Dokumentasjon
- Selve fakturaen fra kredittkortselskapet er ikke gyldig dokumentasjon p? kostnaden, selv om selve transaksjonen fremg?r av oppstillingen.
- Hver eneste transaksjon m? dokumenteres i form av originalbilag/kvittering og skannes inn som vedlegg til kredittkortfakturaen, i Unit4. Det skal fremg? hva som er kj?pt, kj?pt mengde, dato for transaksjonen samt endelig pris for varen/tjenesten, i tr?d med bestemmelsene om salgsdokumentets innhold i Bokf?ringsforskriften §5‐1.1.
- For utenlandske leverand?rer kan man godta skjermutskrifter, e‐post eller annet som bekrefter, beskriver og verifiserer transaksjonen, dersom de ikke kan levere faktura iht. til norske krav, jf Artikkel av 22. februar 2007 p? skatteetaten.no, ”Ansattes kj?p over internett – krav til dokumentasjon”. Det presiseres at dette unntaket ikke gjelder norske leverand?rer.
- N?r det gjelder virksomhetskort hvor det tillates reise‐ og representasjonskostnader, finnes det spesielle krav til dokumentasjon. Reisekostnader og representasjonskostnader i forbindelse med reiser som betales med virksomhetskort, skal uansett f?res opp p? reiseregningen som sendes til l?nningsseksjonen, selv om kostnaden ikke skal refunderes. Originalbilaget skal skannes og f?lge med fakturaen i Unit4 og deretter legges ved reiseregningen.
- Kostnader til representasjon skal alltid dokumenteres p? en slik m?te at det fremg?r form?let med representasjonen, samt hvem som var tilstede. For ?vrig gjelder reglene om krav til salgsdokumenter som nevnt i over, og f?lgelig vil kvitteringer av typen ”div. servering” ikke godtas.
- De eneste typer kostnader som ikke kreves dokumentert med originalbilag, er kostnader som representerer en inntekt for det kortutstedende selskapet, herunder forsinkelsesrenter, purregebyr og ?rsgebyr.
Kontering
Det gjelder samme regler for kontering av faktura fra virksomhetskort som for andre inng?ende fakturaer. Det kan hende man oftere enn vanlig vil trenge ? splitte konteringen p? flere linjer siden man har handlet hos ulike leverand?rer. Dette er for?vrig ikke til hinder for at man kan summere transaksjoner p? fakturaen, gitt at de har identisk kontostreng. Dersom man ?nsker ? benytte tekstfeltet til spesifikasjon, kan man p? samme m?te velge ? sette opp alle transaksjonene hver for seg. Det gj?res spesielt oppmerksom p? at forsinkelsesrenter skal konteres p? art 8150, purregebyr p? art 7791 og ?rsgebyr p? 7770.
I de tilfeller hvor fakturaen ikke er betalt innen kortselskapet utsteder neste m?neds faktura, vil saldo p? den ubetalte fakturaen legges til p? den nye fakturaen. N?r dette skjer, vil RS registrere innev?rende m?neds transaksjoner som fakturabel?p. Dette for ? unng? dobbelt betaling. Dersom forrige m?neds faktura ikke er betalt fordi man ikke kan se at den er mottatt i Unit4, m? kortinnehaver kontakte kortselskapet og be om fakturakopi.
Attestasjon og godkjenning
Kostnadene skal attesteres og godkjennes av andre enn kortinnehaver.
Det gj?res ogs? oppmerksom p? at fakturaen skal godkjennes av en til kortinnehaver overordnet person med BDM, dette gj?res via Unit4. V?r spesielt oppmerksom p? at attestanten ikke kan velge hvem som skal godkjenne og derfor kan kortinnehaver f? sin egen faktura til godkjennelse.