Introduksjon
Universitetsdirekt?ren ber om at det gjennomf?res en prosess for ? vurdere muligheten for ? etablere en mulig felles fakultetsadministrasjon for Det medisinske fakultet (MED) og Det odontologiske fakultet (OD). Vurderingen vil omfatte administrative funksjoner som per i dag er organisert p? fakultetsniv? ved de to fakultetene. Prosessen skal imidlertid sikre medvirkning og involvering ogs? av instituttniv?et i utredningsarbeidet.
Bakgrunn
Det medisinske fakultet og Det odontologiske fakultet har per i dag delvis de samme administrative funksjonene organisert p? fakultetsniv?, dog med ulik dimensjonering og ulik intern organisering. Overordnet har fakultetsadministrasjonene oppgaver knyttet til drift og forvaltning av administrative st?ttefunksjoner innen ?konomi og virksomhetsstyring, personal/HR, forskning, utdanning, samt kommunikasjon, med st?tte til institutter, sentre/enheter og til fakultetsledelse i forvaltning, strategisk arbeid og i ivaretakelse av institusjonelle forpliktelser. Fakultetsadministrasjon ledes av fakultetsdirekt?r, som rapporterer til dekan.
De to fakultetene OD og MED har en rekke fellesnevnere for sin prim?rvirksomhet, som gir betydelige fellestrekk i administrative problemstillinger som m? reflekteres i kompetanseprofilen for og innretningen av de administrative st?ttetjenestene. Dette gjelder eksempelvis innen studieadministrasjon, ettersom fakultetene har felles undervisning i deler av studiel?pet for profesjonsstudiene i medisin og i odontologi. Videre innen ekstern finansiering og forskningsst?tte, ?konomi, og HMS. Fakultetene har ogs? sammenfall i innkj?psprofil, samt innen kommunikasjon og formidling, med stort overlapp i m?lgrupper. Begge fakulteter har pasientn?r virksomhet, som reguleres av et komplekst regelverk.
M?lsettinger for og ?nskede effekter av en felles administrasjon for de to fakultetene vil kunne v?re:
- Robuste og fleksible administrative tjenester, med kapasitet og evne til l?pende ? kunne tilpasse og utvikle tjenester i tr?d med behovene i prim?rvirksomheten.
- Utl?se operasjonelle synergier gjennom ? oppn? koordinering og kompetanseoverf?ring mellom administrative tjenester for MED og OD.
- Redusere s?rbarhet og styrke kapasitet i administrative tjenester.
- Samlet oppn? en bedre ressursutnyttelse.
- Gi ?kt mulighet for kompetanseutvikling for ansatte fakultetsadministrasjonen.
- Skape en attraktiv arbeidsplass.
P?g?ende prosesser for vurdering av organisering av henholdsvis arkivfunksjon og IT-tjenester forventes ? f? konsekvenser for fakultetenes administrative organisering. Et mulig utfall av nevnte prosesser er sentralisering av de nevnte funksjonene.
Bestilling
Universitetsdirekt?ren ber om at det gjennomf?res en prosess for ? vurdere muligheten for ? etablere en felles fakultetsadministrasjon for MED og OD. Administrative funksjoner organisert p? instituttniv? omfattes i utgangspunktet ikke av dette initiativet. Prosjektmandat og –plan utarbeides i samr?d med fakultetsledelsen ved henholdsvis OD og MED.
Prosessen skal sikre medvirkning og involvering av ber?rte ansatte gjennom ? invitere til ? vurdere og gi innspill til alternative modeller for ? n? m?lsettingene som er satt. Arbeidsgruppe og styringsgruppe nedsettes, med representasjon fra begge fakulteter.
Arbeidsgruppen skal p? vegne av universitetsdirekt?ren administrativt sikre gjennomf?ring av prosess i henhold til tentativ tids- og prosessplan, som forelagt for universitetsdirekt?r, fakultetenes ledelse, tillitsvalgte og verneombud. Styringsgruppen skal vurdere innspillene sammenfattet av arbeidsgruppen og diskutere alternativer til organisering. Styringsgruppen skal gi universitetsdirekt?ren sin anbefaling om en eventuell endret organisasjonsstruktur.
Universitetsdirekt?ren legger f?lgende forutsetninger til grunn for en eventuell etablering av en felles fakultetsadministrasjon:
- Det administrative apparatet skal ha en underst?ttende rolle i l?pende forvaltning, utvikling, forberedelse og iverksetting av beslutningsmyndighetens vedtak – til enhver tid i tr?d med UiOs overordnede strategiske m?lsettinger.
- Roller, ansvar og myndighet m? v?re i tr?d med UiOs gjeldende styringsstruktur.
- Dekanens rolle som enhetlig leder for fakultetet m? understrekes og opprettholdes.
- Grunnleggende styringsstruktur i henhold til normalreglene skal ikke rokkes ved.
- For en eventuell samlet fakultetsadministrasjon som skal levere tjenester til to fakulteter m? det etableres tydelige beskrivelser av roller og ansvarsforhold for administrasjonen og for lederrollen fakultetsdirekt?r, som f?r oppgaver p? delegasjon fra to dekaner. Fakultetsdirekt?r rapporterer i alle administrative saker til begge dekaner. Personalansvaret for stillingen fakultetsdirekt?r m? formelt sett plasseres hos én dekan.
- Eventuelle endringer m? ivaretas innenfor gjeldende ?konomiske rammer for fakultetene.
- Utarbeidelse av felles administrasjonsreglement for MED og OD.