Til stede:
Sara og Andrea (HF), Jean Raphael, Anniken og Natalia (MN), G?ril (UV) Anna H. (DIG, Fellesadministrasjonen) og ?se-Marit (FIADM, Fellesadministrasjonen) og Oda (JUS).
Forfall:
Jonny og Anna B. (Fellesadministrasjonen)
Agenda
Fra fakultetene:
1. Behov for ph.d.-spesifikk FS-oppl?ring (SV)
- Vi har stadig nyansatte p? institutt som skal jobbe med ph.d. Hvor f?r man oppl?ring i doktorgradsmodulen?
- Anna (DIG): Enhetene som trenger oppl?ring sender en henvendelse til SADM, s? vil det tas en vurdering.
- Rollen til FS-koordinator p? det enkelte fakultet er ikke klart alle steder. En mulighet at DIG-leder har dialog med ledere p? fakultetene slik at man kanf? bedre dialog.
- Forvaltningsmodell for FS p? UiO: Superbruker/FS-koordinator p? fakultetene har ogs? ansvaret for oppl?ring lokalt., ogs? for ph.d.-veiliedning. Det blir deretter de lokal FS-koordinatorer.
- ?nske om webinar/online-kurs for ansatte. FS step-by-step. Det eksisterende kurset er for basic. Hvilke sm? bolker er det? kan vi f? innspill fra FFF om hvilke naturlige bolker kan man kj?re (men merk at opptak gj?res litt ulikt fakultet til fakultet), Dermed blir ogs? rutiner likere.
- NTNU og OsloMet har allerede Canvas-kurs i FS, kan noe gjenbrukes?
- Tiltak? Holde en workshop: Ha en gjennomgang av eksisterene veiledninger DIGG og FFF. Utdype og identifisere hvor det er litt tynt i veiledningene.
2. Graceperiode for avslutning av brukerkonto (HF)
Vi snakka for en tid tilbake om at det hadde v?rt praktisk om graceperiode for stenging av brukerkonto kan regnes fra kreeringsdato i stedet for fra sluttdato for opptaksperiode, men det rant litt bort - gj?r et nytt fors?k p? ? foresl? det.
- Spm: Graceperioden l?per fra da du setter avslutningsrutine, og g?r dermed ofte ut f?r kreering. Mulig ? utvide graceperiode? B?r kunne beholdes til etter kreering. Kan dette l?ses? Hva er funksjonalitet og hva er policy?
- Man kan sette en alternativt e-post-adresse, det er ikke bra ? ha UiO-adresse etter at de har sluttet p? UiO.
- N?v?rende rutiner finnes her.
3. En brukerreise - doble brukere ved UiO og vanlige frustrasjoner for ph.d.-kandidater (SV)
La oss si at du har en ph.d.-kandidat som skal ha brukerkonto. Dersom han ikke er opprettet i DF? f?rst og overf?rt til FS oppst?r det problemer, som gj?r at vi f?r en ufattelig komplisert reise rundt i UiOs kriker og kroker (via personal, IT og FS). Dette er umulig for en ph.d.-kandidat og l?se selv.
- Ofte henvendelser: en ph.d.kandidat f?r ikke logget inn. Ofte pga to brukernavn og to personnumre (personnumre blir automatisk generert i SAP/DF? og FS). DF?/SAP blir oftere oppdatert
- Tips:
- BOF er et alternativ.
- Skriv til FS-person i stedet for IT.
- Hvorfor kan man ikke bare opprette en perosn, i stedet for to personer.
- Det burde st? p? inforsidene for brukerkonti for ? forenkle dette med for ph.d.-kandidatene. DIG skal n? finne ut, hva som skjer og hvorfor det skjer/ikke skjer.
Fra Fellesadministrasjonen:
1. Kreeringsrutiner og diplomer ved Gry Kolbj?rnsen og Monica Lihus Ambrosen (AKS)
Notat ble sendt ut samme dag som m?tet, men Monica og Gry meldte forfall. Konklusjon: FFF tar notatet til ettereting, og noterer seg at de fra n? ikke m? gj?re ytterligere purringer p? p?melding til kreeringsrutiner i tillegg til purringene AKS sender ut. Dette er ble satt pris p?.
Eventuelt: