Referat fra programstyrem?te 16. april 2018

Sak 2: Rapportering fra prosjektene

• ?Form?l med behandling: Statusrapportering fra prosjektene:
  • UiO/SA
    • Jan-B?rge Tj?der orienterte om status, visjon og m?l for det nasjonale BOTT/SA-prosjektet. Prosjektet er forsinket, men starter en markedsdialog n? i mai. Planlagt implementering er f?rste halv?r 2020.
    • Fra diskusjonen:
      • Hvordan er forholdet mellom dette prosjektet og KDs tjenesteorgan? Tjenesteorganet ?nsker opsjon p? ? kunne gj?re avrop p? v?re avtaler
      • Integrasjoner er en utfordring og m? fokuseres p?, b?de i det nasjonale og i de lokale prosjektene
      • L?sningen inneholder et generisk saksbehandlingssystem og en arkivkjerne. P? sikt er m?let at det meste av saksbehandlingen skal foreg? i fagsystemene med automatisk dokumentfangst til arkivkjernen. Det vil stille slike krav til nye saksbehandlingssystemer som innf?res ved UiO.
      • Jan-B?rge Tj?der ba om innspill fra programstyret p? hvordan man best starter prosessen for fase 1 i mottaksprosjektet ved UiO. Den f?lges opp i linja.
  • UiO/?konomi, l?nn og innkj?p
    • Camilla Kuhlman orienterte kort om status i det nasjonale prosjektet BOTT/?konomi og HR.
      • Prosjektet er forsinket som f?lge av DF?-prosessen, totalt er prosjektet ca 1,5 ?r forsinket i forhold til opprinnelig plan.
      • Det jobbes med ? lukke de siste punktene i DF?-prosessen frem mot styresak 19.06.2018 (UiO)
      • Tidligste oppstart er 2021, alternativt 2022. Rekkef?lgen for de fire universitetene vil besluttes senere (v?r 2019)
    • Fra diskusjonen:
      • Hvordan informere enhetene om prosjekter som f?rst kommer om flere ?r frem i tid?
      • Det m? fokuseres p? viktigheten av informasjons- og kommunikasjonarbeidet i prosjekt/program
      • Det starter med at det m? lages en informasjonspakke til fakultetene i etterkant av styrem?tet i juni
  • Fellesl?sninger
    • Helle Parelius orienterte kort om prosjektet. Det er n? lagt inn under programmet og det vil bli avholdt overleveringsm?te i n?r fremtid. S? m? man starte opp arbeidet med ? utarbeide prosjektmandat og prosjektbeskrivelse.
  • IT-drift
    • Lars Oftedal orienterte kort om bakgrunn for prosjektet.
      • Det er n?dvendig ? gjennomg? IT-driften ved UiO. Hvordan organisere basis-IT og infrastruktur p? best mulig m?te?
      • Man m? tenke hele prosessen i det videre arbeidet og vurdere om det er hensiktsmessig ? dele opp prosjektet i en rekke delprosjektet for ? avgrense.
      • Arbeidet m? ses i sammenheng med Masterplan for IT.
      • Man m? starte arbeidet med ? utarbeide prosjektmandat og prosjektbeskrivelse
• Sakspapirer: Presenteres i m?tet
• Saken har tidligere blitt behandlet:? Skal presenteres p? hvert m?te i programstyret

Sak 3: Prosjektmandater

• ?Form?l med behandling: Gjennomgang av utkastene til prosjektmandater for UiO/SA og UiO/?konomi, l?nn og innkj?p
• Sakspapirer: Utkast til mandat
  • UiO/SA
  • UiO/?konomi, l?nn og innkj?p
• Saken har tidligere blitt behandlet:? F?rste gangs behandling

Utkastene til mandater ble gjennomg?tt og det kom gode innspill til det videre arbeidet

• Ta utgangspunkt i beskrivelsene som ligger i programmandatet
• Se p? beslutningsstrukturer
• Se p? faseinndelingen og interessentene
• Styringsgruppens sammensetning

Sekretariatet vil sammen med prosjektene utarbeide nye utkast til mandater for de to BOTT-prosjektene. Disse vil bli sendt p? sirkulasjon til programstyrets medlemmer slik at de kan komme med innspill til prosessen. Ambisjonen er at disse mandatene godkjennes p? m?tet 25.05 og at mandatene for de to andre prosjektene godkjennes p? m?tet 22.06.2018

Sak 4: Programleder informerer

• ?Form?l med behandling: Statusgjennomgang av programmet
• Sakspapirer: Presenteres i m?tet
• Saken har tidligere blitt behandlet:? Skal presenteres p? hvert m?te i programstyret

Programleder Johannes Falk Paulsen orienterte kort om status p? arbeidet med ? f? etablert programkontor og organisering av prosjektene. Videre at det var viktig ? starte arbeidet med gevinstrealisering.