Utviklings?nske 8/2015: Felt for stedkoden for emne i und.enhet og und.akt samlebilde
Fortsettelse av sak fra juni-m?tet 2015
Dato: 20.5.2015
?nsket av MN (RT#1800518)
Behov for oppslag, ikke bare av emne, men for enhet (institutt/fakultet) i undervisningsenhetsamlebilde & undervisningsaktivitetsamlebilde. Dette vil lette det n?dvendige studieadministrative arbeidet i modulen.
N?rmere oppklaring rundt behovet fra MN:
En del av begrunnelsen er ?nske om et best mulig kvalitetssikret arbeid. N?r jeg over midnatt n?r undervisningsp?meldingsfristen er g?tt ut m? endre p?meldingsfristen for v?re masteremner hvor enhetene kj?rer opptaket selv, og det i dag ikke er mulig ? hente frem undrevisningsenhetsforekomster ut fra stedkode, risikerer jeg ? endre ogs? for enheter som ikke h?rer til MN. Hadde v?rt supert ? slippe dette usikkerhetsmomentet:)
Anbefaling fra AF
Det er mulig ? filtrere und.enhet samlebilde p? stedkode. Merk at denne stedkoden er den studieansvarlige stedkode og ikke den administrativt ansvarlige stedkoden man normalt vil bruke, men at det kun er noen ytterst f? tilfeller der det er avvik p? disse. For ? bruke filter klikker man med h?yreknapp i bildet og velger filter. S? kan man bygge opp filter selv, eller klippe inn f?lgende filter for (bytt ut stedkode med passende nummer):
- fakultet - faknr_reglement = 15
- institutt - faknr_reglement = 15 and instituttnr_reglement = 5
- gruppe - faknr_reglement = 14 and instituttnr_reglement = 32 and gruppenr_reglement = 40
Filteret er lenket opp som eksempel i veiledningen for filtrering.
Forslaget st?ttes derfor ikke n?.
- Bilder i FS er ikke laget for manipulasjon av store mengder forekomster, men heller registrering for enkeltforekomster. Dersom man skal kontrollere og eventuelt oppdatere st?rre mengder data (f.eks frister p? und.enhet) skal man bruke rapporter og rutiner, for at arbeidet skal v?re sikkert og effektivt. Dersom dagens rapporter og rutiner ikke er dekkende for behovet b?r man heller utbedre disse.
- S?k og navigering p? stedkode i undervisningsaktivitet samlebilde vil v?re tiln?rmet umulig p? emner som har mer enn bare forelesning.
Utviklings?nske 10/2015: Opptak til UIOMASTER: ny rangeringslikhetstype for ?Underrepresentert kj?nn?
Dato: 25.8.2015
?nsket av AF/SOT
Modul: Opptak
Behov og begrunnelse: I forbindelse med opptak til UIOMASTER har vi behov for en ny rangeringslikhetstype for ?Underrepresentert kj?nn?.
Forskrift om lokale opptak til UiO § 6-1 (4) sier at underrepresentert kj?nn er et av flere kriterier for rangering ved poenglikhet.
Hvordan l?ses dette i dag: Rangering p? kj?nn ved poenglikhet gj?res i dag ved manuelle kj?ringer/sql.
L?sningsforslag: FSAT lager en rangeringslikhetstype for ?Underrepresentert kj?nn?.
UiO ble i p? m?tet Planleggingsgruppen 10. og 11. november 2015, sak 5.e., bedt om ? utdype l?sningsforslaget "FSAT lager en rangeringslikhetstype for Underrepresentert kj?nn".
Utdyping sendt inntil fs-support 26.11.2015:
Vi mener at algoritmen skal fungere slik at dersom det er poenglikhet i opptakskj?ringen (dvs. at det er en eller flere s?kere som har samme poengsum som den siste som f?r tilbud) p? et s?knadsalternativ og det finnes et underrepresentert kj?nn blant de som f?r tilbud (minst én f?rre), skal det underrepresenterte kj?nn rangeres h?yest ved poenglikhet for rangeringsregelverk der vi har lagt inn at rangeringslikhetstype "Underrepresentert kj?nn" skal gjelde.
Vi har behov for denne rangeringslikhetstypen raskt, og prioriterer den p? UiOs ?rsverk i 2015.
Utviklings?nske 11/2015: Kvalifikasjonsmodulen: Navnehistorikk
Dato: 28.6.2015
?nsket av HF (RT#1906049)
Modul: Kvalifikasjon
Bakgrunn og begrunnelse
Vi har p? HF til dels ganske hyppige navneendringer p? program, noe som skaper litt merarbeid n?r vi skal skrive ut vitnem?l. N?r vi n? ogs? f?r gradstitler p? bachelor som inneholder programnavnet er det ekstra prek?rt ? f? meldt inn dette ?nsket. I bildet "Studieprogram" i modul "Studieelementer" finnes en mulighet for ? registrere navnehistorikk og knytte dette til en bestemt periode. Noe tilsvarende finnes ikke i bildet "Kvalifikasjon" i kvalifikasjonsmodulen. Dette inneb?rer at vi manuelt m? inn ? endre kvalifikasjonsnavnet slik at det samsvarer med programnavnhistorikken. Jo mer manuelt man m? passe p?, jo st?rre sjanse blir det for at det oppst?r feil i vitnem?lsprosessen. Vi vil tro at dette b?r kunne ordnes ved at man f?r samme mulighet til ? registrere navnehistorikk ogs? p? kvalifikasjonen.
Det f?lger ogs? av navneendringene at vitnem?lstekstene som beskriver programmene ofte m? endres manuelt, all den tid vi omtaler program- og/eller studieretningsnavn i denne teksten. G?r det an ? utvikle en l?sning der vi kan legge inn en tekst for en bestemt periode, og en ny tekst til neste periode osv.? Det sammen poenget gjelder helt konkret ogs? for feltet "Tilleggsopplysninger (6.1)" i DS-teksten, hvor vi som standard har registrert det engelske kvalifikasjonsnavnet, og manuelt m? endre dette.
L?sningsforslag
Mulighet til ? registrere navnehistorikk b?de for vitnem?l og DS, og knytte historikken til bestemte perioder
- b?de p? kvalifikasjonsnavnet
- og p? vitnem?lstekstene
Besparelse med endringsforslaget
Dersom vi hadde f?tt p? plass disse tingene, ville dette effektivisere vitnem?lsarbeidet betraktelig, samt minsket faren for registreringsfeil. Enklere arbeid og bedre kvalitet med andre ord.
Anbefaling fra AF
AF st?tter navnehistorikk. AF sjekker f?r m?tet om det er mulig ? legge inn et flettefelt i DS-felt 6.1
Utviklings?nske 12/2015: Egen vitnem?lsvariant for fellesgrader
Modul: Kvalifikasjon
Felles ?nske fra UiO og UiB. Oppf?lging av UHRs vitnem?lsgruppe m.m. UiB har tatt opp problemstillingen i It learnings diskusjonsforum for FS. Det foreliggende forslaget er basert p? UiBs og UiOs innlegg.
Begrunnelse og beskrivelse
- Mer effektivt opplegg for ? utstede fellesgradsvitnem?l
- ?kt kvalitet p? fellesgradsgradsvitnem?l
- Gjenbruk av eksisterende l?sninger
Flere institusjoner koordinerer fellesgrader og har behov for en smidigere l?sning for ? skrive ut vitnem?l for disse.
Det er i dag administrativt sv?rt tungt ? lage vitnem?l for studenter p? fellesgrader (hvor det skal utstedes felles vitnem?l) og felles studieprogram (hvor flere institusjoner administrerer er ansvarlig for og administrerer studieprogrammet). Vitnem?let skal i en del tilfeller framst? som ett felles vitnem?l – utstedt av flere institusjonene.
Den nye vitnem?lsl?sningen i FS er tilpasset ordin?re vitnem?l utstedt for institusjonenes egne grader. De justeringene vi foresl?r dreier seg derfor om innholdspunktene som h?rer til gradsutstedende institusjon, slik at vitnem?let f?r et mer helhetlig felles preg.
L?sningsforslag
Vitnem?lets side 1 og 2 er egne brevavsnitt. Med en egen brevtype kan de lett skreddersys for fellesgrader.
Vi ?nsker en funksjon for fellesgrader som tilsvarer den som allerede er implementert for ph.d.-vitnem?l: et ja/nei-felt i bildet ?Kvalifikasjon? som styrer om vitnem?let for kvalifikasjonen skal v?re et fellesgradsvitnem?l, dvs. at tilpasningene vi foresl?r nedenfor skal brukes.
I en fellesgradsvariant b?r det for vitnem?lets side 3 gj?res f?lgende justeringer:
- Bort med logo og institusjonsnavn i headingen, slik at det bare gjenst?r ?transcript of records?.
- Institusjonens egne emner b?r ha institusjonens navn i parentes, slik at de fremst?r p? samme m?te som innpassede emner.
- Den generelle teksten om studiepoeng- og karaktersystem og karakterfordeling tas bort. Institusjonene kan selv passe p? ? f? med denne informasjonen p? vitnem?lets side 2.
Det er n?dvendig ? gj?re tilsvarende justeringer i DS-rapporten, punkt 4.3:
- Institusjonens egne emner b?r ha institusjonens navn i parentes.
- Den generelle teksten om studiepoeng- og karaktersystem og karakterfordeling tas bort. Institusjonene selv kan passe p? ? f? med denne informasjonen i relevante felter p? DS.
P? vitnem?let kan sidenummereringen velges bort i utskriftsdialogen, noe som ?pner for innstikk. Dette b?r innf?res ogs? p? Diploma Supplement, slik at man kan supplere eller erstatte punkt 8 om utdanningssystemet.
Vurdering av konsekvenser
Bedre og smidigere opplegg for utstedelse av fellesgradsvitnem?l.
Vurdering av juridiske forhold
Vi ser ingen juridiske problemstillinger ved forslaget. Det er naturlig ? se forslaget som en oppf?lging av UHR-arbeidet som har foreg?tt b?de om fellesgrader og vitnem?lsmal.
Utviklings?nske 13/2015: Utvekslingsmodulen: Erasmus-koden som Vis valg i FS-rapport 270.001 Utvekslingsperson
Dato: 9.10.2015
?nsket av AF/SOT
Modul: Utveksling
Behov og begrunnelse
UiO trenger informasjon om Erasmus-koden (ERASMUSINSTKODE i tabell INSTITUSJON) n?r det skal rapporteres Erasmus-mobilitet videre til Mobility Tool.
Det er pr. i dag ikke mulig ? f? ut denne informasjon i rapport 270.001. Informasjonen kan kun hentes fra Utvekslingspersonbildet, hvor det er et felt med informasjon om Erasmus-koden (Institutional Erasmus ID Code) til det enkelte partneruniversitetet.
Hvordan l?ses dette i dag
I Utvekslingspersonbildet ligger det et felt med informasjon om Erasmus-koden (Institutional Erasmus ID Code) til det enkelte partneruniversitetet, og kodene hentes ut i excel fra dette bildet.
Forslag til ny l?sningsforslag
ERASMUSINSTKODE i tabell INSTITUSJON som Vis valg i FS270.001Utvekslingsperson, med mulighet til ? filtrer og sortere p? ERASMUSINSTKODE
Forenkle arbeidet
Det vil forenkle jobben med hente ut de n?dvendige data.
Utviklings?nske 14/2015: Opptak til UIOMASTER: Utvide antall tegn i kommentarfeltet i bildet Grunnutd.
Dato: 9.10.2015
?nsket av AF/SOT
Modul: Opptak
Begrunnelse
I forbindelse med saksbehandling i UIO sitt felles masteropptak har saksbehandlerne noen ganger behov for ? kunne utdype innholdet i en s?kers opptaksgrunnlag/bachelorgrad. N?r s?kers opptaksgrunnlag har blitt vurdert individuelt, og i saker der masteremner inng?r i opptaksgrunnlaget, registrere saksbehandler utfyllende informasjon i kommentarfeltet i fanen/bildet Grunnutd. I de tilfellene hvor masteremner er en del av opptaksgrunnlaget blir disse emnene registrert for ? unng? at de skal kunne innpasses i mastergraden som s?ker tar ved UiO.
Hvordan l?ses dette i dag
I dag har kommentarfeltet kun plass til 250 tegn, og saksbehandler m? f? med det essensielle ved ? forkorte, og kutte ord og setninger.
Forslag til ny l?sning
Utvide antall tegn i feltet KOMMENTAR i tabell SOKNAD_OPPTAKSGRLAG/STUDPROGSTUD_OPPTAKSGRLAG fra 250 til 1000.
Forenkle arbeidet
Det vil gj?re det enklere for saksbehandler ? skrive forst?elige kommentarer n?r s?kers opptaksgrunnlag har blitt vurdert individuelt, og i saker der masteremner inng?r i opptaksgrunnlaget.