Bruk av Vortexmappe i organisasjonsendringsprosesser

Enhetens Vortexmappe

Hvordan mappen fungerer

• Ved oppstart av en organisasjonsendringsprosess opprettes det en Vortexmappe for den ber?rte enheten.
• Mappen fungerer som et skjermet arbeidsomr?de hvor enheten og eierne av de ber?rte administrative systemene lagrer og bearbeider de originale arbeidsdokumentene knyttet til den p?g?ende organisasjonsendringsprosessen.
• Enhetens tilgangen til Vortexmappen styres av enhetens administrator (1), se veiledning.
• Som regel vil det v?re systemeierne som laster opp arbeidsdokumenter i enhetens Vortexmappe, se veiledning.
• All bearbeiding av dokumentene skal foreg? direkte i Vortex, se veiledning.
• Systemeierne tar etter behov back-up av originaldokumentene i en egen mappe som kun systemeiern har tilgang til (2), se veiledning.
• Merk: For at dette skal fungere bra, er det viktig at alle akt?rene f?lger rutinene under n?ye!

Arbeidsdokumenter som finnes i mappen

Under arbeidet med aktivitet 1 vil koordinator for organisasjonsendringsprosessen som regel laste opp f?lgende arbeidsdokumenter i enhetens Vortexmappe:

1. aktivitetsstatus-organisasjonsendring-<akronym for enhet>.xlsx - oversikt som viser status for framdrift av endringsprosessen
   Merk: Etter hver arbeids?kt skal den som har utf?rt arbeidet oppdatere dette dokumentet.
2. betegnelser-stedkoder-<akronym for enhet>.xlsx - oversikt over stedkoder, kostnadssted, arkivsted og betegnelser for enhetens nye organisasjonsstruktur
3. organisasjonskart-<akronym for enheten>.pptx - kart som viser enhetens nye organisasjonsstruktur

Ettersom endringsprosessen skrider fram, vil systemeierne laste opp flere arbeidsdokumenter i enhetens Vortexmappe. For ? lette oversikten, vil filnavnet typisk starte med akronymet for systemet hvor data er hentet fra, for eksempel:

• sap: Arbeidsdokumenter med data hentet ut av UiOs l?nns- og personalsystem SAP
• oa:  Arbeidsdokumenter med data hentet ut av UiOs ?konomisystem Oracle Applications (OA)
• ephorte: Arbeidsdokumenter med data hentet ut av UiOs elektroniske saksbehandlings- og arkivsystem ePhorte

Hvordan laste opp Office-filer til Vortex

1. Gi filen et fornuftig navn.
   • Navnet m? v?re i tr?d med navnekonvensjonene for dokumenter p? UiOs nettsider. Dette inneb?rer bl.a.:
     • Bruk kun sm? bokstaver.
     • Ikke bruk ?, ?, ?; bytt ut med e, o, a.
     • Bruk bindestrek hvis det er flere ord:  -   Ikke bruk mellomrom eller understrek.
   • Bruk formatet <akronym for systemet hvor data er hentet fra>-filnavn-<akronym for enhet>. Da f?r vi til en ryddig alfabetisk og systemspesifikk oversikt over filene i Vortexmappen.
2. Last opp filen ved ? f?lge USITs veiledning for opplasting av filer i Vortex.
    

Hvordan redigere Office-filer direkte i Vortex

N?r office-filer (Excel, Word, PowerPoint) gj?res tilgjengelig i Vortex som mappelisting, kan disse dokumentene redigeres direkte i Vortex, dvs. de m? ikke lastes ned p? egen harddisk, redigeres og s? lastes opp i Vortex igjen.

Slik gj?r du det:

• Hold mark?ren over dokumentet som du ?nsker ? redigere. Da dukker det opp en gr?nn lenke Rediger.
  Merk: Hvis lenken Rediger ikke dukker opp, betyr dette at en annen person holder p? ? redigere filen. Da m? du vente til vedkommende er ferdig og har lukket filen igjen.

• Klikk p? lenken Rediger.
  Merk: Ogs? selve filen er en lenke som du kan klikke p?. Hvis du klikker p? denne lenken, vil du kunne lese filen og tilsynelatende ogs? redigere den, men ikke lagre endringene! For ? redigere filen m? du derfor allid klikke p? lenken Rediger.
• Det dukker opp et dialogvindu hvor du skal klikke p? knappen OK.

• Office-programmet g?r i gang og det dukker opp et dialogvindu for ? kople deg opp til www-dav.uio.no.
• Oppgi ditt UiO-brukernavn og -passord, huk av for Remember my credentials og klikk p? knappen OK.

• Office-filen ?pner seg.
• Klikk p? knappen Enable Editing ?verst i det gule b?ndet slik at du f?r lov ? redigere filen.
• Klikk ogs? p? Maksimer vinduet-knappen ?verst til h?yre slik at du f?r se et st?rst mulig utsnitt av dokumentet p? skjermen din.

• Rediger filen.
• Lagre filen p? vanlig m?te ved ? taste Ctrl + S eller Lagre/Save i Fil/File-menyen.
• Merk: Ikke klikk p? Lagre som/Save as i Fil/File-menyen. Da vil den oppdaterte versjonen av filen bli lagret som en kopi av originalfilen i enhetens Vortexmappe. Der skal det imidlertid kun ligge originalfiler slik at det er disse det jobbes videre med og det ikke oppst?r surr og forvirring. ?nsker du p? vegne av din enhet ? ta vare p? en bestemt versjon av en fil, b?r du laste den ned p? din PC eller enhetens fellesomr?de og merke den tydelig som kopi og aktuell dato. Systemeiere lagrer data ved ? f?lge egen veiledning for lagring av data.

• Lukk Office-programmet ved ? klikke p? X ?verst i h?yre hj?rne.

• N? vil den oppdaterte filen ligge p? nettet samme sted der du ?pnet den.
• Klikk p? Refresh-knappen ?verst i URL-feltet. Teksten under filnavnet vil n? vise n?r og av hvem filen sist ble oppdatert.

Hvordan systemeiere tar back-up av arbeidsdokumenter

• I hver Vortexmappe ligger det en undermappe hvor systemeiere kan lagre godkjent data og andre kritiske filer for organisasjonsendringen i enheten det gjelder.
• Det er kun systemeierne som har tilgang til denne mappen.
• Klikk p? Logg inn-knappen under overskriften For systemeiere i h?yremargen for ? komme til lagringsmappen.

• Lagringsmappen ?pner seg og du kan se kopiene som ligger her og n?r de ble laget.

Slik tar du back-up:

• G?r til Vortexmappen hvor dokumentet som du ?nsker ? ta back-up av ligger. I det viste eksemplet tar vi back-up av dokumentet betegnelser-stedkoder-sa5.xlsx (1) som ligger i Vortexmappen til SA5.
• Klikk p? ditt navn i ?vre h?yre hj?rnet p? nettleseren og s? p? Administrer denne mappen (2).

• Vortexmappen til SA5 som har mappenavn sa5 ?pner seg i administrasjonsmodus.
• Fanen Innhold i mappen (1) viser filene og mappen(e) som ligger i mappen.
• Huk av i boksen til h?yre for filen du ?nsker ? ta back-up av (2).
• Klikk p? Kopier-knappen i mappens kommandolinje (3).

• Teksten Til kopiering med antall ressurser (filer/mapper) som er blitt huket av for kopiering og knappen Kopier hit dukker opp til h?yre for mappesymbolet (1).
• F?r du klikker p? knappen Kopier hit, m? du f?rst navigere til mappen du ?nsker ? lagre de kopierte ressursene. I dette tilfelle er det mappen lagret-data. Du ?pner mappen ved ? klikke p? lenken lagret-data (2).

• Mappen lagret-data ?pner seg (1).
• N? at du st?r i mappen der back-up-filen skal lagres, klikker du p? knappen Kopier hit (2).

• Under fanen Innhold i mappen dukker det opp en ny fil som forel?pig har samme filnavn som originalfilen, dvs. i dette tilfelle betegnelser-stedkoder-sa5.xlsx.

• For ? tydeliggj?re at vi ikke lenger har med originalfilen ? gj?re, m? vi endre navnet til filen.
• Dette gj?r du ved ? klikke p? filnavnet som er en lenke til filen.
• Filen ?pner seg i administrasjonsmodus.
• Klikk p? knappen Endre navn.

• Legg til -kopi-????-mm-dd mellom det opprinnelige filnavnet og filformatakronymet (1).
• Klikk p? knappen Lagre (2).

• Du ser at filen som ligger i mappen lagret-data (1) har f?tt nytt navn, i dette tilfelle betegnelser-stedkoder-kopi-2013-11-21.xlsx (2).
• G? tilbake til mappen lagret data i administrasjonsmodus ved ? klikke p? lagret data i navigasjonslinjen (1).

• Her ser du at back-up-filen har f?tt det nye navnet (1).
• Klikk p? lenken Slutt ? administrere (2) for ? se mappen i vanlig visningsmodus igjen.

• Ogs? i mappens visningsmodus vises back-up-filen med korrekt navn.

Brukerst?tte

Har du sp?rsm?l, se hvem du kan kontakte.