Produsere vitnem?l og Diploma Supplement

FS690.001 Vitnem?lsdokumenter: Klargj?re utplukket

FS-modul Kvalifikasjon > Rapporter > FS690.001 Vitnem?lsdokumenter. Utgangspunkt for ? produsere alle vitnem?l og DS, b?de digitalt signerte og p? papir ved behov.

Rammen Datagrunnlag

Velg mellom

• Enkeltstudent: oppgi studentnummer eller f?dselsnummer.
• Periode: Oppgi periode for oppn?else av kvalifikasjon.
  Hak normalt av for 'Kun nye'. Det begrenser utplukket til oppn?elser som det ikke er produsert vitnem?l for tidligere (jf. felt Produsert digitalt dokument og Produsert papirdokument i Oppn?dd kvalifikasjon protokoll samlebilde).
• Vitnem?lsutsettelser: F?r da med alle studenter som er registrert med utsatt produksjon av vitnem?l. Denne tar kun med kvalifikasjoner det ikke er produsert vitnem?l for tidligere.

Rammen Kvalifikasjon

• Kvalifikasjonskode og studieprogramkode m? angis.
• Mulighet for begrensning til en enkelt studieretning

Spr?k: Norske studieprogram skal ha AUTOMATISK, engelske skal ha ENGELSK.

Ved behov kan du angi en annen dato for publisering (eller utskriftsdato p? papirvitnem?l) enn dagens dato.

• Generer vitnem?lsdata p? nytt for kvalifikasjon
  Dersom vitnem?lsdokumentasjon for kvalifikasjonen allerede er generert for gitt kull, s? kan man her velge om dette skal genereres p? nytt. Dette betyr at normalt skal det ikke v?re hake her. Hake bare hvis bakgrunndata er endret.
• Generer vitnem?lsdata p? nytt for student
  Dersom vitnem?lsdokumentasjon for kvalifikasjonen allerede er generert for gitt student/kvalifikasjonsoppn?else, s? kan man her velge om dette skal genereres p? nytt. Dette betyr at normalt skal det ikke v?re hake her. Hake bare hvis bakgrunndata er endret.
  
  Man skal alts? bare bruke disse hakemulighetene dersom man skal erstatte eksisterende vitnem?lsdokumenter. Hvis man skal generere vitnem?l p? nytt for en student vil det v?re fordi det eksisterende vitnem?let skal endres. Det kan for eksempel hende at vitnem?l har blitt feil for et helt kull p? grunn av feil tekst/data i selve kvalifikasjonsbildet eller i brevavsnitt, eller det kan f.eks. hende at en enkelt student hadde feilstavet navn i FS. Endringene kan v?re knyttet til innholdet i selve kvalifikasjonen (endringer som gjelder alle i utplukket/kullet) eller til den enkelte student og/eller vedkommendes kvalifikasjonsgrunnlag. Poenget med avhukingsboksene er at man kan p?se at ?nskede endringer blir med, eller gardere seg mot at andre typer endringer ikke blir med.

Rammen Medium

Velg enten Papir eller Digitalt. Fra 1. juni 2022 er Digitalt default p? UiO.

• Kj?r rapporten (ctrl+r eller trykk p? l?pemann-ikonet)

Etter at du har kj?rt rapporten f?r du anledning til ? velge kull/studenter:

• N?r du kj?rer rapporten er default "Alle kull", og alle studenter er haket av.
• Du kan i stedet velge ? arbeide med bare ett kull, da m? du f?lge n?ye med p? hvem som er haket av.
• Du kan velge ? fjerne hakene for de studentene du ikke vil arbeide med n?.

• Ved kj?ring av FS690.001 vil rapporten fors?ke ? finne ev. emner som er forbedret etter at kvalifikasjonen er oppn?dd. Oversikt over disse vil bli presentert i rapporten, og du f?r valg om ? automatisk oppdatere alle disse med J for forbedret resultat. Med J, vil det komme en fotnote p? vitnem?let om at karakteren er forbedret etter at graden ble oppn?dd. Alternativt kan noen av disse oppdateres manuelt i bildet Oppn?dd kvalifikasjon protokoll.
• Det er lagt inn sperre mot vitnem?lsgenerering dersom kvalifikasjonen inneholder et resultat det er klage p? ¨C markert med J for sperret mot karakterutskrift.

F?r du opp "Ukjent kull" i r?d skrift p? noen av studentene, g? til bildet Oppn?dd kvalifikasjon protokoll og sett inn kullet studenten tilh?rer.
N?r det gjelder fritt sammensatte bachelorgrader, der kull mangler siden de ikke f?r grad basert p? et fullf?rt studieprogram, setter vi p? UiO inn 2003 H?ST i stedet for ? opprette mange fiktive kull i FS.

N?r du har gjort klart utvalget du vil arbeide med, skal du:

1. f?rst lage vitnem?l, ta stilling til om du skal ha digitalt eller ogs? p? papir
2. deretter lage diploma supplement, ta stilling til om b?de digitalt og papir
3. til slutt oppdatere vitnem?l og DS produsert. Vent med den til du har produsert b?de digitalt og papir dersom du skal lage begge og det samtidig.

Gj?r deg ferdig med hvert steg f?r du g?r videre til neste. Bruk knappene til h?yre i rapporten.

P? UiO bruker vi ikke knappen 'Lag reste-karakterutskrift'

FS690.002 Vitnem?l, digitalt

Du har valgt Medium Digitalt i FS690.001.

Trykk p? knappen 'Lag vitnem?l' i FS-rapport 690.001 Vitnem?lsdokumenter. Da ?pner du rapporten FS690.002 Vitnem?l. N?r du ?pner rapporten blir det automatisk laget vitnem?l for det utvalget av studenter du gjorde i rapporten Vitnem?lsdokumenter.

Du kan flytte deg mellom hver students vitnem?l og mellom arkfanene i hvert vitnem?l for ? kontrollere at de ser riktige ut. Dersom du finner feil m? du enten rette i bakgrunnsdata eller fakultetet m? kontakte fshjelp. N?r eventuelle feil er korrigert, kj?rer du rapporten p? nytt.

Trykk p? utskriftikonet eller ctrl + P. Da starter dialogen for ? generere pdf. Du kan velge alle vitnem?lene som er med i rapporten eller bare det vitnem?let som er valgt (markert med bl?tt i FS690.002).

Digitalt signert vitnem?l

Siden du i FS690.001 valgte Medium Digitalt, dreier boksen for Generering/arkivering kun om digitalt signerte vitnem?l. Medium Digitalt er default n?r du ?pner FS690.001.

• Hake p? Arkiv¨¦r vitnem?l.
• Normalt hake p? Slett ev. tidligere digitalt signert vitnem?l. 
• Hake p? Publiser p? Studentweb.
• Hake p? Sidenummerer vitnem?let.
• Trykk p? knappen 'Generer pdf'.
• Etter at pdf-dokumentet er generert, sp?r FS om du ?nsker ? lagre n?. Svar ja dersom vitnem?lene er korrekte.
• Vitnem?let er ? finne p? Student samlebilde under fanen KvProt og p? Oppn?dd kvalifikasjon protokoll samlebilde fanen Dokumenter. En rad med strukturerte data ligger i tillegg under fanen Vitnem?lsdokumentasjon i Oppn?dd kvalifikasjon protokoll samlebilde. Studenten finner det digitalt signerte vitnem?let i Studentweb under menyvalget Dokumenter straks den digitale signaturen p? pdf-en har kommet p? plass og i Vitnem?lsportalen straks den digitale signaturen p? pdf-en har kommet p? plass og det finnes dagens dato eller tidligere dato i feltet Produsert digitalt dokument/ Produsert papirdokument p? Oppn?dd kvalifikasjon protokoll samlebilde.
• Graden kan bli delt ved resultatutveksling og i Vitnem?lportalen bare dersom vitnem?let har en produsert-dato med dagens dato eller tidligere eller det har g?tt mer enn to ?r siden graden ble oppn?dd. Se bilder i FS nyhetsbrev 3 i 2017.
• Slik ser et vitnem?l med digital signatur ut
• Trenger du ? sjekke om noen studenter har S-nummer (ikke D-nummer eller norsk f?dselsnummer) slik at de trenher vitnem?l p? papir?
  ?pne FS685.001 Oppn?dd kvalifikasjon. Sett inn filteret:
   ((mod (fodselsdato,10000)-mod(fodselsdato,100))/100>12)
  S-nummer er kjennetegnet ved f?rste siffer i m?neden er ?kt med 5 og personnummeret (de siste 5 sifrene) starter med 1 (alts?: dd[m+5]myy 1xxxx)
  Kolonnen Utskrevet i FS685.001 viser datoen som st?r eller ikke st?r (er blank) i Oppn?dd kvalifikasjon protokoll i feltet Produsert. FS-veiledning for filtrering, se /for-ansatte/arbeidsstotte/sta/fs/veiledninger/generelt/filtrering.html

  Hvis man i FS685.001 vil liste ut bare de som ikke har f?tt produsert vitnem?l, kan man bruke dette filteret:
  ((mod (fodselsdato,10000)-mod(fodselsdato,100))/100>12) and isNull( dato_utskrevet). Illustrasjon? Se referat fra Eksamensnettverket 3. mai 2022, sak 2.

FS690.002 Vitnem?l p? papir

Du har valgt Medium Papir i FS690.001.

Trykk p? knappen 'Lag vitnem?l' i FS-rapport 690.001 Vitnem?lsdokumenter. Da ?pner du rapporten FS690.002 Vitnem?l. N?r du ?pner rapporten blir det automatisk laget vitnem?l for det utvalget av studenter du gjorde i rapporten Vitnem?lsdokumenter.

Du kan flytte deg mellom hver students vitnem?l og mellom arkfanene i hvert vitnem?l for ? kontrollere at de ser riktige ut. Dersom du finner feil m? du enten rette i bakgrunnsdata eller fakultetet m? kontakte fshjelp. N?r eventuelle feil er korrigert, kj?rer du rapporten p? nytt.

Trykk p? utskriftikonet eller ctrl + P. Da starter dialogen for ? generere pdf. Du kan velge alle vitnem?lene som er med i rapporten eller bare det vitnem?let som er valgt (markert med bl?tt i FS690.002).

• Hake p? Arkiv¨¦r vitnem?l
• Normalt hake p? Slett evt tidligere vitnem?l. Dette for de tilfellene du har oppdaget at noe likevel ble feil, og at du har rettet bakgrunndataene og produserer vitnem?let p? nytt f?r dekan og fakutetsdirekt?r signerer.
• Ikke hake for Publiser p? Studentweb (siden papairutgaven i FS ikke er signert)
• Hake p? Sidenummerer vitnem?let.
• A3-ark? Hake p? Booklet rekkef?lge p? sidene. Merk at tittel p? masteroppgaver kan f? en merkelig font, s? det kan v?re lurt ? unng? A3-ark.
• Trykk p? knappen 'Generer pdf'.
• Etter at pdf-dokumentet er generert, sp?r FS om du ?nsker ? lagre n?. Svar ja dersom vitnem?lene er korrekte.
• Skriv eventuelt ut n?.
• Graden kan bli delt ved resultatutveksling og i Vitnem?lportalen bare dersom vitnem?let har en produsert-dato med dagens dato eller tidligere eller det har g?tt mer enn to ?r siden graden ble oppn?dd. Se bilder i FS nyhetsbrev 3 i 2017.

Vitnem?let blir lagret p? personen og kan finnes igjen p? Student samlebilde, fanen KvProt og Oppn?dd kvalifikasjon samlebilde protokoll fanen Dokumenter. En rad med strukturerte data ligger i tillegg under fanen Vitnem?lsdokumentasjon i Oppn?dd kvalifikasjon protokoll samlebilde. 

FS690.003 Diploma Supplement (DS), digitalt og p? papir

N?r du er ferdig med vitnem?lene i FS690.002 og har generert pdf-er (digitalt og/eller papir) og ev. skrevet ut:

• g? tilbake til FS690.001 Vitnem?lsdokumenter
• dobbeltsjekk at du fortsatt har det riktige utplukket av studenter (haker).
• trykk p? knappen 'Lag Diploma Supplement'. Da kommer du til FS690.003 Diploma Supplement.

DS med digital signatur (du har valgt Medium Digitalt i FS690.001)

• Du kan flytte deg mellom hver students DS og mellom arkfanene i hvert DS for ? kontrollere at de ser riktige ut. Dersom du finner feil m? du enten rette i bakgrunnsdata eller fakultetet m? kontakte fshjelp. N?r eventuelle feil er korrigert, kj?rer du rapporten p? nytt.
• Trykk p? utskriftikonet eller ctrl + P. Da starter dialogen for ? generere pdf med digital signatur
  

• Hake p? Arkiver Diploma Supplement
• Normalt hake p? Slett evt tidligere Diploma Supplement. Dette for de tilfellene du har oppdaget at noe likevel ble feil, og at du har rettet bakgrunndataene og produserer DS p? nytt f?r digital signering.
• Hake for Publiser p? Studentweb.
• Hake p? Sidenummerer Diploma Supplement
• Trykk p? knappen 'Generer pdf'.
• Etter at pdf-dokumentet er generert, sp?r FS om du ?nsker ? lagre n?. Svar ja dersom DS-ene er korrekte.
• Det tar rundt 10 minutter f?r den digitale signaturen er p? plass. I perioder med stor p?gang for signering kan det ta lengre tid.
• Fakultetet kan ogs? kan produsere digitale DS for eldre grader.

DS p? papir (du har valgt Medium Papir i FS690.001)

• Skriv inn navnet og funksjonen (normalt "Faculty Officer") p? den som skal skrive under p? DS-et i egne felter ?verst til venstre i rapporten.
• Du kan flytte deg mellom hver students DS og mellom arkfanene i hvert DS for ? kontrollere at de ser riktige ut. Dersom du finner feil m? du enten rette i bakgrunnsdata eller fakultetet m? kontakte fshjelp. N?r eventuelle feil er korrigert, kj?rer du rapporten p? nytt.
• Trykk p? utskriftikonet eller ctrl + P. Da starter dialogen for ? generere pdf.

• Hake p? Arkiver Diploma Supplement
• Normalt hake p? Slett evt tidligere Diploma Supplement. Dette for de tilfellene du har oppdaget at noe likevel ble feil, og at du har rettet bakgrunndataene og produserer DS p? nytt f?r signering.
• Ikke hake for Publiser p? Studentweb.
• Trykk p? knappen 'Generer pdf'.
• Etter at pdf-dokumentet er generert, sp?r FS om du ?nsker ? lagre n?. Svar ja dersom DS-ene er korrekte.
• Skriv eventuelt ut n?.

DS-et blir lagret p? personen og kan finnes igjen Student samlebilde, fanen KvProt og Oppn?dd kvalifikasjon samlebilde protokoll fanen Dokumenter. Studenten finner det digitalt signerte DS-et i Studentweb under menyvalget Dokumenter straks den digitale signaturen p? pdf-en har kommet p? plass og i Vitnem?lsportalen straks den digitale signaturen p? pdf-en har kommet p? plass og det finnes dagens dato eller tidligere dato i feltet Produsert digitalt dokument/ Produsert papirdokument p? Oppn?dd kvalifikasjon protokoll samlebilde. Arkiverte papirversjoner av DS blir sogs? ynlig for studenten i Vitnem?lsportalen, ogs? n?r du ikke har hake for Publiser p? Studentweb, men da er de uten (bl?penn)signatur.

FS690.001 Vitnem?lsdokumenter: Oppdat¨¦r vitnem?l og DS produsert

• G? tilbake til FS690.001 Vitnem?lsdokumenter. Dobbeltsjekk at du fortsatt har det riktige utplukket av studenter (haker).
• Trykk p? knappen 'Oppdat¨¦r vitnem?l og DS produsert' i FS690.001 Vitnem?lsdokumenter etter at dokumentene i FS690.002 og FS690.003 er produsert. Da blir det blant annet satt inn dato i feltet Produsert digitalt dokument og/eller Produsert papirdokumement i Oppn?dd kvalifikasjon protokoll samlebilde. Datoen blir satt f?rste gang du lagrer et vitnem?l, og trykker p? knappen 'Oppdat¨¦r vitnem?l og DS produsert'. Dersom du f.eks. f?rst lager et digitalt vitnem?l, og s? en tid senere ogs? lager et p? papir, kommer datoen for de respektive modusene. 
  • Dato i feltene for Produsert i Oppn?dd kvalifikasjon protokoll samlebilde medf?rer at
    • du slipper ? f? med dette vitnem?let neste gang du velger Kun nye i FS670.001
    • graden blir synlig i Vitnem?lsportalen og ved resultatutveksling FS-institusjonen i mellom. Se f?r?vrig noen detaljer i FS nyhetsbrev 3 i 2017.
    • digitalt signert vitnem?l og DS blir synlig og delbart for studenten i Vitnem?lsportalen fra 15. juni 2021 dersom du har valgt det 690.001 og laget det i 690.002 og/eller 690.003.

Send gratulasjonsbrev til dem som kun f?r digitale vitnem?l

• Dersom det i listen med kandidater er noen med r?d skrift som du vil unnta fra gratulasjonsbrev, gj?r f?lgende: H?yreklikk n?r du st?r i listen og velg Filtrer og skriv inn:
  velg = 1
  Dette filteret gj?r at bare de med hake kommer med i rapporten. Trykk OK, s? sitter du alts? bare igjen med de studentene som skal f? gratulasjonsbrev.
  (Les ogs? "Hva om noen studenter skulle klage p? et eksamensresultat?" nederst p? Kvalifikasjon)

• H?yreklikk i navnelisten i FS670.001 og velg Lag brev/meldinger (FS210.001) 

• Velg brevtype:
  - SADM GRATULERER-GRAD 1, beregnet p? de som oppn?r grad.
  - SADM GRATULERER 1, beregnet p? f.eks. ?rsenheter som ikke skal ha DS.

• ?pne meldingsinnstillinger med control-i eller menyknappen
  Det skal v?re hake i arkiver meldingen OG i feltet Publiser meldingen p? Studentweb

• Velg medium for utsending: E-post: 0 Brev: 1 SMS: 0, Hak av for Send til digital postkasse. Trykk OK.

• Trykk p? fliken som heter Brev, og ta en kikk p? at brevet ser fint ut
  Skriv ut, med control-p eller menyknappen

• De studentene som har opprettet digital postkasse f?r brevet et dit. De resterende m? du skrive ut p? papir: Skriv ut. NB: to-sidet utskrift passer ikke for disse brevene.

• Brevet blir ogs? ? finne i dokumentarkivet i FS og s?ledes ogs? for studenten i Studentweb.

• Du kan lese mer p? Sikts veiledning for ? sende brev fra FS 

FS690.001 Vitnem?lsdokumenter: Vitnem?lsutsettelser

1. G? til FS690.001 Vitnem?lsdokumenter og velg riktig kvalifikasjon.

2. Velg Datagrunnlag Vitnem?lsutsettelser og kj?r rapporten.
- R?d skrift viser vitnem?l som er utsatt og der vi ikke har kommet til angitt utskriftsdato enn?.
- Utsatte vitnem?l der vi har kommet til tidligst angitte utskriftdato fremkommer i avhaket i rapporten og uten r?d skrift.
- Ved kj?ring av FS690.001 vil rapporten fors?ke ? finne ev. emner som er forbedret etter at kvalifikasjonen er oppn?dd. Oversikt over disse vil bli presentert i rapporten, og du f?r valg om ? automatisk oppdatere alle disse med J for forbedret resultat i bildet Oppn?dd kvalifikasjon protokoll. Alternativt kan noen av disse oppdateres manuelt i bildet Oppn?dd kvalifikasjon protokoll.
- Emner som er forbedret etter at kvalifikasjonen er oppn?dd, og som har J for forbedret resultat i bildet Oppn?dd kvalifikasjon protokoll, kommer p? vitnem?let med en fotnote med teksten "Karakteren er forbedret etter at graden ble oppn?dd".

3. Fortsett arbeid slik som beskrevet for

• FS690.002 Vitnem?l
• FS690.003 Diploma Supplement
• FS690.001 Vitnem?lsdokumenter: Oppdat¨¦r vitnem?l og DS produsert

4. Skriv ut.