Forberedelse/f?r tiltredelse
HR informerer n?rmeste leder i god tid f?r oppstart om at signert arbeidsavtale o.a. er registrert i SAPDF?.
N?rmeste leder tar raskt kontakt etter at avtale er signert for ?:
- ?nske nyansatt velkommen, avtale tid og sted for oppm?te f?rste dag
- Avklare ev spesielle behov (mobil etc. Mobiltelefon og abonnement - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no))
- Informere de ?vrige medarbeiderne om n?r de f?r en ny kollega om det ikke allerede er gjort
N?rmeste leder er ansvarlig for ? utarbeide en onboardingsplan 3-4 uker f?r oppstart. Onboardingsplanen skal inneholde:
- Tidspunkt for m?ter for oppl?ring, introduksjon, omvisning etc.
- Tidspunkt for jevnlige m?ter for oppf?lging i pr?vetid
- Kartlegge oppl?ringsbehov og p?melding til relevante kurs (om mulig)
- Invitasjon til ev sosiale aktiviteter f?r tiltredelse
N?rmeste leder/IT er ansvarlige for ? klargj?re arbeidsplassen 1- 2 uker f?r oppstart. Dette innbefatter bla.:
- Rengj?ring
- S?rge for at telefon, datautstyr, nettilknytning og annet n?dvendig utstyr er p? plass fra f?rste dag
- Navneskilt og n?kler til kontor
- Posthylle HR
- Bestille blomst som ansatt f?r p? pulten f?rste arbeidsdag
N?rmeste leder avklarer 1 uke f?r oppstart hvem som skal ha et s?rskilt ansvar i introduksjonsfasen;
- Utpeke en fadder (samt backup)
- Frigj?re tid for de som skal delta i introduksjonsfasen
- Avklare hvem som skal st? for oppl?ringen
N?rmeste leder kontakter den ansatte 1-3 dager f?r oppstart om brukernavn/brukerkonto er opprettet. Dette opprettes automatisk n?r arbeidsavtalen er registrert i SAPDF? og den ansatte skal ha f?tt en SMS og info om Passord.no. Kontakt IT-hjelp@uio.no dersom problemer.
N?rmeste leder bestiller tilgang administrative systemer 1-3 dager f?r oppstart, se oversikt (husk s?rskilt for ledere; BDM-innmelding og kurs).
Merk: Dersom ansettelsesdato endres p? kort varsel, s? husk ? gi beskjed til HR.
Tiltredelsesdagen
N?rmeste leder (ev fadder) tar i mot den nyansatte og ?nsker velkommen.
N?rmeste leder skal i l?pet av tiltredelsesdagen (eller neste dag) s?rge for f?lgende:
- Tildele arbeidsplass og n?kkel. S?rge for at n?dvendig utstyr er p? plass.
- F?lge opp at brukernavn/passord fungerer, samt tilgang til bestilte systemer, tilgang printer og innmelding i e-postlister. Ved problemer eller ?nsket bistand, kontakt lokal IT.
- Gjennomf?re en oppstartsamtale med gjennomgang av arbeidsoppgaver, arbeidsfordeling og arbeidsform, informere om ledelsesstruktur, organisasjonsstruktur og vise til nyttig informasjon p? nettsidene Ny ved UiO.
- Informere om hvem som er utpekt som fadder. Fadder har et s?rlig ansvar for ? f?lge opp den nyansatte de f?rste dagene
- Ansattkort/adgangskort, sende melding til vaktalarm@admin.uio.no med melding om hvilke hus/etasjer/rom vedk skal ha adgang til. F?lge den ansatte til Kortsenteret Kristian Ottosens hus, Campus Blindern (?pningstider alle arbeidsdager 10-13), for foto og tildeling av adgangskort. F?lge opp at det fungerer, ogs? p? printer.
- Informasjon om ansattside og fotografering (bistand fra kommunikasjon)
- Parkering, avklare behov og informere om parkeringsapp Apcoa Flow, se nettside
- Hilserunder
- Introdusere den nyansatte for de n?rmeste kollegaene
- ?vrig introduksjon kan overlates til fadder
- Hilserunde i andre enheter tas etter behov
- Omvisning i eget bygg
- Posthylle, kopimaskin, printere, pauseareal, spisested, rekvisitalager, m?terom, toaletter etc.
- Rutiner ved brannalarm, r?mningsveier og brannslukningsmateriell
- Auditorier, undervisningsrom, kantine etc.
De f?rste ukene
N?rmeste leder/fagansvarlig skal i l?pet av f?rste uken gi en n?rmere innf?ring i arbeidsoppgaver, med s?rlig vekt p? saksbehandlings- og arkivrutiner for administrativt ansatte. Det skal gis oppl?ring i ePhorte/digital postkasse. videre er det viktig at den ansatte f?r en oversikt over arbeids- og ansvarsfordelingen, forventninger, krav og egne muligheter til ? p?virke arbeidet.
N?rmeste leder skal videre informere om f?lgende:
- Pr?vetid; ramme for gjennomf?ring av faglig veiledning, oppl?ring og tilbakemeldinger
- Rettigheter og plikter ved:
- L?nnsutbetaling,
- Egenmelding/sykemelding
- Statens pensjonskasse
- Ferieavvikling og annet frav?r
- Oppl?ring selvbetjeningsportalen:
- Rutiner for daglig timeregistrering og frav?rsmeldinger (hvis aktuelt for stillingen), se veiledning selvbetjeningsportalen
- Registrere familie/\kontaktperson ved n?dstilfelle
- Personlig ansattprofil
- Leder informere lokal nettredakt?r for bistand med ? sette opp siden
- Leder kontakter fotograf fakultetsadministrasjonen for avtale om bilde profil
Fadder/backup har et ansvar de to f?rste ukene for daglig ? f?lge opp sosialt med bla. invitasjon til ? spise lunsj sammen og gi informasjon om formelle og uformelle regler. Ta en runde p? campus sammen og bli kjent med bygningene der UV har ansatte; Helga Engs hus, Niels Henrik Abels hus, Kristine Bonnevies hus og 澳门葡京手机版app下载sparken, samt andre bygg som Lucy Smith (LOS), Frederikke (SiO/idrettsarealer mm.), Kristina Ottosens hus (SiO/kortsenteret/helsetjenesten/apotek) og Georg Sverdrups hus (Universitetsbiblioteket og LINK med UV er vertsfakultet).
N?rmeste leder, med st?tte av HR og/eller HMS-koordinator ved behov, skal i l?pet av de tre f?rste ukene gi en innf?ring i:
- Arbeidsmilj?forhold
- Sikkerhetsrutiner
- Verneombud
- Tjenestemannsorganisasjonene
- Varslingssystem
- Etiske retningslinjer og trakassering
HMS ved UiO (husk obligatorisk HMS-kurs for ledere)
De f?rste 6 m?nedene
N?rmeste leder skal gjennomf?re oppf?lgingsamtaler med den nyansatte etter ca. 2 m?neder og etter 4 m?neder. Tidspunkt for disse samtalene avklares i begynnelsen av ansettelsesforholdet og det settes av god tid. Etter avholdt m?te sender leder e-post til den ansatte med en kort oppsummering. Viser til pr?vetidsbestemmelsene. Disse samtalene er viktig for begge parter.