Involver flere!
S? snart du har identifisert et behov for en endring som b?r vedtas i PMR ta kontakt med PMR-sekret?r. Sammen finner dere ut om saken b?r fremmes i et PMR-m?te eller om den kan vedtas p? fullmakt. Videre finner dere en m?tedato som saken skal fremmes til, frister for innsendelse og hvilke andre som b?r involveres i saken.
Det er viktig at alle interessenter i saken blir orientert og r?df?rt, faglige og administrative. Ta alltid kontakt med b?de undervisningsplanlegger og eksamensansvarlig for ett emne det er sp?rsm?l om ? endre. Videre er studieveilderne resursspersoner n?r det kommer til lokale regelverksendringer. Ved endring av emner skal FS-koordinator og studiewebredakt?r involveres n?r saken er p? planleggingsstadiet. I de fleste saker kommer endringsforslaget fra ansvarlig fagl?rer, men om det kommer fra administrasjonen m? f?lgelig ansvarlig fagl?rer involveres. JSU b?r i noen saker f? saken oversendt f?r den kommer til PMR, slik at de f?r noe bedre tid til interne diskusjoner og tilsvar.
Husk ogs? ? involvere instituttene i saker der endringen vil gjelde hele fakultetet, f.eks endringer i N?rmere regler.
Lag et fremleggsnotat
PMR skal forelegges et fremleggsnotat. I notatet skal det redegj?res for f?lgende:
- hvem er forslagstiller (fagl?rer, fakultetsledelse, administrasjon eller JSU)
- hva er bakgrunnen for forslaget
- hvilke konsekvenser f?r endringen
- et klart vedtaksforslag (teksten skal v?re publiseringsklar til web)
- tidspunkt for iverksettelse
- budsjettmessig konsekvens/kostnader forbundet med vedtaket
Husk emnemal ved opprettelse/nedleggelse/endring av emner
I diskusjonssaker b?r det formuleres noen konkrete diskusjonspunkter til PMR.
Opprette og lagre saken i ePhorte
PMR-sekret?r lager lenke mellom din sak og PMR-sakskart og protokoll i ePhorte, men det er ditt ansvar som saksbehandler ? opprette saken i ePhorte, videreformidle saksnummer og lagre fremleggsnotat oppdatert med eventuelle endringer som kom frem i m?tet eller med et fullmaktsvedtak i etterkant av m?tet.
Dette er viktig for ? kunne bruke s?kefunksjonen i ePhorte. Dersom saken kun er arkivert i PMR sakskartet vil du ikke kunne s?ke p? saken alene i ePhorte. Noen saker arkiveres kun direkte i PMR-sakskartet, dersom du er usikker snakk med PMR-sekret?r.
Delta i m?tet?
PMR-sekret?r skal invitere deg og eventuelle fagpersoner som st?r bak forslaget til m?tet, slik at eventuelle sp?rsm?l PMR har kan bli avklart raskt. Dersom du tenker at det er un?dvendig at du deltar tar du en prat med PMR-sekret?r.
Informasjon om endringen
Ved opprettelse/nedleggelse/endring av emner skal vedtaket oppdateres p? programnettsidene/emnesidene/semestersidene p? nett. Webredakt?r skal allerede v?re involvert i saken, men som saksbehandler er det ditt ansvar ? oversende vedtaket etter m?tet og sjekke at vedtaket er oppdatert p? web.
Ved vedtak skal tekstene v?re publiseringsklare, om det av ulike grunner ikke er det er det viktig at webredakt?r involveres s? raskt som mulig for 澳门葡京手机版app下载 om ? klargj?re tekstene for nett.
Merk at alle endringer p? emnesider og i regelverk ikke skal oppdateres i l?pet av et semester, men kun 15. juni i v?rsemesteret og 15. desember i h?stsemesteret. Dersom du har hatt en sak tidlig p? semesteret m? du f?lge opp i april/mai eller november n?r websidene er under redigering, det er ditt ansvar ? f?lge opp at endringene blir synlige p? nett innen fristene.
Som hovedregel skal du som saksbehandler oppdatere nettsider du har ansvar for selv, om du ikke har hatt slikt ansvar f?r/kurs i Vortex/redigeringsadgang tar du kontakt med webredakt?r og sekret?r for PMR om hvem som kan f?lge opp dette.
Husk til slutt ? sende en e-post til relevante saksbehandlere/Infosenteret/studieveilederne med informasjon om endringen n?r vedtaket er synlig p? nett.
Endring registrert i FS
Ved opprettelse/nedleggelse/endring av emner skal vedtaket registreres i FS. FS-koordinator skal allerede v?re involvert i saken, men som saksbehandler er det ditt ansvar ? oversende vedtaket etter m?tet og sjekke at vedtaket er registrert i FS.
Informasjon i seksjonene/Infosenteret
Etter vedtak m? det informeres til relevante personer. Om vedtaket er studentrelevant skal det alltid sendes en e-post til informasjon til Infosenteret og studieveilederne. Om vedtaket er relevant for seksjonen eventuelt andre seksjoner se om det er best ? informere om dette via e-post eller et seksjonsm?te, ha en dialog med PMR-sekret?r eller din seksjonsleder om dette.