Mottak av nyansatte ved UV

Under f?lger en kort fremstilling av hva som m? tilrettelegges og f?lges opp f?r tiltredelse og n?r nyansatte skal tas imot, samt de neste 6 m?neder. N?rmeste leder har ansvaret for at nye medarbeidere f?r n?dvendige innf?ring og oppl?ring.

Forberedelse/f?r tiltredelse

HR informerer n?rmeste leder i god tid f?r oppstart om at signert arbeidsavtale o.a. er registrert i SAPDF?. 

N?rmeste leder tar raskt kontakt etter at avtale er signert for ?:

N?rmeste leder er ansvarlig for ? utarbeide en onboardingsplan 3-4 uker f?r oppstart. Onboardingsplanen skal inneholde: 

  • Tidspunkt for m?ter for oppl?ring, introduksjon, omvisning etc.
  • Tidspunkt for jevnlige m?ter for oppf?lging i pr?vetid
  • Kartlegge oppl?ringsbehov og p?melding til relevante kurs (om mulig)
  • Invitasjon til ev sosiale aktiviteter f?r tiltredelse

N?rmeste leder/IT er ansvarlige for ? klargj?re arbeidsplassen 1- 2 uker f?r oppstart. Dette innbefatter bla.:

  • Rengj?ring
  • S?rge for at telefon, datautstyr, nettilknytning og annet n?dvendig utstyr er p? plass fra f?rste dag
  • Navneskilt og n?kler til kontor
  • Posthylle HR
  • Bestille blomst som ansatt f?r p? pulten f?rste arbeidsdag

N?rmeste leder avklarer 1 uke f?r oppstart hvem som skal ha et s?rskilt ansvar i introduksjonsfasen;

  • Utpeke en fadder (samt backup)
  • Frigj?re tid for de som skal delta i introduksjonsfasen
  • Avklare hvem som skal st? for oppl?ringen

N?rmeste leder kontakter den ansatte 1-3 dager f?r oppstart om brukernavn/brukerkonto er opprettet. Dette opprettes automatisk n?r arbeidsavtalen er registrert i SAPDF? og den ansatte skal ha f?tt en SMS og info om Passord.no. Kontakt IT-hjelp@uio.no dersom problemer.

N?rmeste leder bestiller tilgang administrative systemer 1-3 dager f?r oppstart, se oversikt (husk s?rskilt for ledere; BDM-innmelding og kurs).

Merk: Dersom ansettelsesdato endres p? kort varsel, s? husk ? gi beskjed til HR.

Tiltredelsesdagen

N?rmeste leder (ev fadder) tar i mot den nyansatte og ?nsker velkommen.

N?rmeste leder skal i l?pet av tiltredelsesdagen (eller neste dag) s?rge for f?lgende:

  • Tildele arbeidsplass og n?kkel. S?rge for at n?dvendig utstyr er p? plass.
  • F?lge opp at brukernavn/passord fungerer, samt tilgang til bestilte systemer, tilgang printer og innmelding i e-postlister. Ved problemer eller ?nsket bistand, kontakt lokal IT.
  • Gjennomf?re en oppstartsamtale med gjennomgang av arbeidsoppgaver, arbeidsfordeling og arbeidsform, informere om ledelsesstruktur, organisasjonsstruktur og vise til nyttig informasjon p? nettsidene Ny ved UiO.
  • Informere om hvem som er utpekt som fadder. Fadder har et s?rlig ansvar for ? f?lge opp den nyansatte de f?rste dagene
  • Ansattkort/adgangskort, sende melding til vaktalarm@admin.uio.no med melding om hvilke hus/etasjer/rom vedk skal ha adgang til. F?lge den ansatte til Kortsenteret Kristian Ottosens hus, Campus Blindern (?pningstider alle arbeidsdager 10-13), for foto og tildeling av adgangskort. F?lge opp at det fungerer, ogs? p? printer. 
  • Informasjon om ansattside og fotografering (bistand fra kommunikasjon)
  • Parkering, avklare behov og informere om parkeringsapp Apcoa Flow, se nettside
  • Hilserunder
    • Introdusere den nyansatte for de n?rmeste kollegaene
    • ?vrig introduksjon kan overlates til fadder
    • Hilserunde i andre enheter tas etter behov
  • Omvisning i eget bygg
    • Posthylle, kopimaskin, printere, pauseareal, spisested, rekvisitalager, m?terom, toaletter etc.
    • Rutiner ved brannalarm, r?mningsveier og brannslukningsmateriell
    • Auditorier, undervisningsrom, kantine etc.

De f?rste ukene

N?rmeste leder/fagansvarlig skal i l?pet av f?rste uken gi en n?rmere innf?ring i arbeidsoppgaver, med s?rlig vekt p? saksbehandlings- og arkivrutiner for administrativt ansatte. Det skal gis oppl?ring i ePhorte/digital postkasse. videre er det viktig at den ansatte f?r en oversikt over arbeids- og ansvarsfordelingen, forventninger, krav og egne muligheter til ? p?virke arbeidet.

N?rmeste leder skal videre informere om f?lgende:

 

  • Pr?vetid; ramme for gjennomf?ring av faglig veiledning, oppl?ring og tilbakemeldinger
  • Rettigheter og plikter ved:
    • L?nnsutbetaling,
    • Egenmelding/sykemelding
    • Statens pensjonskasse
    • Ferieavvikling og annet frav?r
  • Oppl?ring selvbetjeningsportalen:
    • Rutiner for daglig timeregistrering og frav?rsmeldinger (hvis aktuelt for stillingen), se veiledning selvbetjeningsportalen 
    • Registrere familie/\kontaktperson ved n?dstilfelle
  • Personlig ansattprofil
    • Leder informere lokal nettredakt?r for bistand med ? sette opp siden
    • Leder kontakter fotograf fakultetsadministrasjonen for avtale om bilde profil

Fadder/backup har et ansvar de to f?rste ukene for daglig ? f?lge opp sosialt med bla. invitasjon til ? spise lunsj sammen og gi informasjon om formelle og uformelle regler. Ta en runde p? campus sammen og bli kjent med bygningene der UV har ansatte; Helga Engs hus, Niels Henrik Abels hus, Kristine Bonnevies hus og 澳门葡京手机版app下载sparken, samt andre bygg som Lucy Smith (LOS), Frederikke (SiO/idrettsarealer mm.), Kristina Ottosens hus (SiO/kortsenteret/helsetjenesten/apotek) og Georg Sverdrups hus (Universitetsbiblioteket og LINK med UV er vertsfakultet).

N?rmeste leder, med st?tte av HR og/eller HMS-koordinator ved behov, skal i l?pet av de tre f?rste ukene gi en innf?ring i:

  • Arbeidsmilj?forhold
  • Sikkerhetsrutiner
  • Verneombud
  • Tjenestemannsorganisasjonene
  • Varslingssystem
  • Etiske retningslinjer og trakassering

HMS ved UV

HMS ved UiO (husk obligatorisk HMS-kurs for ledere)

De f?rste 6 m?nedene

N?rmeste leder skal gjennomf?re oppf?lgingsamtaler med den nyansatte etter ca. 2 m?neder og etter 4 m?neder. Tidspunkt for disse samtalene avklares i begynnelsen av ansettelsesforholdet og det settes av god tid. Etter avholdt m?te sender leder e-post til den ansatte med en kort oppsummering. Viser til pr?vetidsbestemmelsene. Disse samtalene er viktig for begge parter.

 


 

Publisert 27. okt. 2020 15:30 - Sist endret 22. okt. 2024 15:40