De nye systemene skal v?re opp og g? i mai, men selve implementeringsfasen begynte i februar.
Seksjon for ?konomi og personal ved Helsam er godt i gang med ? rigge seg til endringene som skal implementeres gjennom det s? kalte BOTT-prosjektet – et 澳门葡京手机版app下载sprosjekt mellom universitetene i Bergen, Oslo, Troms? og Trondheim om felles, standardiserte administrative og tekniske tjenester og prosesser innen ?konomi, l?nn, HR, og p? et senere tidspunkt arkiv.
– Implementering av de nye systemene vil v?re Seksjon for ?konomi og personals mest prioriterte oppgave denne v?ren, noe som inneb?rer at andre st?tteoppgaver ikke vil kunne f? samme prioritet som ellers. Det vil ogs? trolig forekomme omrokkeringer av enkeltes oppgaveportef?lje og nye kontaktpunkt innad i administrasjonen, sier kontorsjef Knut Tore Stokke.
Nye stedkoder, kontostrenger, og ny selvbetjeningsl?sning (l?nn, fleksitid, ferie, permisjoner m.m.)
Det er viktig at alle ansatte f?lger n?ye med p? informasjonen om/fra prosjektet, er forberedt p? hvilke endringer som kommer og p? gjeldende frister i overgangsfasen.
Form?let med endringene er ? styrke universitetenes evne til ? levere administrative og tekniske tjenester som st?tter opp om prim?rvirksomheten.
Forventede gevinster g?r p? ?kt brukervennlighet, ?kt systemfunksjonalitet, ?kt digitalisering av ?konomi- og l?nnsprosessene, mindre dobbeltarbeid, mer samordnede arbeidsprosesser p? UiO.
– En av de merkbare endringene for samtlige ansatte vil bli en mer funksjonell HR-portal, som blant annet skal forenkle prosessen med timeregistrering, reiseregninger og utgiftrefusjon. Men ansatte m? ogs? forberede seg p? en helt ny struktur av stedkoder og kontostrenger og at det vil kun bli en kj?ring av bilagsl?nn i april, blant annet, forklarer Stokke.
– Vi forst?r at overgangen til nye systemene vil by p? utfordringer for organisasjonen, men vi ber om t?lmodighet og aksept for den jobben som m? gj?res. Dette er endringer som p?virker hele universitetet, og er ikke en s?regen prosess for Helsam, forklarer Stokke.
NB! Mai m?ned blir spesielt krevende for administrativ personell som skal l?re seg ? h?ndtere en rekke nye systemer. Dette gjelder ?konomer, personalr?dgivere, innkj?pere og studiekonsulenter som skal h?ndtere timel?nnskontrakter. Vi ber om forst?else for at disse kommer til ? ha redusert kapasitet i perioden etter 1. mai, og at alle setter seg mest mulig inn i hva overgangen betyr for deg. Helsam vil ikke ha ressurser til individuell oppl?ring.
Relatert innhold
Presentasjon allm?te Helsam om overgangen til nye systemer
Nytt ?konomi-, l?nns- og personalsystem ved UiO
Ny selvbetjeningsl?sning: l?nn, fleksitid, ferie, permisjoner m.m
Transition to New Finance and HR Systems
This spring UiO will implement new systems for finance and HR. This will particularly require time and resources at the department administration, but all employees will be affected by the changes.
The new systems will be up and running in May, but the implementation phase begins in February.
The Section for Finance and Personnel at Helsam have been preparing for the changes to be implemented through the so-called BOTT project – a collaborative project between the universities of Bergen, Oslo, Troms? and Trondheim.
– The implementation of the new systems will be Section for Finance and Personnel's most prioritized task this spring. Therefore, other support tasks cannot get the same priority as it normally does, says office manager Knut Tore Stokke.
New Cost Centers and Accounting Strings, and
a New Self-Service Portal (Salary, Flextime, Vacation, Leave of Absence etc.)
It is important that all employees pay close attention to information coming from the project, prepare for the changes and for important deadlines in the transition phase.
The purpose of the changes is to strengthen the university's ability to provide administrative and technical services that support primary activities.
– One of the more noticeable changes for all employees will be a more functional HR portal, which intend to simplify the process of time registration, travel and expense reimbursement. Employees must also prepare for a brand new structure of cost centers and accounting strings, and there will only be one voucher-based salary payment in April, among others things, Stokke explains.
– We understand that the transition to the new systems will present challenges for the organization, but we ask for patience and acceptance for the work it requires. These changes affect the entire university and are not unique to Helsam, Stokke explains
Related Content:
Presentation Helsam Info meeting New finance- and HR systems at UiO
New finance, payroll and personnel system at UiO
New self-service portal: salary, flextime, vacation, leave of absence etc.