For ? forhindre at personlige opplysninger kommer p? avveie er det derfor en del ting vi b?r tenke igjennom f?r vi skriver ut, lagrer eller sender fra oss dokumenter som inneholder personopplysninger. Med personopplysninger mener vi opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson.
1. Vurder behovet
Husk at rapporter du tar ut fra l?nns- og personalsystemet og ?konomisystemene kun skal benyttes til ?konomi- og personaloppf?lging. Det er nettopp derfor akkurat du har f?tt denne tilgangen - ikke misbruk den.
Dersom det er behov for ? benytte data til andre form?l enn ?konomi- og personaloppf?lging, skal dette meldes inn som en administrativ behandling til personvernombudet ved UiO.
N?r du har behov for ? ta ut en rapport, b?r du gj?re en grundig vurdering f?r du eventuelt lagrer eller skriver ut resultatet. Har du egentlig behov for disse opplysningene senere? Eller holder det kanskje ? se resultatet p? skjermen der og da? Pr?v ? la v?re ? lagre eller skrive ut resultatet av en rapport med mindre det virkelig er n?dvendig.
2. Beskytt andres privatliv
Har du behov for ? lagre eller skrive ut en rapport som inneholder personopplysninger, er det viktig at du gj?r dette p? en sikker m?te:
- Pass p? at du ikke lar utskrifter bli liggende igjen i printeren (bruk pull-print-l?sningen hvis den er tilgjengelig p? din arbeidsplass) eller p? skrivebordet n?r du ikke er tilstede. Utskrifter skal oppbevares i l?sbare skap og skal ikke tas med utenfor kontoret/arbeidsstedet.
- Ikke send personsensitiv informasjon slik som bankkontonummer, personnummer osv. p? mail, bruk heller tilgangsregulerte omr?der i Vortex til dette.
- Bruk ansattnummer fremfor personnummer der det er mulig.
- Husk at opplysninger fra l?nns- og personalsystemet og ?konomisystemene kun skal benyttes internt ved UiO. Eksterne personer som ?nsker tilgang til data fra v?re systemer m? ta kontakt med systemeier.
- Ikke lagre rapporter p? personlige hjemmeomr?der eller ukrypterte minnepinner. Dersom du skal lagre en rapport b?r dette gj?res p? et fellesomr?de der f?rrest mulig andre har tilgang.
- Din brukerkonto i systemene er personlig og skal aldri deles med andre eller p? andre m?ter misbrukes. Det er viktig at du beskytter dine passord slik at disse ikke kommer p? avveie.
- Husk alltid ? l?se (Windows-tast + L) eller logge av PC n?r du g?r fra plassen din, selv om det kun er for et minutt eller to.
- V?r bevisst p? at du har tilgang til informasjon som kan skade dine medarbeideres/kollegers privatliv dersom det kommer p? avveie. Vern derfor godt om disse opplysningene!
3. Rydd opp etter deg
Dersom du har valgt ? lagre eller skrive ut en rapport fra systemene, er det viktig at du sletter/makulerer denne s? snart form?let er oppfylt. S?rg for ? innarbeide en god rutine for jevnlig rydding og sletting av dokumenter.
4. V?r ditt ansvar bevisst
G? foran som et godt eksempel og hjelp dine medarbeidere og kolleger til ? adoptere dine gode vaner og holdninger til bruk av personopplysninger. N?r vi sammen har et bevisst forhold til dette, kan vi v?re trygge p? at v?re personlige opplysninger er i gode hender!
5. L?r mer om personvern
Ved UiO har vi et godt rammeverk for hvordan vi skal behandle personopplysninger. Du kan lese mer om dette under personvern.
6. Heng opp huskelisten
Last ned oppslag med de viktigste punktene fra huskelisten (pdf) og heng det opp p? din arbeidsplass og p? kopirommet. Da blir det enklere ? f? personvern ?inn i ryggmargen din?!