelder f?lgende retningslinjer:
- Retningslinjer for tildeling og bruk av elektroniske kommunikasjonstjenester ved UiO
- Statens personalh?ndbok kap. 10.2 Elektroniske kommunikasjonstjenester (lovdata.no)
- Ved refusjon av kommunikasjonsutgifter gjelder Refusjon av kommunikasjonsutgifter.
3. Innkj?p
Ved anskaffelser og innkj?p f?lges de vanlige reglene, prosedyrene og rutinene for anskaffelser og innkj?p.
4. Informasjonssikkerhet
De til enhver tid gjeldende sikkerhetsregler med hensyn til bruk av IT-utstyr ved UiO skal ogs? f?lges ved hjemmekontor. Eventuell oppbevaring av dokumenter og annen informasjon skal skje i tr?d iht. gjeldende personvern (lovdata.no)- og taushetspliktregler (lovdata.no).
5. Iverksetting
Retningslinjene iverksettes fra 01.01.2024.