Motta og behandle ordre/avtale

Varer og tjenester som UiO selger eller leier ut skal faktureres. Dette gjelder f.eks. salg av anlegg, leie av lokaler eller undervisning.

For: Fakturaansvarlig, Ordremottaker og Fakturautsteder(SR)

Opprette fakturagrunnlag

Ved fakturering til utland kan ikke en avgiftspliktig konto benyttes med fakturering i annen valuta enn NOK. Denne avgiften er fast, og ville bli flytende med kombinasjon av avgiftspliktig konto og annen valuta.

"Kontoplan er tilgjengelig via Unit4 : Meny -  felles - Kodeplan - Kontoplan", og via UIO's webside: Kontoplan UIO

 

 

Grunnlagsdokumentasjon for utg?ende fakturaer

All utfakturering skal ha dokumentasjon som viser grunnlaget for inntektsf?ringen.

 

Jf. Lov om bokf?ring § 4 (6). Dokumentasjon av bokf?rte opplysninger: Bokf?rte opplysninger skal v?re dokumentert p? en m?te som viser deres berettigelse.

Med dette menes avtale/kontrakt eller annen skriftlig dokumentasjon som godtgj?r kontovalg og dermed den merverdiavgifts behandling inntekten gis.

For utfakturering til finansi?r p? prosjekt anses kravet oppfylt i prosjektdokumentasjonen.

For utfakturering mot basis m? slik dokumentasjon angis s?rskilt. Dette b?r gj?res som vedlegg til faktura. Filformatene pdf. vil f?lge med fakturaen ved utsendelse. Andre filformater, f.eks. doc. vil kun bli liggende som vedlegg til bokf?ringen i Unit4

 

Opprette en salgsordre

NB! I feltet "Beskrivelse" p? ordrelinje er det begrensning p? antall tegn som kommer med p? fakturablanketten til kunde.

Hvis faktura sendes pr .e-post er det arealbegrensning p? to linjer, men ikke begrensning i antall tegn. S? p? PDF vil det v?re vanskelig ? si eksakt antall tegn da det kommer an p? om man bruker store eller sm? bokstaver. STORE bokstaver tar mer plass en sm? bokstaver,

Hvis faktura sendes elektronisk (EHF) vil all informasjon som er lagt inn i beskrivelsesfeltet (255 tegn) komme med p? faktura til kunden. 

I feltet "Tilleggssinformasjon til Artikkel" er det ogs? plass til 255 tegn som ogs? kommer med p? faktura hvis faktura sendes som EHF.

-- 

Ulike status for en ordre/ordrelinjer

  • Til fakturering: Ordre vil bli fakturert.
  • Parkert: Ordre kan settes til denne status hvis du f.eks venter p? grunnlag eller annen informasjon, for senere ? endre status tilbake til "Til fakturering".
  • Avsluttet: Brukes hvis en ordre er feil og som ikke skal/m? faktureres. Har du en eller flere ordrelinjer som er feilopprettet, kan du velge ? sette status p? denne til Avsluttet. (Disse linjene vil ikke bli synlige p? faktura)
  • Sperres: Skal/m? ikke brukes.

For prosjektfaktura: Opprettelse av prosjektfaktura

Vedlegg

Vedlegg skal ikke inneholde sensitive opplysninger. Ref: Personvernforordningen (GDPR)

NB! Vedlegg som skal sendes ut med faktura m? v?re i pdf format (Annet format gj?r at faktura feiler ved utsendelse)

Vedlegg/dokumentasjon som skal f?lge fakturaen kan v?re: kontrakt, kurs- og konferansedokumentasjon. St?rrelse p? faktura inkl vedlegg kan v?re p? inntil 10 MB.

Hvis du har lastet opp feil vedlegg p? en ordre, har du to valg: Enten sette status p? ordre til avsluttet og opprette ny ordre, eller sende henvendelse til utg-faktura@admin.uio.no som vil logge sak hos DF? for sletting av vedlegg.

Dokumentarkiv

Logg deg p? Unit4, og g? til fanen Felles - Sp?rring dokumentarkiv.

S?k p? faktura/ordrenr i feltet Indeks 2

Kreditering og tilbakebetaling 

NB! Sjekk at faktura har utest?ende saldo f?r kreditordre lages.

Kreditering av salgsordre: F?lg rutinen rutinen for registrere salgsordre i Unit4 (dfo.no) Husk: Sette inn minus fortegn i bel?p p? ordrelinje.

Kreditnota opprettes ved feil fakturert kunde, feil bel?p, manglende referanse som kunden krever.

Hvis faktura som skal krediteres er utstedt i annen valuta enn NOK, m? kreditsalgsordre ha samme dato (Bestillingsdato) som fakturadato, for at bel?pene skal bli like og kan utlignes i systemet.

Tilbakebetale midler eller dobbeltbetalinger

 

NB! Sjekk at faktura er betalt f?r kreditordre for tilbakebetaling opprettes.

Se veiledning: Veiledning - Finne om faktura er betalt eller kreditert i Unit4 for finne om faktura er kreditert eller betalt i Unit4

  1. Innhent bankinformasjon fra kunde. Informasjonen skal v?re p? brevark med firmaets logo,signert kontrakt hvor bankinformasjon fremkommer eller tilsvarende og last opp brevet p? kreditnotaordren. 
  2. Opprett "kredit" salgsordre i henhold til veiledningen.
  3. NB! Legg til f.eks "Midlene tilbakebetales til deres bankkonto" i feltet Topp eller Bunntekst.
  4. N?r faktura skrives ut, vil kreditfaktura v?re grunnlag for at SR oppretter skjema for tilbakebetaling som sendes DF? for utbetaling.

Sentral kontroll og fakturering av salgsordre

Seksjon for regnskap (SR) foretar stikkpr?vekontroll etter gitte kriterier om at

  • Kontostreng er i samsvar med UiOs interne regelverk
  • MVA vurdering er foretatt i tr?d med gjeldende lov
  • Annen fakturainformasjon er korrekt/hensiktsmessig

Utfakturering sentralt i Salgsordremodulen

Dersom ingen feil er funnet i kontrollen, starter Seksjon for regnskap utfakturering via rapporten SO13.  

N?r rapport er fullf?rt blir faktura automatisk sendt kundene via DF?.

Seksjon for regnskap (SR) fakturerer to ganger i uken, tirsdager og torsdager.

 

Feil - status "Parkert"

Dersom feil, kontaktes saksbehandler p? e-post eller telefon for avklaring. Faktura settes med status "Parkert" i systemet.

Korrigere ordre i henhold til tilbakemelding fra SR.

Veiledning for s?ke opp og endre salgsordre

Husk: Etter korrigering m? du endre status fra "Parkert" til "Til fakturering" og lagre: Klikk "ok" p? bekreftelsesboks med status "Vellykket"

MVA-behandling

N?r du velger artskonto vil det automatisk gi riktig MVA-sats.

Hvordan kontere

Se ogs?

Regelverk

Kontakt

Brukerst?tte: Fordring til innbetaling

Av SR/GAPI
Publisert 17. mars 2021 10:03 - Sist endret 14. okt. 2024 09:40
Del p? e-post