Rollen som arkivar

Holde orden og oversikt i basen

• Arkivaren har en viktig rolle i ? holde databasen ryddig og oversiktlig.

Sikre autentisk og troverdig dokumentasjon om UiO

• eSaks skal ha rutiner som sikrer at informasjon i Elements er autentisk og troverdig som dokumentasjon omkring aktiviteter og oppgaver tilh?rende UiO.

Gj?re Elements til et velfungerende saksbehandlingsverkt?y

• Arkivarene skal bidra til at Elements fungerer godt som saksbehandlingsverkt?y. Med samme tjenesten skal disse samtidig opprettholde en god arkivfunksjon.

Ivareta informasjonens konfidensialitet, autentisitet og integritet 

• Arkivarene skal ha kvalitetssikringsrutiner som p? best mulig m?te ivaretar de registrerte opplysningenes konfidensialitet, autentisitet og integritet.
• Rutinene kan ogs? v?re til hjelp n?r arkivarene veileder saksbehandlere og ledere i bruk av tjenesten.

Rette feil i samr?d med de brukerne som beg?r dem

• N?r arkivaren retter opp feil eller gj?r vesentlige endringer i en sak eller journalpost, m? derfor dette gj?res i samr?d med saksbehandlerne.
• M?lsetningen er ? gj?re saksbehandlere og ledere:
  • mer bevisste p? hvordan saker og journalposter skal registreres
  • mer oppmerksomme p? endringer som er gjort i deres saker og journalposter

Gi tilbakemeldinger til brukerne etter kontroll av deres registreringer

• N?r arkivaren kontrollerer oppgaver utf?rt i Elements av saksbehandlere og ledere ved UiO, m? disse ogs? f? en skriftlig tilbakemelding om uregelmessigheter eller  korrigeringer som ev. er gjort.
• M?lsetningen med tilbakemeldingene er at:
  • journalposter ikke blir liggende ufordelt.
  • restanser blir fulgt opp.
  • brev blir ekspedert uten hindringer.