Nye ?konomi- og personalsystemer ved Helsam

Den 1. mai gikk UiO over til nye ?konomi- personalsystemer. Alle ansatte er p?virket av endringene i noen grad. Her er noen av endringene du b?r v?re spesielt oppmerksom p? n?.

Mai m?ned har v?rt en spesielt krevende for administrativ personell som skal l?re seg ? h?ndtere en rekke nye systemer. Dette gjelder ?konomer, personalr?dgivere, innkj?pere og studiekonsulenter som skal h?ndtere timel?nnskontrakter. Tiden frem til ferien kommer fortsatt til ? v?re preget av dette og vi ber om forst?else for at disse har redusert kapasitet i perioden etter 1. mai. Helsam har ikke ressurser til individuell oppl?ring, men ber alle ansatte om ? sette seg godt inn i hvilke endringer som gjelder.

Ny ?konomistruktur

Etter en m?ned med nye system og en helt ny ?konomistruktur ser vi at det fortsatt er noen ansatte som ikke har gjort seg kjent med ny ?konomistruktur og ny modell for kontostrenger. V?rt nye kostnadssted (= gammel stedkode) tar utgangspunkt i en serie p? 8 sifrer som starter med 13100000. Kostnadssted skal s? kombineres med et 9-sifrigt tall, delprosjekt, som erstatter b?de gamle nummer for prosjekt og tiltak.

Vitenskapelig personell skal ha f?tt tilsendt en e-post om ny kontostreng for personlige driftsmidler. Finn den frem og noter din kontostreng et sted hvor den er lett ? gjenfinne.

Prosjektledere har mottatt informasjon om nye kontostrenger for prosjektet fra ?konom. Denne m? prosjektlederen selv, videresende alle ansatte i prosjektet. Her gjelder det ogs? ? oppbevare informasjonen et lurt sted, hvor du raskt finner den frem n?r du trenger den, f eks ved en bestilling eller registrering av reise/utgiftsrefusjon.

Skulle noe v?re uklart, ber vi deg om ? ta kontakt med din prosjekt?konom allerede n?, da de fleste g?r i en lang ferie fra 28. juni til 13. august

Reiseregninger og refusjoner ny selvbetjeningsl?sning

Modulen for refusjon av reiser og utgifter i selvbetjeningsportalen/appen er noks? intuitivkrever men krever at man aktivt g?r inn og endrer til personlig kontostreng selv. Dersom du ikke legger inn den, vil ubetalingen forsinkes. Ha derfor kontostrengen(e) som du trenger klar n?r du skal registrere bilaget. I modulen velger du da ?annen? og s? m? du aktivt legge inn ?kostnadssted? samt delprosjekt nummer p? 9 sifrer som legges inn i feltet ?arbeidsorde? K7. Systemet bruker dessverre andre begreper enn det UiO gj?r, en feil som vi regner med kommer til ? endres slik at den blir mer logisk.

Dersom du har noen reiser/refusjoner liggende anbefaler vi deg ? registrere disse umiddelbart da vi har en lang ferie som kommer opp noks? snart. Systemet vil v?re ubemannet gjennom ferien.

Youtube video som veileder for registrering av reiseregning

Youtube video som veilder for registrering av refusjon

Youtube video om retur av reiseregning for korrigering

Bestilling av timel?nnskontrakter

Bestilling av timel?nnskontrakter gj?res direkte i den nye timel?nnsportalen. Vi anbefaler at dere kontakter avdelingens ?avdelingsst?tte? for ? f? bistand med ? legge inn riktig informasjon.

Registrering av ferie

Alle ansatte har rett og plikt til ? avvikle ferie og bes derfor om ? registrere planlagt ferie i den nye selvbetjeningsportalen, dette m? gj?res f?r ferien avvikles. Du kan lese mer om rettigheter og plikter knyttet til ferieavvikling her:

Ferieavvikling: rettigheter og plikter - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)