LOS

Onboarding

Godt planlagt introduksjon og systematisk oppf?lging av nyansatte – onboarding – er noe av det viktigste en virksomhet kan gj?re for ? trekke til seg, utvikle og beholde medarbeidere?. Nedenfor f?lger noen praktiske forberedelser du som leder m? gjennomf?re.

1. Forberedelser / f?r tiltredelse

Aktivitet Kommentar
Velkomst e-post fra leder til nyansatt HR sender mail til leder med forslag til en velkomstmail leder kan sende nyansatt. Ved fast ansettelse, bestiller HR blomster hjem til nyansatt. De f?r i tillegg en UiO kopp. Ved midlertidig ansettelse f?r nyansatt en velkomstpakke. UiO kopp og velkomstpakke hentes hos Innkj?p. 
Oppstartsm?te med HR Leder mottar invitasjon til oppstartsm?te med HR om onboarding av nyansatt. Her avklares det praktiske rundt oppstarten. HR sender leder en mal til en introduksjonsplan for de to f?rst ukene. Leder fyller ut planen og sender til nyansatt f?r oppstart. 
Valg av fadder Leder velger fadder, som kan bist? og avlaste gjennom onboardingsprosessen. Fadder har ansvar for tett oppf?lging den f?rste tiden med spesiell forpliktelse overfor den nyansatte i de f?rste 4 ukene.
Avklare kontorplass Leder finner ut hvor medarbeider skal sitte. Leder p?ser at kontoret er ryddet og t?mt. Romnummer sendes HR. Ved behov for rengj?ring eller bestilling av m?bler, sender leder mail til HR. UiO kopp skal st? klart p? kontorpulten ved f?rste arbeidsdag ved fast ansettelse. Dette hentes hos Innkj?p. 
Avklare utstyr (pc, mobil etc.)

Leder avklarer om nyansatt skal ha mobil og/eller b?rbar PC. Leder bestiller via innkjop@usit.uio.no  

Ved mobil og internettrefusjon: Ansatte blir fordelsbeskattet og det m? opprettes EK-trekk. Det er leder + ansatt som fyller ut EK-skjema: Refusjon av kommunikasjonsutgifter - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no)

Leder sender utfylt EK-skjema til HR: personal@usit.uio.no
Velkomsttelefon/mail Leder kontakter nyansatt og ?nsker velkommen, avtaler tidspunkt og sted for oppm?te f?rste arbeidsdag (ca. en uke f?r f?rste arbeidsdag) og sender ferdig utfylt introduksjonsplan. 
Tilgang til administrative systemer

Nyansatte f?r automatisk tilgang til grunnsystemer. Leder ber ansatt laste ned appen: Authenticator for to-faktor autentisering.  

Leder gj?r en vurdering av hvilke administrative systemer ansatt trenger tilgang til. Stab/st?tte kan bist? med innmelding. Eksempler p? administrative systemer: Innkj?pssystem, ?konomisystem, ePhorte, etc.

2. Tiltredelsesdagen / f?rste arbeidsdag

Tiltak Kommentar
Mottak, velkomst, tildeling av arbeidsplass
  • Leder tar en samtale med gjennomgang av seksjonens oppgaveoppgaver, teamsammensetning, gjensidige forventninger
  • Leder presenterer fadder
  • Leder utleverer brukernavn og passord
  • Leder viser den nyansatte til sin arbeidsplass
Informere om nyansatt

Leder informerer at nyansatt har begynt ved ? sende e-post til alle@usit.uio.no
E-post lister

Leder melder den nyansatte inn i n?dvendige e-post lister.
Alle blir automatisk meldt inn i e-post-listen til hele IT-avdelingen (alle@usit.uio.no), liste for egen enhet, samt lister som er synkronisert opp mot tilgangsgrupper
Hilserunde/omvisning
  • Leder introduserer den nyansatte for de n?rmeste kollegaene (b?r skje f?rste dag - ?vrig introduksjon kan overlates til fadder)
  • Andre ting som b?r vises: printere, pauseareal, spisekrok, rekvisitalager, viktigste m?terom, o.l.
  • Videre skal r?mningsveier og brannslukningsmateriell vises

3. Den f?rste uken / de f?rste ukene

Tiltak Kommentar
Ansattkort
  • Leder/fadder f?lger den nyansatte til SiOs kundesenter i Kristian Ottesens hus p? Blindern hvor ansattkortet utleveres.
  • Kortnummer som st?r oppf?rt p? adgangskortet m? meldes til: personal@usit.uio.no. HR s?rger for aktivering av kortet i IT-avdelingens soner i KNH.
  • Eventuelt l?nekort m? leder p?se at blir levert tilbake til IT-hjelp.
Personpresentasjon og personalfoto Leder viser den nyansatte personpresentasjonen p? nett, og hvordan man legger inn info: Slik redigerer du personpresentasjonen din - For ansatte - Universitetet i Oslo (uio.no) Den nyansatte m? ogs? sende en e-post til nettredakt?ren sentralt i fellesadm. for ? sette seg p? liste for fotografering: nettredaktor@uio.no 

Fotograferingen er som regel siste tirsdag i hver m?ned. De som melder seg, skal f? tilbakemelding med dato, klokkeslett og oppm?tested.

Onboardings-
samtaler

Leder gjennomf?rer jevnlige onboardingssamtaler med den nyansatte. 

HR innkaller til velkomstsamtale hvor det gjennomg?s informasjon om det ? v?re ansatt i staten. 

4. De f?rste 6 m?nedene

Tiltak Kommentar

Oppf?lgingssamtale i pr?vetiden etter ca. 2 m?neder og 4. m?neder

Onboardingsamtaler gjennomf?res ca. 2 m?neder og 4 m?neder.
  • Leder avtaler tidspunkt for dette i begynnelsen av ansettelsesforholdet og setter av god tid til samtalen
    Oppf?lging i pr?vetid
  • HR kaller inn til sjekk-inn samtale etter ca. 1 mnd. 
Publisert 2. nov. 2015 19:14 - Sist endret 22. apr. 2024 12:15
Del p? e-post