F?r ansettelse
1. Enheten: Hente og sende inn opplysninger
- Sende kontaktinformasjon om personen til ISA
- Sende standardisert informasjonsskriv til den man vurderer ? ansette eller den som skal begynne ? jobbe fra utlandet, og be om kopi av trygdedokumentasjon (A1 eller CoC) om de allerede har dette.
2. ISA: Innledende unders?kelser og vurderinger
- Sende nettskjema til den ansatte for ? innhente opplysninger om personens forhold
- Ta imot kontaktinformasjon om den ansatte samt eventuelt
- Kopi A1/CoC/vedtak NAV
- Kopi av vedlegg til arbeidsavtalen
- Unders?ke om UiO allerede er registrert som arbeidsgiver i aktuelt arbeidsland.
- Vurdere hvilke tjenester det er aktuelt ? bestille fra KPMG.
- Sette sammen kostnadsestimat basert p? vurdering av tjenester og tilgjengelig prisinformasjon.
- Sende over prisestimat til enheten for endelig vurdering.
- Merk! Prisestimatet vil bare si hvor mye tjenestene koster. Dersom man skal ha vurdering av hvilke tjenester som er n?dvendige, s? er dette en juridisk vurdering som leveres i memo til en fast pris.
3. Enheten: Vurdere og gjennomf?re ansettelse
- Vurdere om ansettelse skal gjennomf?res, p? bakgrunn av informasjon og kostnadsoversikt
- Eventuell kostnad m? godkjennes av BDM
- Innhente signert kontrakt, og legge ved addendum
4. ISA: F?lge opp trygd og skatt
- Eventuell bistand med s?knad om trygdemedlemskapsavklaring og skattekort.
- Ved trygdemedlemskap i utlandet: Vurdere og eventuelt f?lge opp frivillig innmelding SPK.
I l?pet av kontraktsperioden
1. Seksjon for l?nn: Rapportere og innbetale til aktuelt land
- Registrere n?dvendige dokumenter (skattekort, fritaksbrev og A1-/Certificate of Coverage (CoC)-skjemaer).
-
Rapportere l?nn i a-meldingen som opptjent i henholdsvis Norge og utlandet
-
Innbetale utenlandsk arbeidsgiveravgift og/eller trygdeavgift der dette er aktuelt, basert p? interne rutiner
2. ISA: F?lge opp trygdedokumentasjon
-
Videresende kopi av eventuelt trekkfritak, A1- eller CoC-skjema til l?nnsgruppe 6 umiddelbart dersom ISA mottar dette.
-
F?lge opp at gyldig trygdedokumentasjon foreligger til enhver tid, for ? unng? dobbelt krav om arbeidsgiveravgift
-
Bist? enheten ved behov med avklaringer knyttet til arbeidsrettslige problemstillinger ved arbeid i utlandet
3. Lokal enhet: Oppf?lging av reisekalender, trygdedokumentasjon, sykefrav?r/foreldrepermisjon
-
F?lge opp reisekalender/rutiner for innmelding av arbeid fra utlandet (lenke til personalrutiner kommer)
-
Videresende kopi av eventuelt trekkfritak /A1 /CoC skjema til L?nnsgruppe 6 s? snart lokal enhet mottar det
-
H?ndtering av sykefrav?r, foreldrepermisjon og andre arbeidsrettslige problemstillinger med tett tilknytning til trygd – herunder problematikk knyttet til refusjoner fra NAV/utenlandsk trygdeordning med bistand fra frav?rsgruppen og ISA
Avslutning av kontrakt eller forlengelse p? nye eller samme vilk?r
1. Enheten: Holde oversikt over arbeidsforholdet
- Holde oversikt og informere ISA og SL, samt ogs? den ansatte om at arbeidsforholdet er i ferd med ? avsluttes, eller eventuelt fornyes
2. Enheten og/eller ISA: Informere om endringer og h?ndtere krav om sluttvederlag
- Informasjon om nye vilk?r for arbeidsforholdet, eksempel nytt arbeidsland, nytt fast arbeidssted i samme land etc. til SL og l?nnskj?rer utland.
- H?ndtere eventuelle krav om sluttvederlag i henhold til arbeidslandets regler.
- Enhver endring i l?nnskj?ringen p?f?rer UiO ekstra kostnader da endringsmeldinger koster penger hos skyggel?nnskj?rer
3. ISA: F?lge opp registrering og avregistrering /Avslutning
- Vurdere behov for avregistrering i arbeidslandet, enten kun av personen eller ogs? av UiO som arbeidsgiver)
- Oppf?lging av registreringsprosess
- B?de registrering av UiO som arbeidsgiver, og av ansatt i arbeidstakerregister, arbeidstilsyn etc. der dette er n?dvendig i aktuelt land
- Lukke saken i samhandlingsportal med KPMG, og eventuelt slette data om ansatt i henhold til UiO sin personvernerkl?ring.
- Utmelding hos SPK (hvis aktuelt)