Prosesser i forbedringsl?p
- Se nettside for status p? prosesser i forbedringsl?p (oppdateres kontinuerlig)
April 2025:
Fagdag for prosessforbedring
Dagen er for de som jobber med prosessforbedringen, som prosessansvarlige og tjenesteutviklere, og de som eier IT-tjenestene som kan inng? i forbedringstiltak. M?let er ? bli bedre kjent med hverandre, med metodikken for prosessforbedring og med mulighetene for forbedring og digitalisering med verkt?yene i UiO-pakka, alts? IT-tjenestene vi allerede har p? UiO.
Organisering
Arbeidet med ? sette opp mottaksapparat for prioriterte tiltak som skal utvikles og driftsettes av IT-avdelingen, er p? plass.
Oppl?ring og kompetanseheving
"F?rste kull" som tar kurset om prosessforbedring, er ferdige. Erfaringene fra denne gjennomf?ringen tas inn i videreutviklingen av kompetansehevingstiltakene.
Mars 2025:
Etablering av TechTeam
Arbeidet er i gang, men ikke ferdigstilt. Det vurderes et fast team, men det er ikke avklart hvordan dynamikken vil fungere mot hvert prosessteam, hvor mye ressurser som kommer fra leveranser fra linjen, og rollen som TechLead som deltar i prosesskartleggingen.
Prioriteringsmodell for prosesser og Prioriteringsmodell for tiltak
Arbeid med ? utvikle Prioriteringsmodell for prosesser og Prioriteringsmodell for tiltak er i gang.
Oppl?ring og kompetanseheving
Det tredelte kurset for prosesseiere og prosessansvarlige fortsetter i mars etter oppstarten i februar.
Organisering
Arbeidet med ? sette opp mottaksapparat for prioriterte tiltak som skal utvikles og driftsettes av IT-avdelingen, fortsetter.
Veileder for prosessforbedring:
F?rste del av Veileder for prosessforbedring, som er rettet prim?rt mot de som skal ha rollen som prosessansvarlig, er tilgjengeliggjort for de som deltar p? kompetansehevingsl?pet. Veilederen blir oppdatert etter hvert som det kommer tilbakemeldinger fra de som bruker den.
Februar 2025:
Oppl?ring og kompetanseheving
Det f?rste kurset som gir kompetanseheving til prosesseiere og prosessansvarlige g?r av stabelen i februar. Kurset g?r over tre halve dager og har deltakere fra flere avdelinger.
Veileder for prosessforbedring:
F?rste del av Veileder for prosessforbedring, som er rettet prim?rt mot de som skal ha rollen som prosessansvarlig, skal tilgjengeliggj?res. Veilederen skal pr?ves ut n?r nye prosesser tas opp i forbedringsl?p.
Nye prosesser til forbedring:
Det er pr. februar 2025 tre prosesser som er i forbedringsl?p, og de er alle prosesser med prosesseier i Avdeling for studieadministrasjon. Prosjektet bes?ker andre avdelinger for ? finne flere gode kandidatprosesser som kan tas opp i forbedringsl?p.
Januar 2025:
Veileder for prosessforbedring:
Det arbeides med ? definere rammeverket som definerer metodikken som skal brukes i prosessforbedring p? UiO. Rammeverket vil ha form som en veileder som hvert prosessteam f?lger i arbeidet sitt. Det er UiOs Seksjon for kompetanse- og organisasjonsutvikling som st?r for arbeidet med metodikken. UiOs nettredakt?r og ressurser fra IT-avdelingens seksjon for Design og brukeropplevelse bidrar i arbeidet med ? gj?re veilederen tilgjengelig p? nett i en brukervennlig og form?lstjenlig form.
Plan for kompetanseutvikling:
UiOs Seksjon for kompetanse- og organisasjonsutvikling (KompOrg) arbeider med ? kartlegge hva slags kompetanse som trengs for de forskjellige rollene i prosessforbedringen og planlegge hvordan det kan sikres at de faktiske rolleinnehaverne har kompetansen som kreves. KompOrg skal ogs? utvikle UiO-interne kurs som skal tilbys de som skal bidra inn i prosessforbedringsaktiviteter.
- Kompetansekartleggingen og f?rste versjon av kursoversikten skal v?re klar til 1. februar.
Tjenesteutviklingsteamet er bemannet og etablert
Teamet ledes av senioringeni?r og tjenestedesigner Mari Telnes-Bengtson fra Seksjon for design og brukeropplevelset.
Pilotering av praktisk bruk av rammeverket for prosessforbedring:
Arbeidet med ? pr?ve ut metodikken for prosessforbedring er i gang. I januar 2025 er tre prosesser i Studieavdelingen i ferd med ? bli forbedret. Forbedringen er p? forskjellige stadier for for de tre prosessene. Alle har v?rt gjennom kartlegging av n?-situasjonen og én av dem har n?dd fram til stadiet der tjenesteutviklingsteamet sammen med prosessteamet vurderer hvilke tiltak som b?r utvikles og iverksettes.
Piloteringen er sv?rt viktig for arbeidet med veilederen (se over). Veilederen er under utvikling og justeres fortl?pende etter hvert som piloteringen viser at det trengs endringer eller konkretiseringer.
Disse prosessforbedringene som utf?res i pilotfasen vil ogs? bli grundig evaluert slik at alle l?ringspunkter blir med videre.
Piloteringen har ingen frist, men prosjektet h?per ? starte evalueringen av den f?rste prosessforbedringen allerede i januar. Dette vil bli en "underveisevaluering" som utf?res f?r arbeidet med prosessen er ferdigstilt.
Desember 2024
Etablere prosjekt UiO Prosessforbedring
Universitetsdirekt?ren besluttet at prosessforbedring skal innf?res p? UiO som metodikk for at UiOs administrative prosesser skal oppleves hensiktsmessig og de digitale tjenestene skal v?re enkle ? finne og bruke for v?re ansatte og studenter.
Prosjektetableringen foreg?r i desember, men oppstart av prosjektaktivitetene g?r parallelt. I desember jobber prosjektgruppen med ? informere viktige m?lgrupper om prosjektet og forankre b?de metodikk og m?lsetninger hos UiOs ledelse.