| FRIST/ARB:PERIODE | HVA SKAL GJ?RES - UTREISENDE | HVA SKAL GJ?RES - INNREISENDE | HVEM UTF?RER |
|---|---|---|---|
| November - desember | Klargj?re FS for opptak, med tekster osv. i S?knadsweb. | Planlegge inn-opptak som ?pner i februar. | Seksjon for studiekvalitet (SK) |
| Desember - januar | Alle avtaler skal v?re fornyet slik at de er gyldige for ut-opptak i p?f?lgende opptaksperiode. | Alle avtaler skal v?re fornyet slik at de er gyldige for inn-opptak i p?f?lgende opptaksperiode. | Avtaleeier |
| November - desember | Avtalesidene p? nett skal v?re korrekte og oppdaterte. | Avtalesidene p? nett skal v?re korrekte og oppdaterte. | Avtaleeier |
| Frist: 1. desember | Utarbeide kvitteringstekst og informasjonstekst til s?kerne til bruk i S?knadsweb. | Avtaleeier | |
| F?r 1. desember | Sjekke og ev. oppdatere informasjon p? For Ansatte-sidene. | SK | |
| Primo - medio desember | S?knadsweb ?pner. | SK | |
| Medio januar | Legge inn kvitteringstekster og andre tekster i Nominasjons- og S?knadsweb. | SK | |
| Medio januar | Klaregj?re FS, opprette opptak, legge inn tekster etc. | SK | |
| Medio januar | Kvalitetssikre og ev. oppdatere informasjon p? For Ansatte-sidene, nettsider om s?knadsfrister osv. oppdateres. | SK | |
| Medio februar | ?pne nominasjons- og S?knadsweb. | SK | |
| Frist 15. februar | S?knadsfrist for utreisende studenter. | SK/studentene | |
| 16. februar | Sende lister til fakultetene over hvem som har s?kt flere ut-opptak. | SK | |
| Ca. 20. februar | Saksbehandlerdag (arbeidsstue): Saksbehandle s?knader for utreisende studenter. | SK kaller inn avtaleeierne | |
| Ca. 22. februar | Informere studentene i S?knadsweb og per e-post om tilbud om utvekslingsplass. | Avtaleeier | |
| Iht. partneruniversitetets frister. | Bist? studenten i videre s?knad og kontakt med partneruniversitetet (f.eks s?knad, emner, bolig, visum). | Avtaleeier | |
| Medio februar → | Fortl?pende: endre nominasjonskontakter i FS for partneruniversitetene som melder endringer, rette feil etc., besvare henvendelser fra studenter og partnere. | SK | |
| Ca. 1. mars - medio mars | Sende e-post til partneruniversiteter om at nominasjonsweb er ?pen, med brukernavn og passord, samt informasjon om s?knadsfrister etc. (ca. 15. mars). | ||
| 1. mars – 1. mai | Brukerst?tte for partneruniversiteter, besvare praktiske sp?rsm?l, etc. | SK/DIG/USIT | |
| 1. mars – 1. mai | Besvare fagn?re sp?rsm?l fra partneruniversiteter og nominerte studenter (avtalevilk?r, emner, etc). | Avtaleeiere | |
| 1. mars – 1. mai | Brukerst?tte i S?knadsweb for nominerte studenter. | SK | |
| 15. mars → | Behandle s?knad om forh?ndsgodkjenning fra utreisende studenter. Stud overf?rt til utv.personbildet. | Fakultetene | |
| April | "Avtaleeiere (institutter og fakulteter) vurderer om utvekslingsavtaler som utl?per etter innev?rende akademiske ?r skal forlenges. Kontakter partneruniversitet for ? tegne en ny avtale ved ?nske om forlengelse". | Avtaleeiere (institutter og fakulteter) vurderer om utvekslingsavtaler som utl?per etter innev?rende akademiske ?r skal forlenges. Kontakter partneruniversitet ang. ny avtale ved ?nske om forlengelse. | Avtaleeiere |
| April | Begynne emneavklaringsprosessen basert p? informasjonen i S?knad samlebilde, ev. bruk rapporter. Det anbefales ? starte saksbehandlingene tidlig, samt avklare s?knader om opptak spesielle emner (bla. masteremner) f?r tilbudsbrevene sendes ut. | ||
| Ultimo april | Purre p? manglende s?knader, dokumentasjon og emne?nsker. | SK | |
| Frist 1. mai | Nominasjons- og s?knadsfrist for innreisende studenter. (NB: Vi holder nominasjons- og S?knadsweb ?pne tom. 15. mai, pga. mange helligdager i mai + og fordi mange partnerinstitusjoner ikke rekker 1. mai). | SK | |
| F?rste uken i mai | Kvalitetssikre data i FS. Kj?re rutiner for tilbud og ja-svar i S?knad samlebilde, bestille og f?lge opp S-nr etc.. | SK | |
| Ca. 8. mai | Kj?re opptak og publisere informasjon i S?knadsweb om utvekslingsplass. | SK | |
| Ca. 8. - 9.. mai | Produsere opptaks- og UDI-brev, sende e-post til studentene. Mottak tar over kontakten med studentene mht. praktiske forhold som bolig, visum osv. | SK | |
| Ca. 9. - 10. mai | Kj?re rutine for overf?ring til Utvekslingspersonbildet og tildeling av studierett (159.001). F?lge opp avtaler som m? forlenges f?r overf?ring. | ||
| 15. mai | Frist for ? registrere s?kere manuelt i utvekslingspersonbildet. NB; studenter som registreres etter 1. juni kommer ikke med p? boliglista til SiO og har dermed ikke garantert bolig. Nominasjons- og S?knadsweb stenger. | ||
| Ca. 10. mai – 1. juni | Bruke utvekslingspersonbildet til ? fortsette avklaring av emne?nsker, kommunisere med studentene om emner som ikke g?r, forkunnskapskrav som m? v?re oppfylt, endring av emner etc. V?re i kontakt med andre emneleverand?rer - ogs? der studenter har emne?nsker ved et annet fakultet o.l. Se instruks for emneavklaring. | Avtaleeiere | |
| Frist 1. juni | Studentweb ?pner ca. 1. juni til f?rste runde med undervisningsopptak (avhengig av hvilken ukedag 1. juni faller p?). Emner som er avklart m? kunne velges i utdanningsplanene, dvs. UTV-emnekombinasjonene m? v?re oppdaterte. Se: FS-veiledning: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/studieelementer/endre-emnekomb.html | Fakultetene | |
| Primo juni | Beredskapsmail – sende egenerkl?ringsskjema til alle utreisende utvekslingsstudenter (nettskjema). | Alle utvekslingsstudenter f?r e-post om semesterregistrering, beredskap osv.. | SADM/(KP) |
| Medio juni (ca. 15. juni) | Avtaledag: Starte arbeid med avtalefornyelser, forberede ?pning av s?knadsweb for utreisende i august (s?knadsalternativer mm.), oppdatere nettsidene, oppdatere kontaktinformasjon i FS, etc. | Avtaledag: Avtalefornyelser, registrering av nye avtaler og forlengelser, oppdatering av kontaktinformasjon i FS, ev. sp?rsm?l rundt nominasjonsweb, opptak etc. | SK kaller inn avtaleeierne |
| Primo august | Klargj?re FS for opptak, legge inn kvitteringstekst og informasjonstekst i FS. | SK | |
| Frist 10. august | Alle avtaler skal v?re fornyet slik at de er gyldige for inn/utopptak i p?f?lgende opptaksperiode. | Avtaleeiere | |
| Frist 10. august | Avtalesidene p? nett skal v?re korrekte og oppdaterte. | Avtalesidene p? nett skal v?re korrekte og oppdaterte. | Avtaleeiere |
| Frist 10. august | Utarbeide kvitteringstekst og informasjonstekst til s?kerne til bruk i S?knadsweb. | SK | |
| Frist 10. august | Gjennomg? og revidere rutiner p? For Ansatte-sidene. | SK | |
| Medio august, ev. f?r | S?knadsweb ?pner. | SK | |
| Frist 15. september | S?knadsfrist for utreisende studenter. | SK | |
| 16. september | Sende lister til fakultetene over hvem som har s?kt flere ut-opptak. | SK | |
| Ca. 20. september | Saksbehandlerdag (arbeidsstue): Saksbehandle s?knader for utreisende studenter. | SK kaller inn avtaleeierne | |
| Ca. 22. september | Informere studentene i S?knadsweb og per epost om tilbud om utvekslingsplass. | Avtaleeier | |
| Iht. partneruniversitetets frister. | Bist? studenten i videre s?knad og kontakt med partneruniversitetet (f.eks s?knad, emner, bolig, visum). | Avtaleeier | |
| August | Opprette opptak for v?r. Legge inn kvitteringstekster og informasjonstekster i Nominasjonsweb og S?knadsweb. | SK | |
| August | Gjennomg? og revidere rutiner p? For Ansatte-sidene, og andre nettsider | SK | |
| September | Oppdatere nominasjonskontakter i FS for partneruniversitetene som melder endringer, rette feil, etc. | SK | |
| Primo september | ?pne Nominasjons- og S?knadsweb for innreisende studenter senest 15. september. H?sten 2024 ?pner vi 2. september. | SK/DIG/USIT | |
| Ca. 15. september | Sende e-post til partneruniversiteter om at nominasjonsweb er ?pen, med brukernavn og passord, samt informasjon om s?knadsfrister etc. Kopi til avtaleeiere ved UiO. | ||
| September --> | Brukerst?tte for studenter p? S?knadsweb og for partneruniversiteter p? nominasjonsweb. Besvare andre praktiske sp?rsm?l. Opprette nye brukere, endre nominasjonskontakter etter henvendelse fra partnerinstitusjoner, etc.. | SK | |
| September --> | Besvare fagn?re sp?rsm?l fra partneruniversiteter og nominerte studenter. | Avtaleiere | |
| Primo oktober | Ev. workshop avtaler: inng?else av avtaler (b?de bilaterale og Erasmus+ o.a.), fornyelse av avtaler, FS-relatert info og arbeid. | Begynne emneavklaringsprosessen basert p? informasjonen i S?knad samlebilde, ev. rapporter: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/internasjonalisering/innreisende/utveksling/emneavklaring.html. Det anbefales ? starte saksbehandlingene tidlig, samt avklare s?knader om opptak spesielle emner (bla. masteremner) f?r tilbudsbrevene sendes ut. | SK kaller inn avtaleeierne. |
| 15. oktober → | Behandle s?knad om forh?ndsgodkjenning av emner fra utreisende studenter. | Fakultetene | |
| Medio oktober | Frist 15. oktober | Purre p? manglende s?knader, dokumentasjon og emne?nsker. S?knadsfrist for innreisende studenter. Systemene holdes ?pne tom. 20. oktober for sene nominasjoner og s?knader. Kvalitetssikre data i FS. | SK |
| Ca. 20. oktober -> | Kj?re rutiner for tilbud og ja-svar i S?knad samlebilde. Bestille S-nr. | SK | |
| Ca. 20. - 23. oktober | Publisere informasjon i S?knadsweb om utvekslingsplass for studenter med komplett s?knad. | SK | |
| Ca. 20. - 23. oktober -> | Produsere opptaksbrev i FS, sende e-post. Mottak tar over kontakten med studentene mht praktiske/generelle forhold som bolig, visum osv: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/internasjonalisering/innreisende/mottak/ | SK | |
| Ca. 23. - 24. oktober -> | Kj?re rutine 159.001 for overf?ring til Utvekslingspersonbildet og tildeling av studierett for de som ligger klare i S?knad samlebilde. Suppleringsrunder kj?res fortl?pende. | SK | |
| Ca. 25. oktober | Frist for ? registrere s?kere manuelt i utvekslingspersonbildet. NB; studenter som registreres etter 31. oktober kommer ikke med p? boliglista som Knutepunktet sender til SiO 1. november. | SK/KP | |
| 1. november | Boligfrist for innreisende studenter. | KP/SiO | |
| Medio oktober – 1. desember | Fortsette avklaring av emne?nsker, kommunisere med studentene om emner som ikke g?r, forkunnskapskrav som m? v?re oppfylt, endring av emner etc. V?re i kontakt med andre emneleverand?rer - ogs? der studenter har emne?nsker ved et annet fakultet o.l. Se instruks for emneavklaring. Avslutte emneavklaringsprosessen. Det anbefales ? starte saksbehandlingene tidligere, samt avklare s?knader om opptak til masteremner f?r tilbudsbrevene sendes ut: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/internasjonalisering/innreisende/utveksling/emneavklaring.html | Avtaleeiere | |
| Primo desember | Beredskapsmail – sende egenerkl?ringsskjema til alle utreisende utvekslingsstudenter (nettskjema). | Alle utvekslingsstudenter f?r e-post om semesterregistrering, beredskap osv.. | SK |
| Frist 1. desember | Studentweb ?pner til f?rste runde med emnep?melding ca. 1.-3. desember (avhengig av hvilken ukedag 1.12 faller p?). Emnene m? kunne velges i utdanningsplanene, dvs. UTV-emnekombinasjonene m? v?re oppdaterte. Se FS-veiledning: http://www.uio.no/for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/studieelementer/endre-emnekomb.html. | Fakultetene | |
| Medio desember (ca. 15.12) | Avtaledag: Starte arbeid med avtalefornyelser, forberede ?pning av S?knadsweb for utreisende i januar (s?knadsalternativer mm.), oppdatere nettsidene, oppdatere kontaktinformasjon i FS, etc. | Avtaledag: Avtalefornyelser, registrering av nye avtaler og forlengelser, oppdatering av kontaktinformasjon i FS, avklare ev. sp?rsm?l rundt nominasjonsweb, opptak etc. | SK kaller inn avtaleeierne |
?rshjul for opptak av inn- og utreisende utvekslingsstudenter
?rshjulet oppdateres fortl?pende ved endringer. NB: Fom. h?st 2020 er frist for nominasjon og s?knad for innreisende studenter flyttet fra 1. november til 15. oktober.
Publisert 12. feb. 2013 21:27
- Sist endret 6. feb. 2024 15:59