Forh?ndsgodkjenning av utveksling i FS

Dette er en kort instruks for personer som arbeider med forh?ndsgodkjenning av utveksling og som skal registrere studenter som reiser p? egenh?nd.

Alle studenter som er innstilt til en utvekslingsplass i utlandet vil ha en forekomst i Utvekslingspersonbildet i Utvekslingsmodulen. Forh?ndsgodkjenning m? sees i sammenheng med utveksling. Utvekslingsmodulen sees derfor i sammenheng med Godkjenningsmodulen. All forh?ndsgodkjenning, enten man er p? avtale eller reiser p? egen h?nd, skal derfor registreres p? samme m?te.

Registreringsinstruksen under er for de som skal registrere studenter som ikke har s?kt via S?knadsweb og som reiser p? egenh?nd/utenom en av UiOs utvekslingsavtaler.

I bildet Utvekslingsperson i Utvekslingsmodulen: Sjekk f?rst om studenten ligger som utvekslingsperson fra f?r. Registrer deretter f?lgende opplysninger (husk ? st? i registreringsmodus):

  1. F?dsels- og personnr (navn kommer da automatisk)
  2. Periode dato (bruk standardiserte datoer: 01.01.2023/30.06.2024/01.08.2023/31.12.2023 osv)
  3. Utreisende: UT
  4. Utvekslingsprogram (her registreres typen utvekslingsprogram – sett koden INDIVID hvis studenten reiser p? egen h?nd eller koden EKSHJEMME hvis studenten reiser p? avtalt opphold ute, men tar eksamen hjemme)
  5. Internt sted (185 – fak.nr – instnr – gruppenr eller 185- faknr – 0 – 0)
  6. Eksternt sted: Marker feltet og trykk Ctrl + T. N? f?r du opp et s?knadsfelt. Du kan s?ke p? land og/eller institusjon (deler av navnet holder). N?r du har funnet institusjonen, trykker du p? knappen Bruk. OBS: Hvis institusjonen ligger inne med to el. flere nummer, bruk det med 8 siffer! Skriv s? inn tallet null i de resterende gule feltene under eksternt sted.
  7. Periode semester: V?R 2023-V?R 2023 for de som reiser ut i v?rsemesteret osv (n?r feltet er bl?tt betyr det at det anbefales sterkt ? fylle det ut).
  8. Kategori: Student
  9. Studieprogram: for eksempel HFB-EAS

Opplysninger som overf?res automatisk til Godkjenningssak samlebilde i Godkjenningsmodulen s? snart opplysningene over er lagret:

  1. Saksnummer (saksnr 1 hvis ingen godkjenningssak fra f?r)
  2. Type godkjenningssak: FORH?ND
  3. Saksstatus: UBEHANDLET
  4. I feltet Merknad: Generert automatisk – Utvekslingssak <periode>
  5. Opprettet og endret: Av hvem og n?r (samsvarer med Utvekslingspersonbildet)

I tillegg genereres det automatisk en forekomst i eksternstudiumbildet med f?lgende informasjon (forutsatt at dette er registrert i Utv.personbildet):

  1. Ekst.stud l?penummer (1 hvis ingen andre forekomster)
  2. Land: landet institusjonen ligger i
  3. Institusjonsnr (samme som eksternt sted)
  4. Utvekslingsprogram: Program for utvekslingen, f.eks: INDIVID
  5. Merknad: Generert automatisk – Utvekslingssak <periode>

Godkjenningssaken er da ogs? knyttet til eksternstudiet.

Saken saksbehandles s? p? vanlig m?te. Les n?ye om hvordan forh?ndsgodkjenningssaken m? v?re registrert.

N?r studentene kommer hjem:

Se egen veiledning for hva du m? registrere

FS-rapport

FS800.003 Godkjenningssak – saksbehandling kan f.eks. vise forh?ndsgodkjenningssaker man har behandlet ved et fakultet i en viss periode og f.eks. ubehandlede saker.

Utvekslingsstudenter som trekker seg skal legges inn i Utvekslingspersonbildet i feltet Utvekslingsstatus med kode TRUKKET. G? ogs? til Godkjenningssak samlebilde og sett TRUKKET i feltet Status behandlet. Dette g?r ikke automatisk. 

Publisert 20. mars 2009 09:31 - Sist endret 28. aug. 2023 10:29
Del p? e-post