1. Innledning
Universitetsstyret er det ?verste organ ved Universitetet i Oslo og har det overordnede ansvar for at institusjonen holder h?y kvalitet samtidig som den drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder og de rammer og m?l som gis av overordnet myndighet. Styret har ansvaret for at institusjonens ?konomiske ressurser disponeres i samsvar med forutsetningene for tildelte bevilgninger og de til enhver tid gjeldende bestemmelser for ?konomiforvaltningen i staten.
Styret skal innenfor de rammer og retningslinjer som er trukket opp av Kunnskapsdepartementet fastsette instruks for ?konomiforvaltningen ved institusjonen. Styret m? ogs? fastsette regler om ansvarsforhold og delegering av myndighet.
Hovedreglene for ?konomiforvaltningen er universitetsstyrets instrukser og delegasjon til rektor og universitetsdirekt?r. Universitetsdirekt?ren har ansvaret for at universitetet drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder og de rammer og m?l som gis av overordnet myndighet.
Dokumentet ?Delegasjon av fullmakter? er universitetsdirekt?rens instrukser og delegasjon til underliggende niv?. Dokumentet er delt inn i to hovedomr?der: Del A omhandler universitetsdirekt?rens delegering til enhetene under Ledelsen og st?tteenheter, og Del B (UNDER ARBEID) omhandler universitetsdirekt?rens delegering til fakulteter og tilsvarende enheter.
1.1 Form?l
Delegasjon av fullmakter for ?konomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo har som form?l ?
- sikre at det er tydelig hvilke fullmakter som er delegert
- sikre at det er tydelig hvem som har f?tt delegert fullmaktene
- tydeliggj?re hvilket ansvar som f?lger med fullmaktene
1.2 Rammebetingelser
Delegasjon av fullmakter bygger videre p? sentrale bestemmelser og regelverk for ?konomistyring i staten, som finnes i f?lgende dokumenter:
- Reglement for ?konomistyring i staten, fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon 12. 12 2003 (sist endret 05.09 2015). (Heretter benevnt Reglementet og forkortet R).
- Bestemmelser om ?konomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet 12. 12. 2003 (sist endret 18.09 2013). (Heretter benevnt Bestemmelsene og forkortet B).
- Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet om ?konomiforvaltningen ved statlige universiteter og h?yskoler, fastsatt 10.07 2014. (Heretter benevnt HI).
- Hovedregler for ?konomiforvaltningen ved Universitetet i Oslo fastsatt av Universitetsstyret 02.12 2014. (Heretter benevnt H-UiO).
Delegasjon av fullmakter er bygd opp som supplement til overordnede bestemmelser. Ved bruk av dokumentet m? man derfor ogs? forholde seg til de punkter i det overordnede regelverket det er henvist til.
Delegasjonen gjelder for alle typer aktiviteter/disposisjoner uavhengig av finansieringskilde. Etter behov vil det for omr?der/oppgaver nevnt i delegasjon av fullmakter, bli utarbeidet retningslinjer og rutinebeskrivelser som kommer i tillegg til dette dokumentet.
Utfyllende regler p? andre omr?der:
- Eksternt finansiert virksomhet
- Reglement om statlige universiteter og h?yskolers forpliktende 澳门葡京手机版app下载 og erverv av aksjer (Rundskriv F-07-13 av 26.august 2013).
- Retningslinjer for forvaltning av eksternt finansierte prosjekter ved universitetet i Oslo (fastsatt av universitetsdirekt?ren p? fullmakt fra universitetsstyret 1.november 2015).
- Internt regelverk for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper ved UiO (fastsatt av Universitetsstyret 8. desember 2015).
- Offentlige anskaffelser
- Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999, sist endret 14.juni 2013.
- Forskrift om offentlige anskaffelser av 7.april 2006, sist endret 10.juni 2014.
1.3 Definisjoner
I delegasjon av fullmakter benyttes betegnelsen ?fakulteter og tilsvarende enheter?. Betegnelsen henviser til enheter som etter vedtak i universitetsstyret har f?tt stilt til disposisjon bevilgninger ved disponeringsskriv fra universitetsdirekt?ren (fakulteter, museer, universitetsbibliotek og sentre). Betegnelsen ?underliggende enheter? omfatter institutter, fakultetsbibliotek og andre enheter som har f?tt delegert budsjettdisponeringsmyndighet ved eget disponeringsskriv fra et fakultet eller fra Universitetsbiblioteket. Betegnelsen ?avdelinger? henviser til enheter i Ledelsen og st?tteenheter.
DEL A: Delegering av ansvar til enheter under ?ledelsen og st?tteenheter? (LOS)
2. Samordning og organisering
2.1 Sentralt samordningsansvar
(B 2.2, 2.4, HI 2.3, 6.2, H-UiO 2.1, 2.2, 6.2)
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for policy og overordnet koordinering av ?konomien ved universitetet. Dette omfatter blant annet:
- ? samordne budsjett- og planarbeidet ved universitetet og p?se at det baseres p? de rammer universitetsstyret fastsetter og utf?res etter gjeldende regler og retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet.
- ? samordne kommunikasjonen med Kunnskapsdepartementet og med Riksrevisjonen i saker som gjelder ?konomiforvaltningen ved institusjonen.
- ? s?rge for at universitetsdirekt?ren og universitetsstyret er kjent med de ?konomiske forpliktelsene universitetet har p?dratt seg.
- ? samordne arbeidet med resultat- og ?konomikontroll internt ved universitetet, herunder f?lge opp at m?l og resultatkrav fastsatt i tildelingsbrev, andre vedtak og interne styringsdokumenter f?lges opp og gjennomf?res innenfor rammen av tildelte midler.
- ? vurdere behov for endringer i hovedregler og instrukser.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte ivaretar universitetsdirekt?rens operative ansvar for at ?konomiforvaltningen ved universitetet er samordnet og arbeider rasjonelt p? en betryggende m?te. Dette ansvaret omfatter blant annet:
- ? fastsette retningslinjer og policy slik at de l?pende ?konomioppgavene ut?ves i henhold til gjeldende regelverk.
- ? holde oversikt over de ?konomiske forpliktelser universitetet har p?dratt seg.
- ? s?rge for hensiktsmessig oppgave- og arbeidsfordeling mellom niv?ene i organisasjonen i saker som ang?r ?konomiforvaltningen.
- ansvar for ? samordne virksomhetsomfattende anskaffelser, tilrettelegge informasjon og gi oppl?ring til avdelinger og enheter.
- ? fastsette interne kontrollrutiner innenfor alle systemene som benyttes i universitetets ?konomiforvaltning og s?rge for at det er etablert tilfredsstillende intern kontroll som er tilpasset risiko og vesentlighet og forhindrer styringssvikt, feil og mangler.
- ? s?rge for at ?konomiregelverket med tilh?rende interne regler og retningslinjer er lett tilgjengelig for ansatte ved universitetet, og legge til rette for at ansatte blir informert om de rammer som bestemmelsene i regelverk for ?konomiforvaltningen setter for deres arbeid.
- ? s?rge for kontrollfunksjoner som dekker forvaltnings-, ?konomi- og resultatkontroll.
- ? p?se at ?konomiske forhold ved den eksternt finansierte virksomheten drives i samsvar med bestemmelser fastsatt av Kunnskapsdepartementet og lokale retningslinjer fastsatt av styret og universitetsdirekt?r.
- ? s?rge for at rutiner er oppdatert og skriftlig dokumentert.
- ? p?se at ?konomiregelverket f?lges ved fakulteter og tilsvarende enheter og iverksette korrigerende tiltak der prosesser og dokumentasjon av disse er mangelfulle.
- ? legge til rette for n?dvendig kompetanse i UiOs ?konomiforvaltning.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte ivaretar universitetsdirekt?rens ansvar for at universitetet har tilgang p? godkjente systemer for administrative oppgaver innenfor l?nn- og l?nnsn?r personalforvaltning, ?konomi og anskaffelser, herunder:
- et godkjent ?konomisystem som tilfredsstiller de funksjonelle krav og den generelle kravspesifikasjon for statlige ?konomisystem, som har en funksjonalitet som sikrer forsvarlig ?konomistyring og et sikkerhetsniv? som er tilpasset risiko og vesentlighet.
- elektroniske systemer med tilfredsstillende funksjonalitet for beregning, utbetaling, regnskapsf?ring og rapportering av l?nns- og personalkostnader.
2.2 Organisering av budsjett- og planarbeidet
(H-UiO 2.3)
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for ? p?se at budsjett- og planarbeidet baseres p? de rammer universitetsstyret fastsetter og utf?res etter gjeldende regler og retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet, herunder
- s?rge for at budsjett- og planarbeidet legges opp slik at det gir grunnlag for prioritering mellom de oppgaver som faller inn under universitetets arbeidsomr?de, sikrer n?dvendig samordning av arbeidet og bidrar til at virksomheten p? de forskjellige omr?dene gjennomf?res p? en forsvarlig og ressurseffektiv m?te.
- samordne arbeidet med langsiktig strategisk plan, ?rsplan, budsjett og ?rsrapport ved universitetet. Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring fastsetter hvordan arbeidet skal organiseres og utarbeider retningslinjer for arbeidet.
- utarbeide forslag til et samlet, systematisk og begrunnet budsjettforslag, ?rsrapport, plandokumenter og disponeringsskriv.
2.3 Organisering av regnskapsarbeidet
(R§17, B3 og B4, HI 5.1, H-UiO 2.4)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte ivaretar universitetsdirekt?rens ansvar for at regnskapsarbeidet ved universitetet foreg?r rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler.
Avdelingsdirekt?ren bestemmer organiseringen av ?konomioppgavene og fastsetter n?rmere regler og retningslinjer for universitetets regnskapsarbeid.
(B 2.3.2, 3.3, HI 5.4)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for at internregnskapet er innrettet slik at kostnader og inntekter henf?res til riktig sted.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for ? ivareta bl.a. f?lgende l?pende oppgaver:
- f?re UiO's regnskaper i samsvar med gjeldende bestemmelser
- p?se at avgj?relser i ?konomisk-administrative saker er skriftlig dokumentert
- s?rge for at rutinene for rapportering, avstemming og kontroll er skriftlig dokumentert
- utarbeide eksternregnskap, internregnskap og rapporter til statsregnskapet og overordnet departement med det innhold og innen de frister som til enhver tid gjelder
- l?pende utarbeide regnskapsoversikter
- gjennomf?re intern ?konomikontroll som sikrer kvalitet og fullstendighet i registreringen av universitetets ?konomiske data
- foreta n?dvendige m?nedlige avstemminger
2.4 Organisering av l?nnsarbeidet
(B 5.2, HI 4.2.1, H-UiO 2.6, 4.1)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for at arbeidet p? l?nnsomr?det og l?nnsn?r personalforvaltning er organisert og gjennomf?res rasjonelt og i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for Personalst?tte ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for sentral policy innen l?nnsn?r personalforvaltning som er i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte fastsetter n?rmere regler og retningslinjer for universitetets l?nnsarbeid, herunder retningslinjer og rutiner for utbetaling av l?nn og andre inn- og utbetalinger som vedr?rer de ansatte ved universitetet.
2.5 Organisering av anskaffelsesvirksomheten
(R §§ 17 og 18, B 2.5, 4.3 og 5.3, HI 4.2.2, H-UiO 2.6)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for at innkj?psvirksomheten gjennomf?res rasjonelt, i tr?d med styrets strategi for innkj?psvirksomhet og i samsvar med Lov om offentlige anskaffelser. Direkt?ren er ansvarlig for ? utarbeide strategi, policy og m?lsettinger for UiOs anskaffelsesvirksomhet.
Avdelingsdirekt?ren skal fastsette retningslinjer, rutiner og kontrollfunksjoner som sikrer at anskaffelser av varer og tjenester skjer p? en effektiv og forsvarlig m?te i samsvar med gjeldende regelverk, og s?rge for at institusjonen har regler for varemottak, behandling og kontroll av fakturaer og andre utbetalingsdokumenter.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal p?se at det foreligger dokumentasjon som viser hvem som har bestillingsrett ved institusjonen.
3. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet og planlegging
3.1 Budsjettdisponering
(B 2.5.2.1, HI 3.1, 3.2, H-UiO 2.1, 3.1)
Universitetsdirekt?ren har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis videre til ledere for underliggende enheter, som har samlet myndighet for vedkommende enhet.
Universitetsdirekt?ren delegerer budsjettdisponeringsmyndighet til dekan og tilsvarende i de ?rlige disponeringsskrivene. Dekan og tilsvarende kan delegere myndighet videre til et tilsvarende antall ledere ved underliggende enhet. Det er ikke mulig for lederne av underliggende enheter ? delegere BDM videre. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal foretas skriftlig.
Budsjettdisponeringsmyndighet dokumenteres ved et fullmakts- og signaturskjema. Det skal signeres ett skjema per person som f?r tildelt myndighet. Skjemaet skal signeres av Universitetsdirekt?ren ved Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte f?r myndigheten er gitt.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal kontrollere at budsjettdisponerings-myndigheten ut?ves i samsvar med Bestemmelsenes 2.5.2, og er ansvarlig for at det til enhver tid finnes en oppdatert oversikt over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet ved virksomheten.
3.1.1 Fordeling av bevilgninger fra Kunnskapsdepartementet
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring fastsetter p? vegne av universitetsdirekt?ren praktiske retningslinjer for arbeidet med fordeling og disponering av midler. Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring utarbeider p? vegne av universitetsdirekt?ren forslag til fordeling for universitetet med utgangspunkt i gjeldende retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet. Forslaget bygger p? strategisk plan, ?rsplanarbeidet, plandialogm?tene, overordnede f?ringer fra universitetsstyret, samt signaler gitt i statsbudsjettet.
3.1.2 Langtidsprognose
(HI 3.2, H-UiO 3.2)
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring skal p?se at fakulteter og tilsvarende enheter med utgangspunkt i ?rsplanen og tildelte ressurser har utarbeidet en langtidsprognose med hensiktsmessig periodisering.
3.1.3 Interne budsjetter
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring skal p? vegne av universitetsdirekt?ren p?se at retningslinjer for ?konomiske balanse er etablert.
3.1.4 Strategisk plan
Universitetets langsiktige (strategiske) plan er ti-?rig og skal bygge p? universitetsstyrets prioriteringer og innspill fra avdelinger og tilh?rende grunnenheter. Prioriteringene i avdelingenes planer gj?res innenfor rammen av overordnede planer.
3.2 ?rsplan
(HI 3.3, H-UiO 3.3)
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring samordner planarbeidet ved universitetet og fastsetter de praktiske retningslinjene for arbeidet. UiOs ?rsplan skal utarbeides p? grunnlag av framlegget til statsbudsjett (Prop. 1S) og gjeldende retningslinjer. ?rsplanen skal uttrykke universitetets hovedprioriteringer og omr?der der det er behov for s?rskilte tiltak. ?rsplanen skal angi konkrete m?l og resultater som skal n?s i l?pet av planperioden (3-?rig med ?rlig revidering) i henhold til styringssignaler fra KD, universitetsstyret/-ledelsen og enhetenes egne prioriteringer. Aktivitetene, og m?l og resultatkrav for disse, skal v?re tilpasset risiko og vesentlighet. ?rsplanen skal angi hvem som har ansvar for utf?ring og oppf?lging og innen hvilke frister arbeidet skal utf?res.
3.3 Plandialog
(H-UiO 3.4)
Hvert ?r gjennomf?rer universitetsledelsen plandialogm?ter med fakulteter og tilsvarende enheter representert b?de ved valgt og administrativ ledelse.
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring samordner p? vegne av universitetsdirekt?ren arbeidet med ? utarbeide grunnlagsmateriale for m?tene.
4. L?pende ?konomiforvaltning
4.1 L?nnsomr?det
(B 2.5, 4.3, 5.2, HI 4.2.1, H-UiO 2.5, 4.1)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for at bl.a. f?lgende l?pende oppgaver p? l?nnsomr?det blir ivaretatt:
- arbeidet med l?nn og l?nnsopplysningspliktige ytelser er organisert og gjennomf?res i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer
- det skal til enhver tid foreligger en ajourf?rt oversikt over hvem som har myndighet til ? attestere l?nnsberegningsbekreftelse og disse ansattes signaturpr?ve
- fastsette retningslinjer som sikrer at informasjonen sendes den enhet som foretar l?nnsberegningen og at n?dvendig videre rapportering av l?nnsdata blir ivaretatt
- sikre at universitetet har rutiner som sikrer at det regelmessig foretas avstemming av l?nns- eller l?nnsrelaterte utgiftskonti i regnskapet mot tilsvarende registreringer i l?nnssystemet
- s?rge for at enheten som foretar l?nnsberegning l?pende vedlikeholder de grunndata som er n?dvendige for ? kunne beregne korrekt l?nn og andre ytelser, og for ? kunne foreta innberetning av oppgavepliktige ytelser
- ansvarlig for at lover og regler f?lges og skal p?se at oppgaver over l?nnsopplysningspliktige ytelser sendes respektive myndigheter innen fastsatte frister
4.2 Attestasjon og bekreftelse p? utbetalinger
(B 2.5, 4.3.1, 5.3.3, 5.3.5.2, 5.3.6, HI 4.3, H-UiO 4.2)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal fastsette retningslinjer som sikrer at alle utbetalinger fra institusjonen er attestert, bekreftet og bokf?rt i samsvar med reglene om dette og etablere rutiner som sikrer forsvarlig transaksjonskontroll.
4.3 Betalingsformidling og regnskapsf?ring
(B 3.4, 5.4.6, HI 4.4, H-UiO 4.3)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte velger kontof?rer og anmoder Kunnskapsdepartementet om oppgj?rskonti i Norges Bank i henhold til Finansdepartementets retningslinjer for konsernkontoordningen. Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte bestemmer hvilke ansatte som kan opprette arbeidskonto hos kontof?rer.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte utarbeider retningslinjer for behandling og kontroll av avregningsretur og betalingsoppdrag.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal fastsette hvilke ansatte som har myndighet til ? autorisere/godkjenne betalingsoppdrag og skal s?rge for at det til enhver tid foreligger en ajourf?rt oversikt hos kontof?rer og ved institusjonen over hvem som har autorisasjonsmyndighet.
4.4 H?ndkasse, betalingskort og sjekk
(B 3.8.3.5, HI 4.4.3 H-UiO 4.4)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte gis fullmakt til ? opprette h?ndkasser til dekning av mindre, tilfeldige utgifter. Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal i s? tilfelle fastsette retningslinjer for kontroll med og rutiner for bruk av h?ndkasse, betalingskort og sjekk.
4.5 Inntekter
(B 2.5, 5.4, HI 4.5, H-UiO 4.5)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte har ansvar for at universitetet har innfordrings- og kontrollrutiner for inntekter. Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal fastsette retningslinjer for og rutiner for behandling av inntekter og inntektskrav. Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal ogs? fastsette retningslinjer som skal gjelde for kontantsalg og kontante innbetalinger av krav.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal fastsette retningslinjer og rutiner for oppf?lging av krav som ikke er gjort opp og der innkrevingen stilles i bero og retningslinjer for behandling av saker som gjelder beslutning om ? unnlate ? avbryte foreldelsesfrist. Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte fatter beslutning i slike saker. Beslutningen skal v?re skriftlig dokumentert.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal fastsette retningslinjer og etablere rutiner for behandling av saker som gjelder ettergivelse av krav som krever stortingsvedtak eller samtykke fra departementet.
5. Regnskapsf?ring og rapportering
5.1 Regnskapsf?ring
(B 3 og B 4, HI 5.1, H-UiO 5)
for Avdeling for administrativ st?tte fastsetter n?rmere regler for universitetets regnskapsarbeid og har ansvaret for at regnskapsf?ringen foreg?r p? en betryggende m?te og i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser om regnskapsf?ring fastsatt av Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal avgi regnskap etter mal fra Kunnskapsdepartementet for universitets- og h?yskolesektoren og skal innrette regnskapet etter gjeldende regler for nettobudsjetterte institusjoner.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal fastsette kontoplan for ?konomisystemet i samsvar med Finansdepartementets retningslinjer. Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal fastsette retningslinjer for bruk av kontoplanen i virksomhetsregnskapet og utforme den slik at den ogs? ivaretar de krav til rapportering Kunnskapsdepartementet fastsetter og slik at det kan lages rapporter som gir den informasjon som er n?dvendig for ? styre universitetet effektivt.
5.2 Arkivering
(B 4.4.9 og 4.4.10, HI 5.2) (H-UiO 5.2)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal s?rge for at arkivering av regnskapsbilag og regnskapsmateriale skjer p? betryggende m?te i henhold til gjeldende regelverk.
5.3 Rapportering
(B 3.5, HI 5.3, 5.4, H-UiO 5.3)
5.3.1 Virksomhetsregnskapet
(B 2.2, 2.4, 2.6, HI 5.4, H-UiO 5.3.1)
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for ? innhente rapporter og lage sammenstillinger til ledelsen over oppn?dde resultater i forhold til resultatkravene fastsatt i tildelingsbrev og disponeringsskriv, herunder internregnskapets stilling med omtale av vesentlige avvik. Rapport utarbeides minst hvert tertial, eller for ?vrig om slikt behov oppst?r.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal s?rge for at virksomhetsregnskapet f?res etter periodiseringsprinsippet og i henhold til de anbefalte statlige regnskapsstandarder.
5.3.2 ?rsregnskap og del?rsregnskap
(B 2.3.2, 3.2.3, 3.4.3, 3.4.4, HI 5.3, H-UiO 5.1 og 5.3)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for utarbeidelse og rapportering av universitetets eksternregnskap med forklaringer etter gjeldende bestemmelser i regelverket og den spesifikasjon departementet fastsetter.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal sende inn del?rsregnskap i samsvar med Kunnskapsdepartementets krav til oppstilling og presentasjon innen de frister departementet fastsetter. Del?rsregnskapene med tilh?rende regnskapsmateriale skal v?re tilgjengelig for Riksrevisjonen.
5.3.3 ?rsrapport og del?rsrapporter
(R §9, B 1.5.1, HI 5.5 H-UiO 5.3.2)
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring leder og samordner arbeidet med ?rsrapporten ved universitetet. Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring fastsetter hvorledes arbeidet skal organiseres og fastsetter de praktiske retningslinjene for arbeidet, herunder frister for arbeidet med ?rsrapporten.
5.3.4 Annen ekstern rapportering
Ekstern rapportering av data fra UiOs sentrale systemer til andre eksterne instanser (som KD, DBH, NIFU, SSB) skal godkjennes av vedkommende avdelingsdirekt?r.
6. Kontroll og resultatoppf?lging
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring har det overordnede ansvaret for at det er etablert rutiner som sikrer at tilfredsstillende intern kontroll med ?konomiske forhold er innebygd i hele universitetets interne styring. Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte har det operasjonelle ansvaret for at det p? ?konomiomr?det etableres systemer, rutiner og tiltak med fokus p? intern styring, risikovurdering og kontrollaktiviteter, oppf?lging og informasjon og kommunikasjon.
6.1 Intern kontroll for ?konomiomr?det
(B 1.2, B 2.2, B 2.4, HI 6.2) (H-UiO 6.2)
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring skal etablere retningslinjer for og f?re kontroll med at de disponible midlene brukes ressurseffektivt, form?lstjenlig og i samsvar med forutsetningene.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal etablere kontrollrutiner som sikrer at alle enheter med budsjettdisponeringsmyndighet disponerer slik at de midlene som st?r til r?dighet strekker til for hele budsjettperioden og at de disponible inntekter ikke blir overskredet.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for ?:
- p?se at det er etablert tilfredsstillende kontrollrutiner ved UiO
- p?se at ?konomiregelverket blir overholdt
- fastsette n?rmere regler for kontrolltiltakene p? l?nnsomr?det og ha ansvar for at det gjennomf?res n?dvendige kontrolltiltak p? omr?det
- s?rge for at det er etablert rutiner som p? en hensiktsmessig m?te sikrer at:
- faste og variable data som benyttes ved l?nnsberegning er korrekt registrert og at utregningen er rett utf?rt
- utbetalingen kan foretas til rett person og til rett tid
- utbetalingen er godkjent av person med budsjettdisponeringsmyndighet og attestert av bemyndiget person
- periodens l?nnsavregning er korrekt regnskapsf?rt, tilfredsstillende dokumentert og med entydige referanser mellom hovedbok og til underliggende kildebilag
- innberetning av innberetningspliktige utbetalinger vedr?rende ansatte foretas overensstemmende med lover og regler
- innberetningsoppgaver og innsendelse av statistikker til offentlige myndigheter mm. er korrekte og overensstemmende med universitetets regnskaper
7. Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler
7.1 Behandling av verdipost og verdipapirer
(B 5.4.7, B 5.4.8, HI 7, H-UiO 7)
Direkt?ren for Eiendomsavdelingen skal fastsette rutiner for mottak og behandling av postsendinger med betalingsmidler og andre verdier.
Direkt?ren for Eiendomsavdelingen skal ogs? fastsette retningslinjer for behandling og transport av verdipost, sjekker og andre betalingsmidler som kommer til universitetet.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal s?rge for at det er etablert rutiner for mottak og behandling av verdipost i Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon.
7.2 Forvaltning av eiendeler
(B 5.3.7, HI 7.2, H-UiO 7.2)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal p?se at universitetets midler og ?vrige eiendeler forvaltes i samsvar med de retningslinjer Kunnskapsdepartementet fastsetter.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal fastsette retningslinjer som sikrer at universitetet har tilfredsstillende oversikt over og rutiner for forvaltning av universitetets eiendeler. Tiltak som fastsettes vil v?re en del av universitetets internkontroll. Type kontroll fastsettes ut i fra type eiendel, omfang, vesentlighet og risiko.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte har ansvar for at forvaltningen av verdipapirer i form av aksjebrev, obligasjoner mv. er lagt opp i samsvar med gjeldende regelverk om dette.
7.3 Forvaltning av eierinteresser
(R§10, F-07-13 kapittel 4, HI 7.3 H-UiO 7.3)
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring ivaretar p? universitetsdirekt?rens vegne administrasjonen av universitetets eierinteresser.
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring skal p?se at rapportering til Kunnskapsdepartementet blir foretatt iht. retningslinjene.
7.4 Samarbeid med stiftelser og selskap
(Rundskriv F-07-13 kapittel 1, HI 9, H-UiO 9)
Direkt?ren for fagst?tte skal p?se at 澳门葡京手机版app下载et med stiftelser eller selskap er organisert i samsvar med de retningslinjer Kunnskapsdepartementet fastsetter.
7.5 Statlige fond
(B 3.6, HI 7.4, H-UiO 7.4)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal s?rge for at forvaltning og rapportering av statlige fond er innrettet i samsvar med gjeldende regelverk.
8. Forvaltning av eksternt finansiert virksomhet
(Rundskriv F-07-13, HI 8, H-UiO 8)
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for fagst?tte ivaretar universitetsdirekt?rens overordnede ansvar for ? behandle og godkjenne kontrakter for alle st?rre/institusjonelle eksternt finansierte prosjekter/satsinger i henhold til gjeldende regler og retningslinjer. Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for fagst?tte er ansvarlig for utvikling av standardkontrakter.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte er ansvarlig for det til enhver tid gjeldende reglementet og for utvikling av verkt?y som budsjetteringsmaler og regnskapsrapporter.
Avdelingsdirekt?ren for Avdeling for administrativ st?tte skal p?se at det finnes kontrollrutiner som sikrer at alle direkte og indirekte kostnader i forbindelse med oppdragsaktivitet blir dekket av oppdragsgiver.
Direkt?ren for virksomhets- og ?konomistyring skal p?se at det foreligger retningslinjer for at den eksternt finansierte aktiviteten er organisert i samsvar med Kunnskapsdepartementets reglement om statlige universiteters og h?yskolers forpliktende 澳门葡京手机版app下载 og erverv av aksjer.
DEL B: Delegering av ansvar til fakulteter og tilsvarende enheter (under arbeid)
Oslo, 20.oktober 2016, Gunn-Elin Aa. Bj?rneboe, universitetsdirekt?r