Om pulsunders?kelsen
Pulsunders?kelsen er en kortfattet unders?kelse som kartlegger noen sentrale aspekter ved arbeidsmilj?et, slik som ledelse, samhandling, arbeidsbelastning, st?tte og stress. Unders?kelsen best?r av 21 sp?rsm?l og er ment ? gi rask og oversiktlig innsikt i deler av medarbeidere sin opplevelse av arbeidssituasjon og arbeidsmilj?.
Pulsunders?kelsen er et verkt?y som kan benyttes i periodene mellom gjennomf?ringen av ARK, som skjer hvert tredje ?r. Unders?kelsen er ingen erstatning for ARK, men et supplement til det helhetlige og kontinuerlige arbeidet med ? sikre og utvikle arbeidsmilj?et ved UiO.
N?r det skal gjennomf?res en pulsunders?kelse, er det viktig at man involverer verneombud og lokalt arbeidsmilj?utvalg i prosessen. Der det er relevant skal ogs? fagforeningen(e) informeres om at en pulsunders?kelse skal gjennomf?res i aktuell enhet.
Hvor ofte b?r man gjennomf?re en pulsunders?kelse?
Fordi pulsunders?kelsen er kortere og mer fokusert enn en standard arbeidsmilj?-unders?kelse, kan den gjennomf?res hyppigere. Det er likevel viktig ? finne en god balanse i hvor ofte man velger ? gjennomf?re slike kartlegginger, slik at man unng?r ?unders?kelsestretthet?. Dersom man innf?rer tiltak etter en gjennomf?ring, er det viktig at det er nok tid mellom hver m?ling til at tiltakene har effekt. Pulsunders?kelser kan gjennomf?res ofte, for eksempel m?nedlig, hvis det ikke skal innf?res tiltak. Det er i s? fall viktig at medarbeidere f?r tilbakemelding p? resultater. Puls kan alternativt gjennomf?res hver 3.-6. m?ned dersom man implementerer tiltak.
Prosess
Prosessen med ? gjennomf?re selve unders?kelsen best?r av fire steg;
1) Forberedelse 2) Gjennomf?ring 3) Resultatgjennomgang 4) Tiltak (ved behov)
Moment bist?r i deler av prosessen og kan bist? ytterligere etter avtale med den enkelte enhet.
Forberedelse
F?r man gjennomf?rer en pulsunders?kelse, er det viktig at man har lagt en plan for arbeidet. Det bidrar til en forutsigbar og god prosess hvor alle relevante parter er inkludert, man har tydelige tidsfrister ? forholde seg til, og oppf?lgingsarbeidet kan begynne kort tid etter at unders?kelsen er lukket.
Dersom pulsunders?kelsen skal gjennomf?res p? engelsk, kan man ta kontakt med Avdeling for organisasjon og personal for oversettelse.
Standardsp?rsm?l som inng?r i pulsunders?kelsen
Pulsunders?kelsen best?r i utgangspunktet av 21 sp?rsm?l og selve unders?kelsen kan gjennomf?res i enheten uten ytterligere justeringer.
Tilpasning og tilleggssp?rsm?l
Dersom det er ?nskelig, kan enheten legge til inntil 4 ekstra sp?rsm?l. Ekstra sp?rsm?l kan ikke v?re fritekstsp?rsm?l. Tilpasning av sp?rsm?l eller andre justeringer av standardsp?rsm?l tilbys i tillegg som en ekstra tjeneste.
Hva som er aktuelle tilleggssp?rsm?l, vil variere mellom de ulike enhetene. Disse kan for eksempel rettes mot et spesielt tema enheten er opptatt av, eller omr?der som har v?rt blinket ut som viktige bevarings- eller utviklingsomr?der i enheten. Tilleggssp?rsm?lene kan endres mellom hver gjennomf?ring av pulsunders?kelsen i enheten. Eksempler p? tilleggssp?rsm?l finnes i sp?rsm?lslisten.
Rapportene
Rapportene er bygget opp med tre kapitler:
- Bakgrunnsinformasjon om svarrespons og antall respondenter.
- Gjennomsnittssk?re per sp?rsm?l. Her vises avdelingens totale gjennomsnittssk?re. Dersom det er flere enheter, kan enhetens sk?rer sammenlignes opp mot totalen.
- Svarfordeling. Denne delen viser variasjonen i sk?rene. Hvorvidt man f?r med svarfordeling i rapporten avhenger av at man har minst 10 respondenter som har besvart unders?kelsen.
N?r rapporter bestilles vil det v?re mulig ? bestille en rapport der resultatene filtreres etter hvorvidt respondentene arbeider p? hjemmekontor, hybrid eller p? kontoret. En slik filtrering vil kun v?re mulig der gruppene er av en st?rrelse som ivaretar anonymitet. Resultatene kan dermed brukes til ? unders?ke forskjeller tilknyttet kontorsituasjon.
Resultatgjennomgang
N?r rapportene fra pulsunders?kelsen er klare, er det viktig at alle de ansatte i enheten f?r presentert resultatene innen kort tid. Det anbefales at det gjennomf?res minst ett felles tilbakemeldingsm?te i enheten, hvor de involverte medarbeiderne f?r presentert resultatene fra rapporten og det er gis rom for ? reflektere over og diskutere resultatene i fellesskap.
Noen enheter vil v?re s? store at de kan f? rapporter p? underenheter. Det gjelder for eksempel st?rre avdelinger som har underordnede seksjoner med flere enn 5 ansatte. Der hvor dette er tilfellet b?r man vurdere ? gjennomf?re tilbakemeldingsm?tene seksjonsvis, slik at de kan f? presentert resultatene p? lavest mulig niv?.
Tiltaksm?te
Dersom det er behov for tiltak, kan det gjennomf?res tiltaksm?te.
Det anbefales at det settes av minimum to timer til tiltaksm?te, men behovet vil v?re avheng av gruppas st?rrelse, resultatene og eventuelt andre lokale forhold. Dersom man f?r knapt med tid, anbefales det at det settes opp en ?kt kort tid etter for ? f?lge opp prosessen og ferdigstille oppf?lgingsarbeidet p? en god m?te. Dette er viktig for ? sikre god involvering og forankring av tiltak og videre utviklingsarbeid.
|
Agenda for tiltaksm?te
|
Der er det er aktuelt, kan det v?re hensiktsmessig ? gjennomf?re oppf?lgings?ktene i mindre enheter, for eksempel seksjonsvis. Dette gjelder ogs? dersom seksjonen ikke er stor nok til ? f? en egen rapport eller det var f?rre enn 5 respondenter fra enhet.
Et godt arbeidsmilj? er et felles ansvar og involvering og medvirkning er sentrale prinsipper i arbeidet med ? sikre et forsvarlig og godt arbeidsmilj? ved UiO. Det er derfor viktig ? kommunisere at selv om det er leder, gjerne med st?tte av lokale HR-ressurser, som beslutter hvilke tiltak som skal prioriteres, vil medarbeideres innspill bli lyttet til og tillagt betydelig vekt.
Hvordan bestille en pulsunders?kelse
- Informasjon om avtalen, priser p? unders?kelsen, tilleggstjenester og bestillingsrutiner finner du i avtalekatalogen (s?kord: Pulsunders?kelse). Benytt mal for epostliste (excel) for ? formidle epostadressene til ansatte som skal delta i unders?kelsen til Moment.
- Ved sp?rsm?l om en konkret pulsunders?kelse ta kontakt med Christoffer Wenaas (christoffer@moment.consulting).
Har du overordnede sp?rsm?l om pulsunders?kelsen, kan du kontakte Linn Grimstad-Nielsen i Avdeling for organisasjon og personal.