1. Innledning
Hovedreglene er fastsatt av Universitetsstyret i henhold til pkt. 2.1 i Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet om ?konomiforvaltningen ved statlige universiteter og h?yskoler av 10.juli 2014. Hovedreglene gjelder fra 2.desember 2014.
1.1 Overordnet lov og regelverk
?konomiforvaltningen ved UiO skal f?lge:
- Lov om universiteter og h?gskoler av 1.april 2005 (sist endret 1.august 2014)
- Lov om offentlige anskaffelser av 1.juli 2001 (sist endret 1.januar 2014)
- Reglement for ?konomistyring i staten, fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon 12. desember 2003 (sist endret 18.september 2013). (Heretter kalt Reglementet og forkortet R)
- Bestemmelser om ?konomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet 12.desember 2003 (sist endret 18.september 2013). (Heretter kalt Bestemmelsene og forkortet B)
- Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet om ?konomiforvaltningen ved statlige universiteter og h?yskoler, fastsatt 10.juli 2014. (Heretter kalt Hovedinstruksen og forkortet HI)
- Reglement om statlige universiteter og h?yskolers forpliktende 澳门葡京手机版app下载 og erverv av aksjer (rundskriv F-07-13) og tilh?rende veileder datert 26.august 2013. Rundskriv, reglement og p?legg for ?vrig fra Kunnskapsdepartementet og Direktoratet for ?konomistyring som gjelder ?konomiforvaltningen.
- Bestemmelser fastsatt i hovedreglene og instrukser for ?konomiforvaltningen ved UiO. Bestemmelsene om ?konomiforvaltningen gjelder all virksomhet ved UiO, uavhengig av finansieringskilde.
1.2 Hovedreglenes forhold til det generelle ?konomiregelverket
?konomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo skal f?lge Reglement for ?konomistyring i staten (heretter kalt Reglementet og forkortet R), Bestemmelser om ?konomistyring i staten (heretter kalt Bestemmelsene og forkortet B) og Hovedinstruksen for ?konomiforvaltning ved universiteter og h?gskoler med de tilf?yelser og presiseringer som fremg?r av bestemmelsene i disse hovedreglene (heretter kalt Hovedinstruksen og forkortet HI).
Hovedreglene er et supplement til Reglementet, Bestemmelsene og Hovedinstruksen. Bestemmelsene i disse dokumentene er ikke gjengitt i hovedreglene. Ved bruk av hovedreglene m? man derfor ogs? forholde seg til de punkter i det overordnede regelverket det er henvist til.
1. 3 Definisjoner
I hovedreglene er det nyttet betegnelsen ?fakulteter og tilsvarende enheter?. Betegnelsen henviser til enheter under universitetsstyret (fakulteter, museer, universitetsbibliotek, institutter, sentre). Administrative enheter underlagt universitetsdirekt?ren som del av administrasjonen inng?r ikke i dette.
2. Myndighets-, oppgave- og ansvarsfordeling
2.1 Generelle bestemmelser
(R §3, B 2, HI B og C)
Styret er det ?verste organ ved universitetet og har ansvaret for at universitetet drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder og de rammer og m?l som gis av overordnet myndighet. Universitetsdirekt?ren er den ?verste leder for den administrative virksomheten ved institusjonen.
Universitetsdirekt?ren har det operative ansvaret for de arbeidsomr?dene som omfattes av dette regelverket.
Universitetsdirekt?ren kan delegere myndighet i den utstrekning lov eller andre bestemmelser ikke er til hinder for det.
Universitetsdirekt?ren skal s?rge for at universitetsstyret er kjent med de ?konomiske forpliktelser universitetet har p?tatt seg.
Universitetsdirekt?ren skal s?rge for at ?konomiregelverket med tilh?rende interne regler og retningslinjer er lett tilgjengelig for ansatte ved universitetet, og for at alle ansatte har kjennskap til og blir informert om de bestemmelser for ?konomiforvaltning som gjelder for deres arbeid.
2.2 Sentralt samordningsansvar
(B 2, HI B 2)
Universitetsdirekt?ren har ansvaret for at den samlede ?konomi- og formuesforvaltningen er samordnet og utf?res rasjonelt. Dette ansvaret omfatter blant annet:
- ? fastsette retningslinjer og policy slik at de l?pende ?konomioppgavene ut?ves i henhold til gjeldende regelverk
- ? samordne budsjettarbeidet ved universitetet og p?se at det baseres p? de rammer styret fastsetter og utf?res etter gjeldende regler og retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet
- ? samordne kommunikasjonen med Kunnskapsdepartementet og med Riksrevisjonen i saker som gjelder ?konomiforvaltningen ved institusjonen
- ? s?rge for hensiktsmessig oppgave- og arbeidsfordeling mellom niv?ene i organisasjonen i saker som ang?r ?konomiforvaltningen
- ? samordne arbeidet med resultat- og ?konomikontroll internt ved universitetet, herunder
- f?lge opp at m?l og resultatkrav fastsatt i tildelingsbrev, andre vedtak og interne styringsdokumenter f?lges opp og gjennomf?res innenfor rammen av tildelte midler
- ? s?rge for at det er etablert tilfredsstillende intern kontroll som er tilpasset risiko og vesentlighet og forhindrer styringssvikt, feil og mangler
- ? s?rge for kontrollfunksjoner som dekker forvaltnings-, ?konomi- og resultatkontroll
- ? p?se at den eksternt finansierte virksomheten drives i samsvar med bestemmelser fastsatt av Kunnskapsdepartementet og lokale retningslinjer fastsatt av styret
- ? p?se at ?konomiregelverket f?lges ved fakulteter og tilsvarende enheter
- ? s?rge for n?dvendig kompetanse i UiOs ?konomiforvaltning
3. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet og planlegging
3.1 Budsjettdisponering
(B 25.2.1, HI B 3)
Universitetsdirekt?ren skal utforme forslag til styret om disponeringen av statsbudsjettet i Prop. 1S, med forbehold om Stortingets godkjenning. Framlegget skal inneholde f?lgende:
- hovedprioriteringer og angivelse av omr?der der det er behov for s?rskilte tiltak i henhold til vedtatte strategier og planer
- forslag til fordeling mellom fakulteter og tilsvarende enheter
Etter vedtak i universitetsstyret om disponering av tildelt bevilgning og ?vrige inntekter universitetet kan disponere, utformer universitetsdirekt?ren disponeringsskriv til fakulteter og tilsvarende enheter og angir hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet og hvordan budsjettdisponerings-myndigheten skal ut?ves. Disponeringsskrivet gir budsjettdisponeringsmyndigheten til en rolle, mens den deretter delegeres videre til enkeltpersoner.
Dersom universitetsstyret ikke har bestemt spesiell bruk av de tildelte midlene, kan fakulteter og tilsvarende enheter - innenfor de rammene universitetsdirekt?ren har fastsatt - delegere budsjettdisponeringsmyndighet til sine underliggende enheter. Fakulteter og tilsvarende enheter skal i s? fall utforme et disponeringsskriv som angir hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet og hvordan budsjettdisponeringsmyndigheten skal ut?ves.
Universitetsdirekt?ren har ansvar for ? p?se at avdelinger, grunnenheter og tilsvarende enheter med utgangspunkt i ?rsplanen og tildelte ressurser utarbeider en disponeringsplan med hensiktsmessig periodisering for ? kunne f?re en l?pende kontroll med kostnader og inntekter.
Universitetsdirekt?ren skal p?se at de foreligger dokumentasjon som viser hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet ved institusjonen og disse ansattes signaturpr?ver.
Disponeringsskrivet skal for det enkelte fakultet eller tilsvarende enhet fastsette:
- tildelte midler p? hovedaktivitet med spesifikasjoner etter behov
- hva disponeringsmyndigheten inneb?rer av ansvar og myndighet
- hvilke resultater som skal oppn?s og ansvaret for ? oppn? de angitte resultater
- hvilke rapporter som skal sendes inn til hvilke tidspunkter
Tilsvarende skal fakulteter og tilsvarende enheter utforme et internt disponeringsskriv for de tildelinger den selv skal disponere.
?verste styringsorgan/ledelsen for fakulteter og tilsvarende enheter har for sin del av virksomheten i henhold til fastsatte retningslinjer bl. a. ansvaret for:
- at driften tilpasses de budsjettrammene universitetsstyret/fakultetsstyret har vedtatt
- at resultatkravene oppfylles
- at det utarbeides internbudsjett (disposisjonsplan) for de tildelinger og inntekter enheten disponerer
- at det regelmessig utarbeides rapporter for oppf?lging og kontroll p? det aktuelle styringsniv?, herunder prognose for ?ret
- at regnskaps- og l?nnsarbeidet foreg?r rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler, rutiner og retningslinjer
- at eventuelle vesentlige avvik i forhold til tildelingen umiddelbart blir rapportert til overordnet niv?
- at det utarbeides budsjettforslag/innspill til ?rsplan for den del av virksomheten enheten er tillagt ansvar for etter de retningslinjer direkt?ren fastsetter
- at det er etablert intern kontroll
3.2 Organisering av budsjett- og planarbeidet
(B 2, HI B 3)
Universitetsdirekt?ren er ansvarlig for at budsjett- og planarbeidet ved universitetet baseres p? de rammer universitetsstyret fastsetter og utf?res etter gjeldende regler og retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet.
Universitetsdirekt?ren skal s?rge for at budsjett- og planarbeidet legges opp slik at det gir grunnlag for prioritering mellom de oppgaver som faller inn under universitetets arbeidsomr?de, sikrer n?dvendig samordning av arbeidet og bidrar til at virksomheten p? de forskjellige omr?dene gjennomf?res p? en forsvarlig og ressurseffektiv m?te.
Universitetsdirekt?ren samordner arbeidet med langsiktig strategisk plan, ?rsplan, budsjett og ?rsrapport ved universitetet. Universitetsdirekt?ren fastsetter hvordan arbeidet skal organiseres og utarbeider retningslinjer for arbeidet.
3.3 Strategisk plan
( B 2.3.1 , B 2.2, HI B 3.2)
Planarbeidet skal foreg? med b?de ett?rig og fler?rig perspektiv. Det skal utarbeides en langsiktig plan ved alle fakulteter og tilsvarende enheter og for universitetet samlet.
Styret fastlegger de overordnede m?lene i universitetets strategiske plan.
Planarbeidet sentralt ved universitetet skal ledes og samordnes av universitetsdirekt?ren, som fastsetter hvordan planarbeidet skal organiseres og de praktiske retningslinjene for arbeidet. Innenfor sine ansvarsomr?der bestemmer fakulteter og tilsvarende enheter selv hvordan planarbeidet skal organiseres og gjennomf?res.
Universitetets strategiske plan skal bygge p? innspill fra avdelinger og tilsvarende enheter. Planen skal v?re f?rende for langsiktige planer ved fakulteter og tilsvarende enheter.
Den strategiske planen skal dekke en periode p? 3 til 5 ?r og gj?re rede for hovedprioriteringer og m?l for virksomheten i planperioden, hvordan m?lene skal oppn?s og behovet for strukturendringer. Tilsvarende gjelder for strategiske planer for fakulteter og tilsvarende enheter. Den strategiske planen p? et niv? skal v?re f?rende ved lavere niv?er.
Universitetets strategiske plan skal legges fram til behandling i universitetsstyret f?r planperioden tar til og innen den frist universitetsdirekt?ren fastsetter.
3.4 ?rsplan
(B 2.2 og 2.3.1, HI 3.3)
Innenfor vedtatt strategi og innenfor de fastsatte ?konomiske rammer skal universitetet, fakulteter og tilsvarende enheter mv. hvert ?r utarbeide en plan for virksomheten. ?rsplanen har et tre?rig perspektiv og rulleres hvert ?r.
Universitetsdirekt?ren leder og samordner planarbeidet sentralt ved universitetet. Universitetsdirekt?ren fastsetter hvordan planarbeidet skal organiseres og fastsetter de praktiske retningslinjene for arbeidet. Innenfor sine ansvarsomr?der bestemmer fakulteter og tilsvarende enheter selv hvordan planarbeidet skal organiseres og gjennomf?res.
?rsplanen skal identifisere hovedprioriteringer og omr?der der det er behov for s?rskilte tiltak. ?rsplanen skal angi prioriterte tiltak og i tillegg angi:
- m?l og resultater som skal n?s i l?pet av ?ret i henhold til departementets tildelingsbrev, andre styringssignaler og enhetenes egne prioriteringer
- virkemidler som skal nyttes
- resultatansvar
- oppf?lging, rapportering og kontroll av ressursbruk og resultater
- risikovurdering
Universitetets ?rsplan skal legges fram til behandling i universitetsstyret f?r planperioden tar til og innen den frist universitetsdirekt?ren fastsetter.
3.5 Plandialog
Det skal holdes minst ett m?te hvert ?r mellom universitetsstyret og det enkelte fakultet og tilsvarende enhet ved universitetet. Universitetsstyret lar seg representere ved rektor/prorektor. Rektor skal p?se at universitetet har prosedyrer som sikrer dialog med fakulteter og tilsvarende enheter om m?l og resultater, og p?se at fakulteter og tilsvarende enheter mv. slutter opp om de avtalte rammer og forutsetninger og sikrer deres muligheter for ? fremme synspunkter p? forholdet mellom de ressurser som stilles til disposisjon og de m?l som er satt. Tilsvarende skal leder for fakulteter og tilsvarende enheter p?se at det foreligger prosedyrer som sikrer dialog med grunnenhetene.
Rektor fastsetter hvilke momenter som skal dr?ftes og hvem som leder m?tene. Det skal f?res referat fra m?tene.
4. L?pende ?konomiforvaltning
4.1 L?nns- og personalomr?det
(B 2.5, 4.3 og 5.2, HI 4.2.1)
Styret har det overordnede ansvar for at arbeidet p? l?nns- og personalomr?det er organisert og gjennomf?res i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer.
Styret avgj?r om institusjonen skal forest? alle deler av arbeidet p? l?nns- og personalomr?det selv eller om institusjonen skal nytte annen tjenesteyter godkjent av Finansdepartementet.
Universitetsdirekt?ren har ansvaret for at universitetet har tilgang til elektroniske systemer med tilfredsstillende funksjonalitet for beregning, utbetaling, regnskapsf?ring og rapportering av l?nns- og personalkostnader.
Universitetsdirekt?ren er ansvarlig for at l?nnsarbeidet ved universitetet foreg?r rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler. Universitetsdirekt?ren fastsetter n?rmere regler og retningslinjer for universitetets l?nnsarbeid, herunder retningslinjer og rutiner for utbetaling av l?nn og andre inn- og utbetalinger som vedr?rer de ansatte ved universitetet.
Universitetsdirekt?ren skal s?rge for at det til enhver tid foreligger en ajourf?rt oversikt over hvem som har myndighet til ? attestere l?nnsberegningsbekreftelse og disse ansattes signaturpr?ve.
Universitetsdirekt?ren skal fastsette rutiner som sikrer at det senest ved tiltredelse registreres informasjon som er n?dvendig for ? foreta korrekt l?nnsberegning og l?nnsutbetaling. Universitetsdirekt?ren skal fastsette retningslinjer som sikrer at informasjonen sendes den enhet som foretar l?nnsberegningen. Universitetsdirekt?ren skal sikre at universitetet har rutiner som sikrer at det regelmessig foretas avstemming av l?nns- eller l?nnsrelaterte utgiftskonti i regnskapet mot tilsvarende registreringer i l?nnssystemet.
Universitetsdirekt?ren skal s?rge for at enheten som foretar l?nnsberegning l?pende vedlikeholder de grunndata som er n?dvendige for ? kunne beregne korrekt l?nn og andre ytelser, og for ? kunne foreta innberetning av oppgavepliktige ytelser.
Universitetsdirekt?ren er ansvarlig for at lover og regler f?lges og skal p?se at oppgaver over oppgavepliktige ytelser sendes respektive myndigheter innen fastsatte frister.
Universitetsdirekt?ren har ansvar for at det gjennomf?res n?dvendige kontrolltiltak p? l?nnsomr?det. Universitetsdirekt?ren fastsetter n?rmere regler for kontrolltiltakene p? l?nnsomr?det. Tilsvarende skal fakulteter og tilsvarende enheter gjennomf?re de n?dvendige kontrolltiltak innen sine ansvarsomr?der.
4.2 Organisering av anskaffelsesvirksomheten
(B 5.3, HI 4.2.2)
Styret skal utforme strategi for innkj?psvirksomheten og har det overordnede ansvaret for at innkj?psvirksomheten gjennomf?res i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser.
Universitetsdirekt?ren skal etablere retningslinjer og kontrollfunksjoner som sikrer effektiv og forsvarlig gjennomf?ring av anskaffelser.
Universitetsdirekt?ren skal fastsette rutiner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer p? en effektiv og forsvarlig m?te i samsvar med gjeldende regelverk, og s?rge for at institusjonen har regler for varemottak, behandling og kontroll av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter.
Universitetsdirekt?ren skal p?se at det foreligger dokumentasjon som viser hvem som har bestillingsrett ved institusjonen.
4.3 Organisering av regnskapsarbeidet
(HI 5.1)
Universitetsdirekt?ren er ansvarlig for at regnskapsarbeidet ved universitetet foreg?r rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler. Universitetsdirekt?ren fastsetter n?rmere regler og retningslinjer for universitetets regnskapsarbeid.
Universitetsdirekt?ren har ansvar for at rutinene for rapportering, avstemming og kontroll er skriftlig dokumentert.
4.4 Attestasjon og bekreftelse p? utbetalinger
(B 2.5, 4.3.1, 5.3.3, 5.3.5.2, 5.3.6, HI 4.3)
Universitetsdirekt?ren skal fastsette retningslinjer som sikrer at alle utbetalinger fra institusjonen er attestert, bekreftet og bokf?rt i samsvar med reglene om dette og etablere rutiner som sikrer forsvarlig transaksjonskontroll.
4.5 Betalingsformidling og regnskapsf?ring
(B 3.4, 5.4.6, HI 4.4)
Universitetsdirekt?ren velger kontof?rer og anmoder Kunnskapsdepartementet om oppgj?rskonti i Norges Bank i henhold til Finansdepartementets retningslinjer for konsernkontoordningen. Universitetsdirekt?ren bestemmer hvilke ansatte som kan opprette arbeidskonto hos kontof?rer.
Universitetsdirekt?ren utarbeider retningslinjer for behandling og kontroll av avregningsretur og betalingsoppdrag.
Universitetsdirekt?ren skal fastsette hvilke ansatte som har myndighet til ? autorisere/godkjenne betalingsoppdrag og skal s?rge for at det til enhver tid foreligger en ajourf?rt oversikt hos kontof?rer og ved institusjonen over hvem som har autorisasjonsmyndighet.
4.6 H?ndkasser
(B 3.8.3.5, HI 4.4.3)
Universitetsdirekt?ren gis fullmakt til ? opprette h?ndkasser til dekning av mindre, tilfeldige utgifter og til ? fastsette retningslinjer for kontroll med og bruk av h?ndkasser.
4.7 Inntekter
(B 2.5, 5.4, HI 4.5)
Universitetsdirekt?ren har ansvar for at universitetet har innfordrings- og kontrollrutiner for inntekter. Universitetsdirekt?ren skal fastsette retningslinjer for og rutiner for behandling av inntekter og inntektskrav. Universitetsdirekt?ren skal ogs? fastsette retningslinjer som skal gjelde for kontantsalg og kontante innbetalinger av krav.
Universitetsdirekt?ren skal fastsette retningslinjer og rutiner for oppf?lging av krav som ikke er gjort opp og der innkrevingen stilles i bero og retningslinjer for behandling av saker som gjelder beslutning om ? unnlate ? avbryte foreldelsesfrist. Universitetsdirekt?ren fatter beslutning i slike saker. Beslutningen skal v?re skriftlig dokumentert.
Universitetsdirekt?ren skal fastsette retningslinjer og etablere rutiner for behandling av saker som gjelder ettergivelse av krav som krever stortingsvedtak eller samtykke fra departementet.
4.7 Tilskuddsforvaltning
(B 6.3, HI 4.6)
Universitetsdirekt?ren skal s?rge for at tilskuddsforvaltningen skjer i samsvar med retningslinjene for den enkelte tilskuddsordning og etter gjeldende regler.
5. Regnskapsf?ring og rapportering
5.1 Regnskapsf?ring
(B 3 og B 4, HI 5.1)
Universitetsdirekt?ren fastsetter kontoplan for ?konomisystemet i samsvar med Finansdepartementets retningslinjer. Universitetsdirekt?ren har ansvar for ? sikre at virksomhetsrapporten gir den informasjon som er n?dvendig for ? styre effektivt, og at de krav til rapportering som Kunnskapsdepartementet fastsetter blir fulgt.
Universitetsdirekt?ren skal avgi regnskap etter mal fra Kunnskapsdepartementet for universitets- og h?yskolesektoren og skal innrette regnskapet etter gjeldende regler for institusjoner for nettobudsjetterte institusjoner.
Universitetsdirekt?ren er ansvarlig for at universitetet har tilgang til et ?konomisystem med en funksjonalitet som ivaretar de oppgavene universitetet er p?lagt i henhold til ?konomiregelverket og andre klover og regler. Universitetsdirekt?ren har ansvar for at ?konomisystemet har en funksjonalitet som sikrer forsvarlig ?konomistyring og har et sikkerhetsniv? som er tilpasset risiko og vesentlighet.
5.2 Arkivering
(B 4.4.9 og 4.4.10, HI 5.2)
Universitetsdirekt?ren skal s?rge for at arkivering av regnskapsmateriale skjer p? betryggende m?te i henhold til gjeldende regelverk.
5.3 Rapportering
(B 3.5, HI 5.3)
5.3.1 Virksomhetsregnskapet
Universitetsdirekt?ren er ansvarlig for universitetets rapportering til statsregnskapet og skal fastsette retningslinjer som sikrer at det rapporteres korrekte regnskapsbel?p i henhold til Finansdepartementets retningslinjer.
Universitetsdirekt?ren skal holde universitetsstyret orientert hvert tertial om virksomhetens stilling gjennom virksomhetsrapporter. Universitetsdirekt?ren skal informere styret om vesentlige avvik i forhold til tildelingsbrev eller planlagt forbruk straks universitetsdirekt?ren f?r kjennskap til slike avvik.
Universitetsdirekt?ren skal sende inn del?rsregnskap i samsvar med Kunnskapsdepartementets krav til oppstilling og presentasjon innen de frister departementet fastsetter. Del?rsregnskapene med tilh?rende regnskapsmateriale skal v?re tilgjengelig for Riksrevisjonen.
Universitetsdirekt?ren skal legge fram fullstendig ?rsregnskap med forklaringer for universitetsstyret f?r det oversendes departementet innen fastlagt frist. ?rsregnskapet skal v?re fullstendig, p?litelig og gi et rettvisende bilde av institusjonens ?konomiske stilling. ?rsregnskapet skal undertegnes av styrets medlemmer.
?rsregnskapet og det tilh?rende regnskapsmaterialet skal legges fram for revisjon innen den frist Riksrevisjonen fastsetter.
5.3.2 ?rsrapport og del?rsrapporter
Det skal utarbeides ?rsrapport for universitetet. ?rsrapporten skal redegj?re for resultatene som er oppn?dd innenfor de ressursrammer som ble stilt til r?dighet i budsjetterminen.
?rsrapporten skal sammenfatte og dokumentere universitetets virksomhet og resultater, vurdere disse i forhold til planlagte m?l og tiltak og gi grunnlag for videre planlegging.
Universitetsdirekt?ren leder og samordner arbeidet med ?rsrapporten ved universitetet. Universitetsdirekt?ren fastsetter hvorledes arbeidet skal organiseres og fastsetter de praktiske retningslinjene for arbeidet, herunder frister for arbeidet med ?rsrapporten.
?rsrapporten skal undertegnes av styrets medlemmer.
6. Kontroll og resultatoppf?lging
6.1 Resultatoppf?lging og evaluering
(B 2.2, 2.6, HI 6.1)
Universitetsdirekt?ren har det overordnede ansvar for ? sikre felles rutiner og prosesser for resultatoppf?lging og evaluering. Fakulteter og tilsvarende enheter skal innenfor sine ansvarsomr?der etablere rutiner som sikrer kontroll med at resultatene som oppn?s st?r i et tilfredsstillende forhold til de oppsatte m?l og ressursinnsatsen. Fakulteter og tilsvarende enheter skal innenfor sine ansvarsomr?der gjennomf?re og f?lge opp de fastsatte rutiner og tiltak for ? ivareta kravene til intern kontroll.
Universitetsdirekt?ren skal gjennomf?re evalueringer for ? f? informasjon om effektivitet, m?loppn?else og resultater. Styret tar, etter forslag fra direkt?ren, stilling til frekvens og omfang ut fra risiko og vesentlighet.
Universitetet skal ha en egen enhet for kontroll og r?dgivning. Ved universitetet er enheten gitt betegnelsen 'Enhet for Intern revisjon'.
Enhet for internrevisjon rapporterer direkte til styret og er faglig uavhengig av ledelsen. Internrevisjonen koordinerer administrative saker med Universitetsdirekt?ren. Enhetens arbeid utf?res i henhold til instruks fastsatt av styret.
6.2 Intern kontroll
(B 1.2, B 2.2, B 2.4, HI 6.2)
Universitetsdirekt?ren har ansvar for at det er etablert rutiner som sikrer at tilfredsstillende intern kontroll er innebygd i hele universitetets interne styring, og har ansvar for at det etableres systemer, rutiner og tiltak med fokus p? intern styring, risikovurdering og kontrollaktiviteter, oppf?lging og informasjon og kommunikasjon.
Universitetsdirekt?ren skal etablere retningslinjer for og f?re kontroll med at de disponible midlene brukes ressurseffektivt, form?lstjenlig og i samsvar med forutsetningene.
Universitetsdirekt?ren skal etablere kontrollrutiner som sikrer at alle enheter med budsjettdisponeringsmyndighet disponerer slik at de midlene som st?r til r?dighet strekker til for hele budsjetterminen og at de disponible inntekter ikke blir overskredet.
7. Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler
7.1 Behandling av verdipost og verdipapirer
(B 5.4.7, B 5.4.8, HI 7.1)
Universitetsdirekt?ren skal fastsette rutiner for mottak og behandling av postsendinger med betalingsmidler og andre verdier. Universitetsdirekt?ren skal ogs? fastsette retningslinjer for behandling og transport av verdipost, sjekker og andre betalingsmidler som kommer til universitetet.
7.2 Forvaltning av eiendeler
(B 5.3.7, HI 7.2)
Universitetsdirekt?ren skal fastsette retningslinjer som sikrer at universitetet har tilfredsstillende oversikt over og rutiner for forvaltning av universitetets eiendeler. Tiltak som fastsettes vil v?re en del av universitetets internkontroll. Type kontroll fastsettes ut i fra type eiendel, omfang, vesentlighet og risiko.
Universitetsdirekt?ren har ansvar for at forvaltningen av verdipapirer i form av aksjebrev, obligasjoner mv. er lagt opp i samsvar med gjeldende regelverk om dette.
7.3 Forvaltning av eierinteresser
(R§10, F-07-13 kapittel 4, HI 7.3)
Kunnskapsdepartementet har gitt universitetet fullmakt til ? forvalte statens eierinteresser p? vegne av departementet. Departementets retningslinjer for forvaltning av statens eierinteresser skal legges til grunn. Styret fastsetter retningslinjer for hvordan styrings- og kontrollmyndigheten skal ut?ves.
Styret delegerer generalforsamlingsfullmakten til rektor.
Universitetsdirekt?ren skal p?se at rapportering til departementet blir foretatt iht. retningslinjene.
7.4 Statlige fond
Universitetsdirekt?ren skal s?rge for at forvaltning og rapportering av statlige fond er innrettet i samsvar med gjeldende regelverk.
7.5 Forvaltning av finansielle eiendeler og midler
Universitetsdirekt?ren skal fastsette regler for forvaltning av finansielle eiendeler og midler i samsvar med bestemmelser Kunnskapsdepartementet fastsetter.
8. Forvaltning av eksternt finansiert virksomhet
(Rundskriv F-07-13)
Universitetsdirekt?ren har ansvar for at det foreligger retningslinjer for den eksternt finansierte aktiviteten ved universitetet. Universitetsdirekt?ren er ansvarlig for at bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet underbygger institusjonens strategiske prioriteringer, og regnskapsf?res i samsvar med de anbefalte statlige regnskapsstandardene (SRS) og Kunnskapsdepartementets retningslinjer fastsatt i Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet. Universitetsdirekt?ren skal p?se at alle direkte og indirekte kostnader i forbindelse med oppdragsaktivitet blir dekket av oppdragsgiver, og at den eksternt finansierte aktiviteten er organisert i samsvar med Kunnskapsdepartementets reglement om statlige universiteters og h?yskolers forpliktende 澳门葡京手机版app下载 og erverv av aksjer.
9. Samarbeid med stiftelser og selskap
(Rundskriv F-07-13 kapittel 3)
Universitetsdirekt?ren skal p?se at 澳门葡京手机版app下载et med stiftelser eller selskap er organisert i samsvar med de retningslinjer Kunnskapsdepartementet fastsetter.
10. Andre forhold
10.1 Erstatningsansvar
Universitetet har fullmakt til ? inng? forlik eller innr?mme ansvar i saker om erstatning opp til et angitt niv? (i 2014: kr 250 000). Fullmakten gjelder de saker der institusjonen selv skal dekke bel?pet innenfor egne budsjettrammer. I saker som gjelder erstatning over det angitte niv?et skal saken forelegges Kunnskapsdepartementet til avgj?relse.
Styret delegerer denne fullmakten til universitetsdirekt?ren.
10.1 P?talebegj?ring
Departementet har gitt styret fullmakt til ? begj?re p?tale i saker som gjelder ?konomiske misligheter ved institusjonen.
Styret delegerer denne fullmakten til rektor og direkt?r, som ikke kan delegere den videre.