Aktivitet 5: Vurdere behov for andre praktiske endringer

ePhorte

Det m? ryddes opp i alle ?pne ePhorte-saker:

• Enhetens saksbehandlere skal:
  1. G? gjennom journalposter med restanser, avskriv om mulig.
  2. Gjennomg? journalposter i status R og ferdigstille om mulig.
  3. Sette status F p? saker som er ferdigbehandlet.
  • Se egen side som kan sendes til saksbehandlere.
• Enhetens ledere skal:
  1. Fordele ufordelte brev, notater og kopier.
  2. F?lge opp journalposter som ikke er godkjente.
  3. Sette status F p? saker som er ferdigbehandlet.
  • Se egen side som kan sendes til ledere.
  • Husk at ledere ogs? kan v?re saksbehandlere!
• Seksjon for forvaltning av elektronisk saksbehandling og dokumentasjon (eSak) skal:
  1. Kvalitetssikre at ledere f?lger opp ufordelte journalposter og journalposter i status G.
  2. F?lge opp journalposter i status R, S og M.
  3. Journalf?re ferdigstilte journalposter.
  4. Avslutte saker som er ferdigbehandlet.
  5. Flytte saker som er ?pne fra gammel til ny enhet n?r ny enhet er etablert.
  6. Kvalitetssikre at det ikke blir liggende ?pne saker og ubehandlede henvendelser p? gammel enhet etter at ny enhet er etablert.
• Systemeier skal:
  1. Oppdatere ePhorte med endringer av navn og / eller historisk stedkode.
  2. Legge inn nye roller p? brukere.
  3. Legge inn autoriseringer p? brukere.
  4. Avslutte roller p? gamle enheter.
  5. Kvalitetssikre ryddejobben som ledere og det lokale arkivet har utf?rt.
  6. Tilrettelegge maler p? nye enheter.
• S?rskilt om personalmapper:
  En omorganisering kan v?re en gylden anledning til ? velge en mer hensiktsmessig organiseringen av personalmappene i ePhorte.

FS

• Enheten m? sjekke om organisasjonsendringen f?r konsekvenser for ansattes tilganger i FS.
• Ved endringer s? m? eventuelt FS-forvaltningen (fellesstudentsystem.no) kontaktes for ? bist? med i endringsprosessen.

HMS

• Enheten m? vurdere behov for ? endre verneomr?der og/eller ? velge nye lokale verneombud.

IT

• Enheten m? g? gjennom ?  justere tilganger og rettigheter til: E-post lister, fellesomr?der, filgrupper, ressurser i kalender, nettskjema m.m. Noen av disse oppgavene m? utf?res av lokal-IT.
• Er endringen av en slik karakter at man ?nsker et nytt domene navn, slik at epost adresser blir nye? De gamle vil forsatt virke. I s? fall m? postmaster@usit.uio.no kontaktes.
• Alle fakulter og enheter har et postmottak, de vil ofte sende hevendelser videre til de enkelte enhetene, b?r disse n? endres eller oppdateres?

Telefoni

• Enheten m? informere telefonsentralen om endringer.
• N?r du bytter arbeidsplass skal du normalt ha med deg ditt telefonnummer. Unntak er hvis nummeret er knyttet opp mot en funksjon. Hvis du har en SIP basert telefon (Polycom eller Cisco) kan du ta med deg denne og koble den til p? ny arbeidsplass. Hvis det ikke har v?rt IP-telefon i nettverksuttaket tidligere, m? det antakelig klargj?res for dette. Kontakt lokal IT ansvarlig og / eller telefontjenesten hvis du er usikker eller trenger hjelp til dette. Les mer om telefoni ved UiO.
• Mobiltelefon: Dekker enheten utgifter for mobiltelefon og f?r faktura direkte fra leverand?r via samlefaktura, m? disse endres.