Hvordan svare p? innsynsbegj?ringer

Hvordan svare i ephorte?

Begj?ringen kommer normalt sett til postmottak og arkivet arkiverer begj?ringen p? den saken det ang?r. Om begj?ringen kommer direkte til saksbehandler er det vedkommende som selv legger inn begj?ringen i ePhorte.

Saksbehandler svarer p? begj?ringen med et utg?ende brev i ePhorte som sendes p? godkjenning til leder.

Oppett en utg?ende journalpost og velg "Lagre og nytt dokument"

Velg mal

Lim inn forslag til standardsvar i Word-dokumentet og tilpass innholdet. Svarteksten b?r vise til begrunnelse, hjemmel og klagerett.

Last opp eventuelle sladdede dokument som vedlegg eller knytt til eksisterende dokument ved fullt innsyn

N?r vedlegg er lagt inn kan dokumentet ferdigstilles eller sendes p? godkjenning til leder

F?r dokumentet ekspederes b?r man konvertere Word-dokument til PDF slik at dokumentet fryses.

N?r dokumentet er konvertert, ekspederes brevet ved hjelp av funksjonen ¡±ekspeder med e-post¡±

Legg til eventuelle lokale kopimottakere, typisk ledere, slik at de er informert om hva vi gir innsyn i.

Oversendelsesepost b?r ogs? gi en kort beskrivelse av hva det er bedt om innsyn i.

Vurdering av innsynsbegj?ringen

Det er ofte mange hensyn man m? ta n?r man vurderer om man kan gi  innsyn. Det kan derfor v?re lurt ? dele arbeidet opp i noen trinn med ulike veivalg:

1. Hjemmel: Har du plikt eller rett til ? unnta opplysninger?
2. Merinnsyn: Veier unntak tyngre enn innsyn n?r man kan, men ikke m?, gj?re unntak?
3. Sladding: Kan man sladde enkeltopplysninger eller man m? unnta hele dokumentet?
4. Godkjenning: Skal brevet sendes p? godkjenning til leder for kvalitetssikring?

I figuren under vises en oversikt over de vanligste veivalgene som leder frem mot en avgj?relse

Hva skal sladdes?

Hovedregelen i Offentleglova er at saksdokument og lignende er ?pent for innsyn og de fleste unntaksbestemmelser gjelder kun enkeltopplysninger, ikke hele dokument. 

Hvilke opplysninger m? sladdes?

Hvordan sladde?

Sladding i Adobe Acrobat Pro

• Programmet finnes i UiOs programkiosk UiO Programkiosk - Universitetet i Oslo
  • Tips! Velg ? legge til snarvei til programmet
• Om dokumenter ikke er pdf kan det skrives ut som en pdf-fil i forkant. Tast Ctrl + P og velg skriver "Microsoft Print to PDF"
• 
• ?pne dokumentet og velg ?Tools? ?verst til h?yre og deretter ?protection?
• Velg deretter "Sanitize Document" og "OK". Du deretter bedt om ? lagre filen
• 
• Marker test som skal sladdes med ?Mark for redaction? og "Ok"
• 
• Utf?r sladding ?Apply Redactions? og "OK"
• 
• Du blir deretter spurt om ? fjerne skjult innhold. Velg "OK" for ? fjerne innholdet

  

• Dokumentet er n? sladdet og skjult innhold er fjernet. Du kan n? lagre dokumentet
  • OBS! Husk ? gi filen et n?ytralt navn slik at det ikke r?per sensitivt innhold. Filnavnet i bildet under b?r, for eksempel, f? et n?ytralt navn f?r det lagres.

Eksempler p? svar

Noen faste punkter b?r alltid v?re med i et svar p? innsyn. De viktigste er hjemler for unntak, klageadgang og merinnsyn n?r det har v?rt vurdert. I teksten under er noen eksempler p? svar, men teksten og hjemler m? tilpasses den konkrete begj?ringen.

Fullstendig innsyn:

Svar p? innsynsbegj?ring

Viser til innsynsbegj?ring mottatt ¡­ Vedlagt finner du dokument som det er bedt om innsyn i.

Delvis avslag - taushetsplikt:

Svar p? innsynsbegj?ring

Vi viser til innsynsbegj?ring mottatt ¡­ Vedlagt finner du dokument som det er bedt om innsyn i.

Begrunnelse for delvis avslag

Deler av dokumentets innhold er unntatt offentlighet i henhold til Offentleglova ¡ì 13, Forvaltningsloven ¡ì 13.

Klageadgang

Det gj?res oppmerksom p? at avgj?relsen kan p?klages, jfr. offentleglova ¡ì 32. Fristen for ? klage er 3 uker, jfr. offentleglova ¡ì 32, 3. ledd, 2. pkt., jfr. forvaltningsloven ¡ì 29.

Delvis avslag - merinnsyn:

Svar p? innsynsbegj?ring

Vi viser til innsynsbegj?ring mottatt ¡­ Vedlagt finner du dokument som det er bedt om innsyn i.

Begrunnelse for delvis avslag

Deler av dokumentets innhold kan unntas offentlighet i henhold til ¡ì [Sett inn paragraf fra 14-26, ledd, bokstav eller nummer].

Merinnsyn

Det er vurdert merinnsyn etter ¡ì 11 i Offentleglova og v?r vurdering er at hensynet til unntak veier tyngre enn hensynet til innsyn i dette tilfellet.

Klageadgang

Det gj?res oppmerksom p? at avgj?relsen kan p?klages, jfr. offentleglova ¡ì 32. Fristen for ? klage er 3 uker, jfr. offentleglova ¡ì 32, 3. ledd, 2. pkt., jfr. forvaltningsloven ¡ì 29.

Fullstendig avslag - taushetsplikt:

Svar p? innsynsbegj?ring

Viser til innsynsbegj?ring mottatt ¡­

[Navn p? enhet] vil ikke gi innsyn i disse dokumentene.

Begrunnelse for avslaget

Dokumentene er unntatt offentligheten i henhold til Offentleglova ¡ì 13, Forvaltningsloven ¡ì 13, og Offentleglova ¡ì 12.

Klageadgang

Det gj?res oppmerksom p? at avgj?relsen kan p?klages, jfr. offentleglova ¡ì 32. Fristen for ? klage er 3 uker, jfr. offentleglova ¡ì 32, 3. ledd, 2. pkt., jfr. forvaltningsloven ¡ì 29.

Fullstendig avslag - merinnsyn:

Svar p? innsynsbegj?ring

Viser til innsynsbegj?ring mottatt ¡­

[Navn p? enhet] vil ikke gi innsyn i disse dokumentene.

Begrunnelse for avslaget

Dokumentene kan unntas i henhold til Offentleglova ¡ì [Sett inn paragraf fra 14-26, ledd, bokstav eller nummer].

Merinnsyn

Det er vurdert merinnsyn etter ¡ì 11 i Offentleglova og v?r vurdering er at hensynet til unntak veier tyngre enn hensynet til innsyn i dette tilfellet.

Klageadgang

Det gj?res oppmerksom p? at avgj?relsen kan p?klages, jfr. offentleglova ¡ì 32. Fristen for ? klage er 3 uker, jfr. offentleglova ¡ì 32, 3. ledd, 2. pkt., jfr. forvaltningsloven ¡ì 29.

Lovverk, veiledninger og kurs

Offentleglova

Offentlegforskrifta

Rettleiar til offentleglova

Tolkningsuttalelser regjerien.no

Pressens offentlighetsutvalg

Forvaltningsloven

Gyldendal Rettsdata

e-l?ringskurs

Kurs i Offentleglova UiO