M?l:
Hovedm?l for pilot:
-
Unng? dobbeltarbeid og dobbeltregistreringer (FS/vortex)
-
Prosessforbedring: oversiktlig og forutsigbar prosess for emneplanlegging
-
Kommunikasjon om n?r endringer i emnebeskrivelser skjer blir tydelig
-
Arbeidsprosessen for emne fra idé til registrering av undervisning og eksamen blir str?mlinjeformet
-
Tydeligere arbeidsdeling mellom faglig innhold og administrative registreringer i emnebeskrivelser
-
Oversikt over emneendringer p? forskjellige niv?er (fagperson, studiekonsulent, fakultet)
-
Flytte all emneinformasjon fra vortex til FS som autoritativ kilde.
-
Publisere emneinformasjon til vortex fra FS.
-
Eksport av emneinfo til eksterne akt?rer (vitnem?lsportalen)
Omfang: Hvor stor del av prosessen skal piloteres? Hvilke kontaktpunkter, arbeidsprosesser og rutiner skal inng? i piloten?
-
Import av emnebeskrivelser fra Vortex til FS
-
Revidering av eksisterende emner
-
Opprettelse av nye emner
-
Nedleggelse av vedtatt nedlagte emner
-
Eksport av emneinfo fra FS til Vortex.
-
MN reviderer sine saksbehandlerrutiner og sitt ?rshjul for emneplanleggingen
-
De enkelte instituttene m? justere lokale vedtaksdatoer og frister
Tid: Juni - desember
Deltakere: Vitenskapelige og studieadministrative ansatte p? Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet som er involvert i emneplanarbeid.
Studiewebredakt?r p? Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
Seksjon for Kommunikasjon, AKS
Avdeling for studieadministrasjon
Webseksjonen, USIT
Interessenter:
MN-studieinfo
Studenter
Studieledernettverket
Informasjon: Hvilken informasjon skal g? til deltakerne? Og i hva slags form? E-post, nettinformasjon, arbeidsstuer
Prosjektgruppen utarbeider en kommunikasjonplan innen EpN-perioden starter (medio juni).
DIG sender ut e-post i god tid f?r EpN ?pner, med lenke til veiledninger og innlogging.
Det vil bli holdt arbeidsstuer i august og september.
Ut mot allmennheten: nettsidene til prosjektet
Oppl?ring: Hva kreves av oppl?ring f?r piloten settes i gang?
Oppl?ring i regi av DIG gis til studiekonsulentene p? instituttene. De gir s? oppl?ring til sine fagpersoner.
Det opprettes en RT-k? for EpN ved UiO. Saksbehandlere i k?en vil v?re fra Seksjon for digitale tjenester og Studieseksjonen p? MN.
Det vil vurderes om vi skal fortsette med egen RT-k?etter pilot, antagelig minst mens utrulling p?g?r ?ret etter ved resten av UiO. Deretter vurdere om den skal innpasses i FS-hjelp-hierarkiet eller ikke.
Brukere med behov for hjelp sender epost direkte til RT-k?en med MNs FS-epostadresse i kopi. Dette sikrer at alle involverte i brukerst?tte blir informert om eventuelle feil og mangler eller behov for ytterligere brukeroppl?ring.
Feilh?ndtering: Hvordan skal feil som oppst?r under piloten h?ndteres? Hvordan rigges vi oss best til ? h?ndtere feil?
Det vil bli foretatt en ROS-analyse f?r pilotperioden starter medio juni.
M?ling: Hvordan kan dere m?le effekter/gevinster allerede under piloten?
Det er vanskelig ? konkret m?le om en arbeidsprosess har blitt mer strukturert og oversiktlig.
Vi vil derfor gj?re kvalitative unders?kelser med studiekonsulentene p? de avtalte statusm?tene i august og september, og ha et evalueringsm?te for de studieadministrative brukerne i desember/januar.
P? evalueringsm?tet ?nsker vi ? gjennomf?re en brukerreise for ? identifisere de kritiske punktene i arbeidsflyten med EpN som verkt?y.
Det ble ogs? foresl?tt ? lage en dif-rapport for ? vise feilregistreringer mellom FS og Vortex i dag, men prosjektgruppen er usikre p? hvor mye vi vil f? ut av et slikt arbeid.
Konkrete m?linger:
Antall saker i RT-k?en epn-hjelp.
Antall feilmeldinger sendt til Unit og hvor lang tid det tar ? f? svar.
MN logger antall henvendelser de f?r til sin interne epn-epostliste.
Sp?rreunders?kelse sendes til studiekonsulentene
Observasjon: Hvordan skal dere observere hvordan brukere og ansatte opplever og benytter tjenesten?
Se punktet over.
Evaluering fra brukerne?
Dokumentasjon: Hvordan skal dere dokumentere funn underveis p? en strukturert m?te?
DIG f?rer logg over tilbakemeldinger, observasjoner og feil p? en nettside ?pen for alle her: /for-ansatte/arbeidsstotte/sta/epn/index.html