Aktivitet 9: Avslutningsaktiviteter

Avvikle organisasjonselementer i SAP

Oppgavene utf?res av systemansvarlig for SAP. Metodeskjemaet for SAP viser aktivitetene i detalj.

Oppgaver

1. Organisasjonsenheter avvikles (utl?psdato p? orgenheter i SAP settes til 31.12., utf?res f?r nytt ?r 01.01.)
2. Slette tilh?rende brukertilordninger i HR-flyt, FI-flyt og TOA.

Stenge arkivsteder for registrering i ePhorte

• De gamle enhetene i ePhorte stenges for registrering av nye saker og journalposter s? snart som mulig etter at de nye enhetene er tatt i bruk.
• Rollene p? de gamle enhetene stenges umiddelbart n?r nye organisasjonsenheter tas i bruk, men rollene kan gjen?pnes slik at man f?r ryddet p? de gamle enhetene.
• Det vil ikke skje noe med tilgangskodene. Man skal ha tilgang til ? se dokumentene som blir liggende p? de gamle enhetene.

Oppgaver

1. eSak stenger/legger ned gamle organisasjonsenheter.
2. Det lokale arkivet skal flytte ?pne saker fra gammel til ny enhet n?r nye enheter er etablert.
3. Det lokale arkivet skal kvalitetssikre at det ikke blir liggende ?pne saker og ubehandlede henvendelser p? gamle enheter etter at nye enheter er etablert.
4. eSak kvalitetssikrer ryddejobben som ledere og det lokale arkivet utf?rer, og at det er fremdrift i arbeidet.

Foreta avslutning i Unit4

Oppgavene utf?res av systemansvarlig for UNIT4 i kommunikasjon med enheten.

De fleste endringene foretas etter at gammelt ?r er lukket, dvs. i perioden 1/1 - 15/1.

Det vil v?re en periode hvor enhetene ikke skal bestille varer/tjenester slik at de gamle koststedene kan avsluttes s? raskt som mulig.
I denne perioden skal enhetene

1. ikke utfakturere p? gamle kostnadssteder
2. fullf?re mest mulig i Unit4 p? gamle kostnadssteder

Oppgaver

1. Koststeder avvikles (utl?psdato p? koststeder i Unit4 settes til 31.12., utf?res f?r nytt ?r 01.01.).
2. Slette tilh?rende brukertilordninger.
3. Omposter anlegg til nye eiersteder/koststeder:

   1) Koststed endres av UiO -   
   N?r nytt koststed skal overta gammelt er det en jobb som heter dimisjonsendringer som kan benyttes (Unit4 deksktop). Denne jobben brukes i dag p? enkeltst?ende anlegg. Denne kan ogs? benyttes ved st?rre jobber. Det holder da ? legge inn koststed som utg?r og hva som blir det nye. Da plukker jobben ut alle anlegg som det skal endres koststed p? og erstatter med det nye. 

   2) Eiersted endres av DF?

   
   Husk at de gamle kostnadsstedene m? v?re aktive.
4. Ompostere prosjekter til nye eiersteder, DF? utf?rer etter bestilling.
5. Kontroller mapping mot gammel og nytt koststed for ? sikre korrekt grunnlag for IB.

OrgReg

1. Gammel organisasjonsstruktur avgrenses.