Journalf?ring i Elements

1. Journalf?ringss?k pr. enhet for aktuell dokumenttype

• Logg deg inn med arkivarrolle.
• Velg katalog Arkivering unden fanen S?k
• Klikk journalf?ringss?k pr. enhet for aktuell dokumenttype:
  • Brev til journalf?ring uansett status
  • Brev til journalf?ring status S: Registrert av saksbehandler
  • Brev til journalf?ring status M: Midlertidig registrert?
  • Notater til journalf?ring
  • Y-dokumenter til journalf?ring
• Legg inn aktuell enhet i s?kevinduet
• Huk av for ? inkludere underliggende enheter

2. Marker aktuell journalpost i treffliste

• Klikk p? journalpost du skal journalf?re i treffliste etter s?k.

3. Kvalitetssikring av sak journalposten ligger p?

• Start ?verst i bildet med ? kvalitetssikre saken journalposten tilh?rer.
• V?r spesielt oppmerksom p? dette:
  • Ligger journalposten p? riktig sak?
  • Inneholder sakstittel navn eller andre opplysninger som er unntatt offentlighet? Er disse opplysningene sladdet?
  • Er saken p?f?rt riktig tilgangskode og ev. tilgangsgruppe?
  • Er saken p?f?rt riktig arkivdel?
  • Er saken p?f?rt riktig klassering?
  • Har du rettet ev. skrivefeil?
  • Er saken p?f?rt merknad med kryssreferanse til ePhorte??

4. Kontroll av innhold opp i mot metadata for journalpost?

• G? til detaljert visning av journalpost lengst til h?yre i bildet.
• Klikk Rediger i liggende toppmeny.
• Klikk ?pne i meny p? tilknyttet dokument.
• Kontroller at innholdet i dokumentet er leselig, fullstendig og samsvarer med opplysninger som er registrert p? journalposten.?
• ZIP-filer pakkes ut. Utpakkede filer registrerer du enkeltvis som vedlegg.

  • 

5. Sjekk registerte opplysninger i detaljert visning

• Er dokumentdato korrekt registert?
• Inneholder dokumentet opplysninger som er unntatt offentlighet??
• B?r du legge p? en tilgangskode?
• Er det aktuelt med tilgangsgruppe?
• Er avsender eller mottaker korrekt registert?

Skjerming av navn p? avsender eller mottaker?

• Klikk p? navn registert i felt merket Fra eller TIl.

• Klikk Skjermet i p?f?lgende koktaktkort?for avsender eller mottaker.
• Klikk deretter OK i samme vindu.

Kontroll av journaldato

• Journalposter i status?Opprettet av saksbehandler:?Journalf?ringsdato p? disse blir satt til den datoen saksbehandler har opprettet dem og ikke til datoen for journalf?ring.?Disse m? journalf?res samme uke som de blir opprettet for ? komme med p? offentlig journal. Ved forsinket journalf?ring m? journaldato endres til dagens dato slik at de ikke utelates fra offentlig journal.?

• Journalposter i status?Midlertidig registrert:?Denne statusen forekommer n?r arkivet glemmer journalf?ring etter import eller redigering p? en journalpost.?

6. Endelig journalf?ring etter utf?rt kvalitetssikring

• G? til detaljert visning lengst til h?yre i bildet.
• Klikk f?rst Rediger i liggende toppmeny.
• Sett status til Journalf?rt i felt for dette.
• Klikk tilslutt gr?nn knapp i ?vre h?yre hj?rne merket Lagre og lukk.

?

?

?