Hva det m? det ryddes i og hvordan:
?pne bestillinger
Det ligger en del bestillinger i bestillingssystemet som er helt eller delvis fakturert. De som er helt fakturert m? det gj?res varemottak p? slik at de blir ferdigbehandlet i bestillingssystemet. De det er gjort delvis varemottak p? m? det gj?res en vurdering p? om det vil komme flere varer eller om bestillingen skal lukkes.
Du finner ?pne bestillinger ved ? g? inn i varemottaksbildet og fjerne datoen som st?r i feltet "Startsdato". I "Startdato"-feltet st?r alltid datoen 3 mnd tilbake i tid. For ? f? med alle ?pne bestillinger uansett dato m? datoen fjernes.
Det er ?nskelig at det p?g?r minst mulige bestillinger ved overgangen til nye l?sninger da dette genererer et administrativt merarbeid. Fristen for bestillinger som kan gj?res i forkant er dermed satt til 15. mars. Alle andre bestillinger som gj?res mellom 15.mars i gammel l?sning m? manuelt kobles mot faktura i den nye l?sning. Vi henviser til at at bestillinger i st?rst mulig utstrekning planlegges gjennomf?rt f?r 15.mars. Fra 1. mai opprettes bestillinger i nytt ?konomisystem, og matches mot faktura der.
Av samme ?rsak er det satt en anbefalt siste leveringsdato til 15. april for bestillinger i dagens system.
Slik vil man i st?rst mulig grad kunne overholde godkjenningsfristen av fakturaer i dagens system, som er satt til 25. april.
Det er enhetenes eget ansvar ? iverksette tiltak for ? holde oversikt og kontroll p? bestillinger som sendes etter 15. mars.
Dagens bestillingssystem vil v?re ?pent for oppslag i perioden 1. mai til 31. mai 2021.
Se veiledning om h?ndtering av bestillinger og fakturaer ved overgang til DF?
Fakturaer p? sirkulasjon
Generelt gjelder det ? v?re ajour med fakturaer p? sirkulasjon hele v?ren 2021.
Siste frist for godkjenning av inng?ende faktura i fakturasystemet er 25.april 2021 for at de skal kunne remitteres og bokf?res i periode 04 i OA.
Fakturaer som ikke blir godkjent innen fristen blir overf?rt til DF? som ?pne poster og m? konteres p? nytt.
Se veiledning om h?ndtering av bestillinger og fakturaer ved overgang til DF?
Planer i bestillingssystemet
Som for bestillinger, vil ikke planer i dagens bestillingssystem overf?res til nytt system. Det betyr at planer med varighet utover 1. mai 2021, m? registreres p? nytt i Unit 4 ERP. For planer med lengre varighet, m? man notere seg gjenst?ende bel?p p? plan i dagens system og opprette ny plan med gjenst?ende bel?p i nytt system etter 1. mai 2021. Ny plan m? lages i henhold til ny ?konomimodell.
Anlegg og utstyr
Det m? gj?res en vurdering pr utstyr/anlegg om dette skal leve videre eller ikke.
Det m? vurderes om anlegg som st?r i null skal utrangeres eller ikke. Frist for dette er satt til 1. mars 2021, eller s? fort som mulig.
Tableau-rapporten Detaljert aktivaoversikt viser alle aktiva, og kan filtreres til passende fakultet/enhet. Den tar utgangspunkt i alle aktiva, som igjen kan filtreres til passende fakultet/enhet.
Det er to felt i rapporten som angir om et aktiva er ferdig avskrevet eller realisert. Bruk disse feltene til ? filtrere p? det som st?r ?pent og gj?r n?dvendig vurdering. Etter at vurdering er gjort, skal oversikt sendes til Seksjon for regnskap p? denne adressen aktivering-utstyr@admin.uio.no
N?r det gjelder kassasjon, viser vi til rutinen for dette. For ? gj?re innsendelsen enklere holder det at Excel oversikt fra rapporten sendes inn som grunnlag.
Ved sp?rsm?l knyttet til rapporten kan dere ta kontakt p? denne mail adressen aktivering-utstyr@admin.uio.no
Siste levering av omposteringsbilag i FA er satt til 15. april 2021. Gjelder ogs? ved kapitalisering av AUU.
eBilagskontrakter
Kontrakter konverteres ikke. Detter betyr at kontrakter med varighet lenger enn 30.april 2021 m? registrere p? nytt i nytt system med startdato 01.05.21.
Kontrakter som ikke er bekreftet av den eksterne, som ikke skal utf?re arbeid likevel, skal slettes.
Det er ikke mulig ? slette kontrakter den eksterne allerede har godkjent. Her m? utbetalingene slettes hvis arbeid ikke er utf?rt.
Kontrakt i eBilag/TOA styrer eksternes tilgang til diverse UiO-systemer. Alle saksbehandlere legger inn kontrakter i e-Bilag med varighet til etter 1. mai 2021 med sluttdato 30.april 2021.
Prosjektet jobber for at saksbehandlere som trenger det f?r tilgang til DF?s ToA-l?sning tidlig i april (Prosjektet vil komme tilbake til dette n?r det er endelig avklart hvor mange som kan f? slippe p? f?r 1.mai 2021).
Saksbehandlere starter arbeidet med ? registrerer nye kontrakter med startdato 01.05 i TOA-l?sningen s? fort de f?r tilgang.
Enhetene m? sette av ressurser umiddelbart etter 1. mai for ? lage kontrakter for de eksterne som skal ha kontrakter etter 1.mai.
Etter X* uker ut i mai avsluttes UIO-tilganger hvis de ikke har f?tt ny kontrakt i ToA-l?sningen (Avklaringssak mot sikkerhet, antas 1-2 uker).
For sp?rsm?l om rydding i e-bilag, send e-post til: e-bilag-hjelp@admin.uio.no
Registrering av fleksitid
Alle ansatte m? v?re ajour med registrering av fleksitidssaldo pr. 30.april 2021. Dette fordi fleksitidssaldo pr. 01.mai 2021 blir overf?rt til den nye DF? selvbetjeningsl?sningen.
Feil i ansattes fleksitidssaldo betyr manuell opprydding i etterkant.
Registrering og godkjenning av ferie
Det kan ikke s?kes om ferie/frav?r etter 1.mai 2021 i dagens HR-portal.
All ferie som skal avvikles etter 1. mai 2021 og fremover skal s?kes om i DF? sin selvbetjeningsportal n?r tilgang blir gitt.
Hvis noen allerede n? har f?tt innvilget ferie etter 1.mai 2021, m? denne feriegodkjenningen trekkes tilbake.
Ledere m? vurdere behov for historiske data fra dagens HR-portal, og lagre rapporter over dette lokalt f?r 30. april 2021. Alle mister tilgangen til dagens HR-portal 1.mai 2021.
Personlig profil i dagens HR-portal vs i DF?s selvbetjeningsportal
Ved konvertering av data fra dagens HR-portal til den nye l?sningen (DF? selvbetjeningsportal), vil informasjonen man har lagt inn om egne barn konverteres over. Dette betyr at kvote for sykt barn vil bli korrekt ved f?rste tidevaluering (03.05.21).
Imidlertid er annen p?r?rende-informasjon noe annerledes i DF?s selvbetjeningsportal enn i dagens HR-portal, s? dette lar det seg ikke konvertere.
Dette betyr at alle ansatte m? oppdatere informasjon om n?rmeste p?r?rende i DF?s selvbetjeningsportal etter 1. mai 2021.
Reiser
Siste frist for f?ring/innlevering av reise og utgiftsrefusjoner er satt til 23. mars 2021.
Siste reisekj?ring i gammelt system (SAPUIO) er 13. april 2021
Reiseforskudd registreres i nytt system etter 15. april 2021 (gjelder for reiser etter 1. mai 2021). Det oppfordres sterkt til ? bruke kredittkort i stedet for ? ta ut reiseforskudd. Reiseforskudd gis kun unntaksvis.
Ufullstendige reiseregninger eller reiser det ikke er blitt noe av m? ryddes.
Vi ber enhetene rydde etter beste evne. Det er i utgangspunktet den enkelte ansatte selv som m? inn og rydde opp i egen HR-portal.
Ansatte med les-roll i SAP kan ta ut en rapport som viser oversikt over reiseregninger som ikke er ferdigstilt eller som er i arbeidsflyt i SAP.
Rapporten heter s_ahr_61016401. Bruksanvisnig for uttak av rapporten finner du her.
Sp?rsm?l om rapporten kan rettes til: ads-sl-reisegruppa@admin.uio.no
?pne, men ikke aktive kostnadssteder og prosjekter
Alle ?pne, ikke aktive kostnadssteder m? lukkes etter gjeldende rutiner
Alle ?pne, ikke aktive prosjekter m? lukkes etter gjeldende rutiner.
Generelt
Vi minner om viktigheten av at attestanter og godkjennere generelt holder seg à jour med bestillinger og fakturaer, kontrakter og annet. Ved eventuell ferie m? man s?rge for ? ha stedfortredere p? plass, slik at ting ikke blir liggende ubehandlet.