Utdanningsplanen til en student er definert av kartotekkortet (heretter kalt "flippen") "emne" under bildet "studieprogramstudent samlebilde". Forhåpentligvis stemmer denne stort sett overens med den emnekombinasjonen som gjelder for studenten.
Jeg har valgt å dele bruksanvisningen opp i tre deler, en for selve emnekombinasjonen, en for den enkelte students utdanningsplan og til slutt en for endringer av programplaner. Selv om dette er satt under tre overskrifter er det selvsagt en sammenheng mellom dem.
Emnekombinasjonen
Hvilken emnekombinasjon som gjelder for et gitt kull på et gitt studieprogram ser du fra "studieelementer-bilder-studieprogram". Søk da opp det aktuelle studieprogrammet, f.eks. MNB-BIO. Under flippen "emnekombinasjon" ser du at studentene fra H2003 til V2005 tilhører emnekombinasjonen MNB-BIO2, og fra kull H2005 tilhører emnekombinasjonen MNB-BIO. Det betyr at det høsten 2005 ble gjort såpass store endringer i emnekombinasjonen at man valgte å ha en emnekombinasjon til hver "kullperiode". Dersom man kan unngå det er det det beste, men av og til er det det eneste enkle.
For å se hvordan den aktuelle emnekombinasjonen ser ut, se på "studieelementer-bilder-emnekombinasjon" og hent opp den aktuelle emnekombinasjonen for det aktuelle kullet på studieprogrammet, f.eks. MNB-BIO (bachelorstudenter i biologi fra og med H05-kullet). Her ser du at det til høyre i bildet kommer opp et "tre", der MNB-BIO-OBL, MNB-BIO-VALG1, MNB-BIO-VALG2 og MN-40FRIE ligger under MNB-BIO. Det gjør de fordi de er lagt inn under flippen "emnekombinasjon", og dette betyr at studenten må oppfylle kravene til alle fire underkombinasjonene for at kravet til hele MNB-BIO skal være oppfylt (så lenge det står N på veivalg).
På emnekombinasjonen MNB-BIO-OBL er det lagt inn hvilke emner som er obligatoriske i graden (for alle studieretningene der det er aktuelt). Hvert emne har en linje der man legger inn hvilke semestre studenten skal kunne velge å legge emnet i studentweb og hvilket semester emnet normalt tas/automatisk legges inn i planen hvis studenten ikke spesifiserer noe annet. Her velges også valgstatus. Dersom emnet er obligatorisk velges O, og det er normalt bare det som legges under "OBL-kombinasjonene".
Feltet "Default emnekategori" er satt til 120SP siden disse emnene vil være en del av de programdefinerte emnene av minst 120 studiepoengs omfang. Dette kan også settes under hvert enkelt emne, slik det er gjort for EXPHIL03.
Dersom man har et krav om valg mellom flere emner gjøres dette som i MNB-BIO-VALG1. Dette er helt likt forrige bilde, men nå er ikke Valgstatus O, men f.eks. ETT dersom man skal velge (minst)ett av en samling emner. Dersom studenten også ønsker å ta et av de andre emnene må det legges inn i planen som fritt emne e.l.
Den siste emnekombinasjonen under MNB-BIO er MN-40FRIE. Kontakt fakultetet hvis dere ønsker endringer i disse frie emnekombinasjonene, da flere programmer bruker disse. Denne kombinasjonen består av alle emner i studienivåintervall 0-390 ved UiO som studenten har studierett til. Det er i realiteten ikke noen forskjell mellom MN-10FRIE, MN-20FRIE etc., men navnene er der av historiske årsaker.
Noen programmer har mer eller mindre formelle studieretninger. Et eksempel er MNB-MBK. Da legger man inn en veivalgskombinasjon, som MNB-MBK-RETN. J på veivalg på denne betyr at nå må ikke studenten lenger oppfylle alle de tre underemnekombinasjonene, men velge en av dem (altså velge en, ikke flere, studieretning).
Dersom det settes J på "Endre veivalg selv" kan studenten velge studieretningen på Studentweb (og også ombestemme seg der senere...) Når de gjør det kommer dette valget inn på flippen Emnekomb i student samlebilde. Dersom det også er lagt inn noe på "澳门葡京手机版app下载etning" på den aktuelle emnekombinasjon (som f.eks. MNB-MBK-MOL), vil studenten få oppdatert denne studieretningen som studieretning på Student samlebilde. Dersom man ved et tidspunkt ikke ønsker at studenten skal kunne endre studieretning kan man hindre dem å gjøre det ved å sette J på Sperr sletting i den aktuelle emnekombinasjonen på flippen emnekomb i student samlebilde.
En slik struktur kan også utvides med flere nivåer dersom det ønskes. Se f.eks. MAEC for et temmelig komplekst (men logisk) eksempel.
Endring av programplan
Dersom programplanen endres, må disse endringene også overføres til studentenes utdanningsplan og emnekombinasjonene. Endringene kan være at et emne skifter navn, et emne skal bytte semester, et emne skal byttes ut med et annet, et emne som tidligere var obligatorisk gjøres om til et valg mellom to emner etc.
Det vil her være enklest å først forandre emnekombinasjonene. Før man gjør det må man ha klart for seg for hvem disse endringene gjelder. Dersom et emne byttes ut med et annet emne, et nytt emne blir obligatorisk eller et emne ikke lenger er obligatorisk, og endringen skjer fra et gitt kull, kan man bruke "gjelder kun studenter startperiode kull"-feltene under hvert enkelt emne (se f.eks. MNB-DIG-OBL).
Dersom endringene er større, slik at dette ikke lenger holder, må du lage nye emnekombinasjoner. Da vil nok det greieste være at det lages et ekstra veivalg der det kommer klart fram i navnet for hvem de to veivalgene gjelder.
Husk også å forandre de anbefalte planene dersom du velger å bruke disse.
Dersom forandringene også gjelder studenter som allerede har en utdanningsplan, må man forandre disse utdaniingsplanene. Ofte vil man kunne bruke rutinen 718.003 til dette. Der kan man f.eks. slette et emne for et kull og estatte det med et eller flere nye. I en del tilfeller er derimot ikke dette fullt så enkelt, og da må man inn på hver enkelt student og forandre. Dersom det er snakk om mange studenter som skal forandres på samme måte kan du kontakte fs-eureka slik at vi kan høre med UiO sentralt om de kan gjøre dette ved hjelp av SQL.
For ordens skyld: det at dere selv kan gjøre forandringer i emnekombinasjonene betyr selvsagt ikke at dere kan forandre andre rutiner ved endring av emner og programplaner.
Enkeltstudenters utdanningsplan
Selve utdanningsplanen til en student er altså det som står under "emne"-flippen på studieprogramstudent samlebilde.
Når en student får opptak kjøres en rutine som legger alle obligatoriske emner i emnekombinasjonen inn i defaultsemestrene i planen. Dette kan dere også gjøre selv ved rutinen 718.002 (står i rullegardina i studieprogramstudent samlebilde). Hvert emne legges inn med semester for undervisning og eksamen og emnekode, samt hvilken (under-)emnekombinasjon den skal legges inn under. Hvilke emnekombinasjoner som er aktuelle ser dere ved å trykke på pilen ved siden av feltet i flippen "emne i plan".
Du må lete opp studenten og gå på riktig studierett for å få opp planen. Om utdanningsplanen er gyldig er bestemt av om alle krav som er gitt i den tilknyttede emnekombinasjonen er oppfylt. For at studenten skal kunne få beskjeden "utdanningsplan godkjent" hvis de trykker på "kontroller plan" på studweb (dersom denne muligheten er slått på), må altså alt her stemme med emnekombinasjonen. Det samme gjelder også gradfangstrutinen 651.002 og knappen "kontroller plan" på Student samlebilde.
Det er ønskelig at studentene gjør så mye som mulig av registreringen inn i utdanningsplanen på studentweb, men det hender jo at de ikke får til det. Det kan skyldes at de ikke helt har forstått hvordan det skal gjøres, og hvis dere ikke forstår hvorfor noen ikke får det til kan det være lurt at dere går inn på studentweb sammen med studenten og prøver der. Det vil dels gjøre at dere ser hvordan det ser ut for studentene og kanskje får tips til forandringer samt at dere blir bedre i stand til å hjelpe andre studenter.
En del ting vil likevel ikke være mulig å gjøre på studentweb. En student ønsker kanskje å flytte på semesteret for et emne, men det er i emnekombinasjonen definert bare et gyldig semester for emnet. Med mindre dere forandrer dette i emnekombinasjonen slik at dette åpnes for alle studenter, må dere gjøre denne forandringen manuelt i emneflippen ved å forandre semesteret for undervisning og eksamen. (Selvfølgelig gjør dere forandringen bare dersom dere synes det er greit at studenten skifter semester.)
Dersom en student vil bytte et obligatorisk emne med et annet (og det har blitt godkjent), kan dere se her. for en forklaring på hvordan dette gjøres for både emner som allerede er tatt ved UiO, som skal tas ved UiO og for eksterne emner. For at eksterne emner skal kunne legges inn i planen må de først være definert i f.eks. "Godkjenningssaker-bilder-person eksternstudium".
Dersom det er valg av studieretning e.l. i en emnekombinasjon, som f.eks. for MNB-FAM (se forrige kapittel), vil den underemnekombinasjonen studenten har valgt stå under flippen "emnekomb". Dersom det foretas et opptak på disse kan man sette "J" på "opptatt", man kan sperre den slik at studenten ikke kan bytte emnekombinasjonen med en annen på studweb, og man kan sette "J" på "godkjent plan" dersom en student har godkjent en underemenkombinasjon pga. f.eks. eksterne emner og det er lettere å registrere det på denne måten enn som beskrevet i lenken i forrige avsnitt.
Skal du se på mange studenters utdanningsplaner (det bør gjøres f.eks. en gang i semesteret) kan det være lurt først å kjøre rutinen 718.002 f.eks. for hele kullet med hake på "obligatoriske emner i plan", "som student har bestått/fritak for - som er del av plan" og "som studenten er vurderingsmeldt i - som er del av plan".
Deretter kan du f.eks. søke opp hele kullet med aktive studenter. og sjekke om planene er godkjent og hvis ikke, se om noe kan gjøres med det. Siden alle emner som kan inngå i planen skal inngå i planen (slik at graden blir tatt ved tidligst mulig tidspunkt) bør man gå gjennom alle studentene og trykke "legg emne i plan, se om noe er aktuelt, og legge det inn. (Dette burde normalt tas med rutinen 718.002 med de hakene som er foreslått der.) Desom det er registrert eksterne studiepoeng er det en viss sannsynlighet at registreringen av dem ikke er god nok til å få ordnet utdanningsplanen, så se om eventuelle fritak og eksterne emner er registrert korrekt. Til slutt bør dere se om emnene som ligger i planen er registrert på gal emnekombinasjon og om det er årsaken til at planen ikke er godkjent.
Når dette er gjort bør gjennomføringsrapportene (754.001 og 755.001) gi mer mening, og gradfangsten skal fungere.