Ved UiO m? alle som ?nsker ? dra p? utveksling s?ke p? en gyldig avtale via S?knadsweb. De fleste innreisende studenter blir nominert p? en avtale via Nominasjonsweb. Seksjon for studiekvalitet sender e-post hvert semester i forkant av opptaket der man minner fakultetene p? ? fornye avtaler som g?r ut i utvekslingsperioden (samt melde fra til Seksjon for studiekvalitet om eventuelle nye avtaler som skal ut p? S?knadsweb - for utreisende studenter).
Utreisende studenter
Saksbehandlingen for utreisende er delt mellom Seksjon for studiekvalitet som tar opptaket til "sine" avtaler (de sentrale bilaterale avtalene og Nordlys), og fakultetene og instituttene som tar opptaket til avtalene de eier (fakultetenes bilaterale avtaler, samt Erasmus+ og Nordplus).
Etter at s?knadene om utveksling har blitt saksbehandlet av Seksjon for studiekvalitet og fakultetene f?r studentene ett tilbud de takker ja eller nei til (enten i S?knadsweb eller i noen tilfeller direkte til fakultetet som eier avtalen). Etter at alt er ferdig registrert i FS (av hhv. Seksjon for studiekvalitet og de saksbehandlene fakultetene), kj?rer Seksjon for studiekvalitet rutinen 159.001 for overf?ring til Utvekslingsmodulen – Utvekslingspersonbildet. Det er kun studentene som har takket ja til tilbud om utveksling som blir overf?rt.
For studenter som reiser p? bilaterale avtaler blir alle relevante felt fylt ut med korrekte data ved overf?ringsrutinen. For Erasmus, Nordplus og Nordlys er det imidlertid ikke slik, her setter rutinen en standard generert dato for utvekslingen i feltene Periode, for eksempel 01.01.2019 – 30.06.2019. Stipender til studentene p? disse programmene blir utbetalt p? bakgrunn av informasjon i dette feltet, samt i feltet Antall m?neder. Informasjon til dette siste feltet blir ikke overf?rt fra Opptaksmodulen.
Dette betyr at studiekonsulentene ved de forskjellige instituttene m? inn ? rette p? disse to feltene manuelt. Det g?r ut en p?minnelse fra Seksjon for studiekvalitet om dette hvert semester i god til f?r rapportering. Erfaringsmessig skjer en del feilregistrering, noe vi pr?ver ? b?te p? ved hjelp av mer styrt oppl?ring og informasjon. Selv om en studiekonsulent fyller ut feil, har man ogs? kvalitetssikret informasjonen gjennom en kontrakt studenten selv skriver under p? f?r avreise. Informasjon om oppholdet (utvekslingsprogramtype, utenlandsk universitet og til-/fra-datoer for utvekslingsoppholdet) i denne kontrakten hentes direkte fra Utvekslingspersonbildet i FS. Informasjon om studenter som har mottatt stipend blir dessuten sjekket en siste gang av Seksjon for studiekvalitet f?r innrapportering av brukte stipendmidler til donor.
Det er viktig ? registrere i utvekslingspersonbildet derom studenten trekker seg eller avbryter oppholdet. Vi ser klart en forbedring av denne registreringen etter UiO innf?rte sin Beredskapsplan for utreisende studenter.
All informasjon blir endelig kvalitetssikret f?r innrapportering til DBH, gjennom diverse kontrollrutiner foretatt av FS sentralt. Uregelmessigheter blir sjekket og rettet opp av opptaksansvarlige i Seksjon for studiekvalitet.
Se Rutiner for utreisende utvekslingsstudenter
Innreisende studenter
Innrapportering av innreisende utvekslingsstudenter omfatter to kategorier studenter:
- Innreisende utvekslingsstudenter (studenter som kommer for ? ta delstudier ved UiO)
- Tidligere: studenter som er tatt opp til hele grader med stipend (Kvoteprogrammet og NOMA)
FS brukes som hovedverkt?y for opptak av begge kategoriene studenter.
Innreisende utvekslingsstudenter
Opptaket av innreisende studenter koordineres av Seksjon for studiekvalitet, og gj?res i 澳门葡京手机版app下载 med fakultetene og instituttene (avtaleeierne).
Innreisende studenter som kommer p? semesterutveksling gjennom Erasmus+, Nordplus/Nordlys, EEA-, bilaterale og UiO-avtaler nomineres av sin hjemmeinstitusjon i UiOs nominasjonsweb. Studentene s?ker deretter i S?knadsweb (velger fakultet og ev. niv?, samt melder inn emne?nsker). Studenter som har s?kt, lastet opp tilstrekkelig dokumentasjon og som dekker opptakskravene gis tilbud om opptak og overf?res til utvekslingspersonbildet med FS-rutine 159.001.
Overf?ringsrutinen 159.001 setter en standard dato for utvekslingen, for eksempel 01.01.2019 – 30.06.2019, i feltet Periode. Dette betyr at avtaleierne m? inn ? rette p? periodefeltene manuelt for studenter med avvik fra denne perioden (feks. praksisopphold av kortere varighet).
Noen studenter registreres ogs? manuelt direkte i utvekslingspersonbildet av enheten selv (studenter som kommer utenom fristene, eller som skal Erasmus+ praksis eller korttidsmobilitet.
Seksjon for studiekvalitet vil i god tid f?r rapportering sende ut p?minnelse per epost til avtaleeierne om at de m?:
- sjekke og ev. korrigere datoer for studenter som har hatt utvekslingsopphold ved UiO p? mindre enn tre m?neder (feks. praksisstudenter)
- sjekke at EEA-studenter ikke er registrert som erasmusstudenter
- sjekke at PhD-studenter ikke er registrert med studentrettigheter
- legge inn trekk eller avbrudd der dette ikke allerede er gjort.
Uregelmessigheter blir sjekket og rettet opp av opptaksansvarlig ved Seksjon for studiekvalitet. I tillegg vil all informasjon bli endelig sikret f?r innrapportering til DBH gjennom diverse kontrollrutiner utf?rt i 澳门葡京手机版app下载 med Seksjon for digitale tjenester.
Se Opptak av innreisende utvekslingsstudenter gjennom Nominasjons- og S?knadsweb
Kvote- og NOMA-studenter
Studentene som er tatt opp til hele grader gjennom Kvote og NOMA er behandlet gjennom S?knadsbildet i FS av opptaksansvarlige i Seksjon for studiekvalitet. Seksjon for studiekvalitet er ansvarlig for all registrering av disse i Utvekslingspersonbildet og kvalitetetssikrer dataene f?r rapportering. Disse programmene er nedlagt og erstattet av mobilitetsprogrammet NORPART. Registreringen av disse studentene ivaretas av egen ansatt i Seksjon for studiekvalitet.
Generelt om kvalitetssikring av data
Registreringen i S?knad samlebilde/utvekslingspersonbildet er utgangspunkt for all informasjon som sendes til studentene, inkludert opptaksbrev, informasjon om bolig, visum osv.
Feilregistreringer eller manglende registreringer blir normalt raskt oppdaget fordi studentene selv gir tilbakemeldinger p? feil og mangler – senest i l?pet av semesterstart.
Registreringen i S?knad samlebilde/utvekslingspersonbildet er ogs? grunnlag for andre FS-registreringer, som tildeling av studierett og registrering av ev. fritak for betaling av semesteravgift. Kun studenter som ligger som AKTIV i utvekslingspersonbildet blir registrert i bildet Utenlandsk Person, som igjen er utgangspunkt for tildeling av brukernavn og passord, informasjonsmateriell etter ankomst osv.
Seksjon for studiekvalitet kvalitetssikrer dataene i S?knad samlebilde/utvekslings-personbildet, og rutiner for studierett/fritak for semesteravgift kj?res i 澳门葡京手机版app下载 med Seksjon for digitale tjenester. Feil i feks. utvekslingsprogramtype, studieprogram etc. vil som oftest oppdages i l?pet av semesterstart. I den grad det likevel forekommer feil, skyldes dette prim?rt manglende funksjonalitet i nominasjonsweb, i tillegg til svikt i rutinene ved institutter og fakulteter.
Oppl?ring
For ? sikre kvaliteten p? informasjon lagt inn av ansatte ved institutter og fakulteter, arrangerer Seksjon for studiekvalitet avtaledag to ganger i ?ret, samt arbeidsstuer i forbindelse med utreisendeopptakene. I tillegg kan man kontakte Seksjon for studiekvalitet for veileding i bruk av Utvekslingsmodulen. Fakultetene og instituttene kan finne informasjon i om rutiner og prosedyrer for alle felt innen internasjonalisering av studier, inkludert detaljert informasjon om rutinene i forbindelse med bl.a. opptak og FS-registreringer, p? Studieavdelingens "For ansatte-sider".