Mottak av innreisende studenter p? korttidsmobilitet

Denne ressurssiden er for ansatte som skal ta imot studenter p? korttidsmobilitet gjennom Erasmus+ programmet og i 澳门葡京手机版app下载 med partnere i alliansen Circle U.

Hvem gj?r hva?

Enhetens ansvar ved korttidsmobilitet til UiO:

  • Opptak og registrering av studenter p? korttidsmobilitet.
  • Mottak av studenter som kommer for et kort opphold (5 til 30 dager) m? f?lges opp av den enkelte enhet.

Avdeling for studieadministrasjons ansvar:

  • Seksjon for studiekvalitet er ansvarlig for den manuelle rutinen for registrering i FS, og kvalitetssikrer enhetens registrering av studentene.
  • Seksjon for opptak kan bist? enhetene i sp?rsm?l om opptak.
  • Knutepunktet/Seksjon for opptak kan bist? enhetene i sp?rsm?l om mottak av studenter.

Studenter som kommer p? ordin?r semesterutveksling (minst 2 m?neders opphold) kan finne aktuell informasjon p? nettsiden for internasjonale studenter.

Under finner du informasjon som kan v?re relevant for din enhet n?r studenter kommer p? et kortere opphold til UiO og utenom ordin?r semesterutveksling.

Opptak

Hva er opptaksreglene?

Opptak til korttidsmobilitet m? f?lge opptakskriteriene til Erasmus+ programmet. Opptaket regnes ikke som lokalt opptak, men det er likevel viktig ? ha gode opptakskriterier og prinsipper:

  • UiO m? tilstrebe ? tilby plassene til de best kvalifiserte s?kerne.
  • Opptaksperioden, opptakskravet og grunnlag for rangering b?r formidles til s?kerne p? nettsiden. Det b?r fremg? hva opptakskravet er, og hvordan det skal dokumenteres.

  • Du b?r skille mellom hva som er grunnlag for ? kvalifisere, og hva som danner grunnlag for rangering. Vi anbefaler at man ikke bruker CV og motivasjonsbrev som kvalifiseringskrav. CV b?r ikke lastes opp uten attester, men det er mulig ? gi tilleggspoeng i rangeringen basert p? motivasjonsbrevet. 

  • Seksjon for opptak b?r se over nettsidene om opptak inkl. formulering av opptakskrav og dokumentasjonskrav. Ta kontakt f?r publisering av nettsidene om opptak.

  • N?r det gjelder en Circle U.-aktivitet: en 澳门葡京手机版app下载savtale/utvekslingsavtale ligger til grunn for korttids-tilbudet, og da vil det v?re logisk ? ha kvoter til 澳门葡京手机版app下载spartnerne. Dersom du oppretter en kvote for hvert universitet b?r dere informere tydelig om det i nettsidene, og i tillegg ha en plan for ?kvoteflyt?. Det vil si hvordan skal plassene fordeles hvis det er ledige plasser i en kvote eventuelt for mange s?kere i en annen kvote. Seksjon for opptak anbefaler at dere tar de beste i hver kvote til plassene er fylt eller s?knadslisten for kvoten er t?mt, ogs? tilbys plassene etter det utfra vanlige rangeringsregler.

  • Tilbud/avslag: s?kerne som f?r tilbud b?r f? opptaksbrev med informasjon om at de har f?tt plass p? aktiviteten/emnet som de har s?kt p?. Det b?r ogs? v?re frist for ? takke ja eller nei og informasjon om hvordan man kan gj?re det. 
    S?kerne som f?r avslag m? f? avslagsbrev med informasjon om klageadgang. Formulering om klageadgang p? norsk og engelsk:

    • I henhold til Forvaltninglovens § 28 kan vedtaket p?klages. Frist for ? klage er senest tre uker etter at du har mottatt dette brevet, jfr. Forvaltningslovens § 29. En eventuell klage skal sendes til [institutt/fakultet/enhet]. Klagen m? underskrives av deg eller den du gir fullmakt. I klagen skal du oppgi hvilket vedtak du klager over, den endringen du ?nsker, og du b?r oppgi de grunnene du har for ? klage, jfr. Forvaltningslovens § 32. 

    • You are entitled to appeal against this decision (§ 28 of the Public Administration Act). The time limit is three weeks from the day you receive this letter (§ 29 of the Public Administration Act). You send the appeal to [institutt/fakultet/enhet]. The appeal myst be signed. You must specify which decision you are appealing against, the change you are seeking and you should also state the reasons why you are appealing (§ 32 of the Public Administration Act). 

Hva kan vi bruke som s?knadsportal?

Verken S?knadsweb, Nominasjonsweb eller EVUWeb er egnet som s?knadsportal for korttidsmobilitet, av b?de tekniske og organisatoriske ?rsaker. Planen er at nytt mobilitetsverkt?y (Mobility Online) vil forh?pentligvis v?re en god l?sning for s?knader om korttidsmobilitet, men UiO har i mellomtiden ingen god s?knadsportal.

Derfor er det bestemt at Nettskjema skal brukes for ? samle inn s?knader. De som har f?tt opptak m? bli registrert som personer og studenter i FS etter vanlige rutiner.

Huskeliste for ? samle inn s?knader ved bruk av Nettskjema:

Utform sp?rsm?lene p? en m?te som gj?r at du ikke skaper merarbeid for deg senere, eller blir n?dt til ? be studentene fylle ut flere nettskjema. 

  • Personvern:
    • Det er kun lov ? samle inn n?dvendige personopplysninger om s?kere.
    • Informasjon til s?kerne om personvern og bruk av personopplysninger

For ? kunne opprette personer i FS er det viktig at disse punktene er med: 

  • Kj?nn: i FS finnes det bare mulighet for mann og kvinne 
  • Mobilnummer: m? innhentes med landkode 
  • 澳门葡京手机版app下载: m? innhente gateadresse, postkode, poststed og land 
  • Sp?rsm?l om s?ker har oppholdt seg i Norge tidligere. Hvis ja, hva var adressen i Norge. 

Bolig

Studentbolig gjennom SiO er kun mulig hvis man skal bo der 2 m?neder eller mer. 

Studenter som skal v?re her p? et korttidsopphold m? derfor se etter bolig p? annen m?te. 

Tips:

ISMO (International Staff Mobility Office) har mer informasjon om short-term private rental som kan v?re relevant. 

Visum/oppholdstillatelse

Studenter fra land utenfor EU/E?S-omr?det trenger ikke ? s?ke om oppholdstillatelse hvis de skal v?re her mindre enn 3 m?neder. 

Enkelte studenter kan ha behov for ? s?ke om innreise/bes?ksvisum. Dette vil v?re studenter fra land utenfor EU/E?S som ikke allerede har en Schengen-tillatelse. Se under for informasjon om hvordan s?ke om bes?ksvisum.  

S?knad om bes?ksvisum

Studenter som skal oppholde seg i Norge i 90 dager eller mindre, kan s?ke om et bes?ksvisum/visitor's visa. Merk at det ikke er mulig ? utvide et bes?ksvisum eller s?ke om oppholdstillatelse fra Norge. 

For disse studentene anbefaler UDI at enheten utsteder et invitasjonsbrev, da enheten er ansvarlig for ? f?lge opp studenter p? kortere opphold. De anbefaler ogs? at det oppgis en kontaktperson skulle det komme sp?rsm?l om form?let med studentens opphold i Norge og ved UiO. Merk at noen ambassader har egne maler for invitasjonbrev. Du finner disse i embassy checklist.

Vennligst v?r oppmerksom p? at det kreves andre dokumenter n?r studenten s?ker om et bes?ksvisum. Det anbefales derfor at studenten kontakter UDI/relevant ambassade for sp?rsm?l om s?knad og n?dvendig dokumentasjon. 

Politiregistrering

Studenter fra EU/E?S omr?det trenger ikke ? registrere seg hos politiet hvis de skal v?re i Norge i mindre enn 3 m?neder. 

Forsikring

Studenter m? ha reiseforsikring eller annen type forsikring som dekker dem mens de er i Norge p? korttidsopphold. 

Studenter fra EU/E?S-omr?det b?r ha Europeisk helsetrygdkort eller tilsvarende privat helseforsikring mens de er i Norge, eller tegne reiseforsikring som dekker deres opphold i Norge, om de blir syke. 

Det er ikke mulig for studenter fra land utenfor EU/E?S ? bli frivillig medlem av folketrygden hvis de er i Norge i mindre enn 3 m?neder. Disse b?r ha reiseforsikring for den perioden de skal v?re i Norge. 

Sjekkliste for emneside

Emnesiden b?r inneholde: 

  • Kort om emnet
  • Hva l?rer du? 
  • Opptak og adgangsregulering
  • Undervisning og informasjon om digital komponent (krav for korttidsmobilitet) 
  • Eksamen 

I tillegg burde det v?re tilgjengelig informasjon som kan v?re relevant for internasjonale, innreisende studenter, som for eksempel: 

  • Tips om bolig
    • Det er ikke mulig ? leie studentbolig for studenter p? korttidsopphold. Derfor kan det v?re lurt ? komme med tips til steder studentene kan leie billig og privat. For eksempel: Airbnb, Anker apartments og Haraldsheim hostel
  • Forsikring
    • Alle studenter m? ha egen reiseforsikring, helseforsikring og andre forsikringer som dekker studenten som er p? opphold i Norge. Studenter fra EU/EEA burde ta med European Health Insurance Card 
  • Informasjon om UiO
  • Informasjon om brukernavn og passord 
  • Tilrettelegging 
  • Kontaktpunkt 
    • Hvem kan studenten ta kontakt med hvis den har sp?rsm?l om oppholdet? Dersom det er avklart med infosenteret p? fakultetet kan det v?re et godt kontaktpunkt, men i mange tilfeller vil det kanskje v?re studiekonsulenten til emnet/tilbudet som organiseres som er det beste kontaktpunktet. 

Ankomst

Enheten m? informere studentene om n?r kurset/emnet/arrangementet starter og forventet ankomstdato. 

Brukernavn/passord

Informasjon om tildeling av brukernavn/passord til studenter p? korttidsmobilitet vil bli oppdatert senere.

Tilrettelegging

Fakultetene er ansvarlig for tilrettelegging for studenter. Enheten b?r ta kontakt med de som er ansvarlig p? fakultetet for tilrettelegging for bistand.

Stipend

Innreisende studenter skal i utgangspunktet ta kontakt med sitt hjemmeuniversitet for sp?rsm?l om stipend ved korttidsmobilitet til UiO. Enheten kan signere Confirmation of stay for studenten ved slutten av oppholdet. 

Registrering i FS

De innreisende studentene m? registreres i FS med avtale-id 15 ERAKORT. Det f?lger rutinene her: 

Registrering av innreisende studenter

Kontaktpunkt

Hovedkontaktpunkt for studenter:

Studenter p? korttidsmobilitet tar kontakt med infosenteret ved sitt fakultet, ikke Knutepunktet. Planlegger dere ? motta studenter p? korttidsmobilitet og vil ha infosenteret som kontaktpunkt, b?r de informeres, siden disse studentene kommer utenfor vanlige rutiner.

Kontaktpunkter for ansatte: