Steg 1 : Innlogging som aktivitetsadministrator
- Logg inn p? https://epay.uio.no/
- Bruk UiOs brukernavn og passord
Steg 2 : Visning av samleaktiviteter
Hovedside av Epay-systemet. Dette er for systemadministratorer.
Aktivitetsadministratorer ser ikke alle aktiviteter. De kan bare se egne aktiviteter (p? egen stedkode) hvis det finnes registrert aktiviteter fra f?r.
Steg 3: Oppretting av ny aktivitet
- Trykk p? ‘Samleaktiviteter’ og velg ‘Opprett ny samleaktivitet’-lenken.
- Fyll inn dataene for ny aktivitet. Obligatorisk feltene m? fylles ut.
- Tittel: Kort tittel (for eksempel. Regskapskonferansen 2023) ?nskelig at dette stemmer med informasjon/p?meldingssiden til aktiviteten
- Beskrivelse: Denne linjen kommer under tittelen i betalingssiden. Her kan man forklare tittelen mer utfyllende. For eksempel; Dato, sted, kurs, konferanse eller bare nevner at det er en betaling osv.
- Samleaktivetetens eier: Navnet til institutt
- Koststed: 8 siffer (Innbetalingen skal inn)
- Delprosjekt: 9 siffer eller basis (000000000)
- Spr?k p? websider: Norsk/Engelsk
- Flere aktiviteter: Hvis man har aktiviteter som skal fortsette neste ?rene eller flere ganger da kan man krysse flere aktiviteter. Det betyr at delprosjektnummer og stedkode er den samme (m? ikke endres) men artskode kan endre til den ny aktivitetene som kommer i fremtiden.
- E-postsupport: E-postadresse til hovedansvarlig person til betalingssiden
- Lenke til infoside: Offisiell web side til aktiviteten som skal arrangeres
- Kontaktperson 1: Hovedansvarlig til betalingssiden (Begge kontaktpersonene m? v?re UiO ansatte)
- Telefon:
- E-post:
- Kontaktperson 2:
- Telefon:
- E-post:
- Trykk p? ‘lagre’ knappen n?r du er ferdig.
Steg 4: Varighet til aktiviteten
- Trykk p? navnet til aktiviteten som du har akkurat opprettet og bruk samme navn.
- Skriv en gang til samme navn og beskrivelse til aktiviteten.
S? gir du varighet ‘fra’ og ‘til’ datoer.
- Manuelt trekk av bel?p: Nei (Det er ikke aktuelt ? velge ?ja?)
- Krever godkjenning av offentlig deltakerliste: Ja/Nei
(Samtykke fra kundene at de godkjenner at navnet deres kan publiseres/eller ikke.‘Jeg godkjenner at arrang?ren kan publisere navnet mitt p? en deltakerliste’. Dette er for beskyttelse av kundenes personvern jfr. GDPR) - E-postadresse for varsling av nye ordrer: Ja/Nei
Status til aktiviteten n?r dere lagrer blir ‘new’, f?r vi i SR (systemadministrator) endrer den til ‘accepting payments’, ‘closed’ eller ‘sold out’ etter beskjed fra aktivitet administratorer.
Betalingssiden aktiviseres ved ? endre statusen til ‘accepting payments’ hos SR. Da er betalingssiden er klar for bruk. Statusen endres automatisk til ‘closed’ etter varigheten (til dato) er oppfylt. Hvis det er ett ‘begrenset antall’ som er registrert i varelinjene (vi forklarer dette senere) og antallet er oppfylt da vises betalingssiden til kundene som ‘sold out’.
Aktivitetsadministratorer har ikke tilgang til gj?re noen endringer i statusen.
Steg 5: Registrere brukere: Tilgang til ? bruke systemet
- Trykk brukere.
Da kommer du til siden for ? registrere brukere.
- Trykk p? ‘opprett ny bruker’.
Du kommer til ny side for registrering av brukernavn.
- Fyll ut brukernavn
- Trykk p? ‘opprett ny bruker’ knappen.
Steg 6: Registrering av varelinjer
- Trykk p? 'varelinjer' fra menyen.
Da kommer en ny side.
- Trykk ‘opprett ny varelinje’
Varelinjene viser hva betalingene faktisk gjelder og bel?p.
- Trykk p? ‘Opprett ny varelinje’
- Velg et brukergrensesnitt fra menyen og
- Trykk p? ‘g? videre’ knappen
Det finnes ?tte forskjellige varelinjetyper basert p? aktivitetseier og kundens behov.
Nedtrekksmeny med antall: Passer for tilfeller hvor kunden selv vil velge hvor mange tjenester/varer de vil velge - antall fra 1 til 9. (Aktivitetseier kan f? kundeinformasjon om total antall men ikke hver enkelt antall). Da f?r man ikke alle persons opplysninger bortsett fra en som gis ved betaling.
Avkrysningsboks: Passer for tilfeller hvor en kun har ett valg eller flere valg. (p? denne m?ten aktivitetseier har oversikt over hver eneste kunde sin valg – enten ett eller flere).
Inntastingsfelt for antall: Passer for tilfeller hvor kunden selv kan angi hvor mange enheter den vil velge (fe. selge varer som b?ker osv. aktivitetseier trenger ikke ? ha oversikt over hver eneste antall men f?r informasjon om hver eneste kunde).
Nedtrekksmeny med tekst og pris: Passer for tilfeller hvor en har forskjellige priser for enkelte grupper, f.eks. studenter og ansatte.
Radioknapper: Likt som med nedtrekksmeny med tekst og pris, men med annerledes brukergrensesnitt og kan man brukes til prisforskjeller/avhengigheter for samme vare og flere varer.
Overskrift: Brukes til ? gi navn p? en samling varelinjer.
Kommentar: Brukes til ? gi tilleggsinformasjon til kunden (For eksempel om kunden ?nsker vegetarmat til konferansemiddagen og liknende).
Tekstfelt med kommentarer o.l.: Passer for tilfeller hvor det kun skal innhentes informasjon fra kunden.
N?r varelinjene er opprettet, har du muligheten til ? forh?ndsvise dem. Du vil da kunne se hvordan registreringssiden vil bli vist til kundene n?r de skal velge varer eller tjenester. For ? kunne se dette trykker dere p? knappen nederst til venstre, ‘Forh?ndsvisning av varelinjer’.
Siden E-pay er en betalingsside, og ikke er en registrering og/eller informasjonsside, m? alle varelinjene ha en pris. Men det er mulig ? gi tilleggsinformasjon til kunden. Derfor kan man velge noen typer av varelinjer som for eksempel "kommentar", "overskrift" eller "tekstfelt med kommentarer".
Varelinjene m? v?re forst?elige og kort beskrevet for kundene - for ? unng? misforst?elser og feil valg.
- Fyll ut alle feltene og
- Trykk p? `Lagre’ knappen.
Steg 7: Aktivisere betalingssiden
- Send e-post til Seksjon for Regnskap e-pay-adm@admin.uio.no om at betalingssiden er klar til ? motta innbetalinger og at siden kan aktiviseres.
Seksjon for Regnskap aktiviserer betalingssiden ved ? endre statusen til ‘accepting payments’.
S? kommer du til siden med aktiviteter.
- Trykk p? aktivitetsnavnet.
Da ser du siden med all informasjon og aktivmerking for betalinger.
Epay-beskrivelse av alle faner og begreper
Begrepsavklaringer
- Aktivitet ble tidligere kalt prosjekt. Aktiviteten er det enheten skal motta betaling for. Et eksempel kan v?re et institutt ved UiO som skal arrangere et seminar, og ?nsker ? ta inn egenandel ved hjelp av Epay.
- Samleaktivitet angir flere aktiviteter som h?rer sammen. Et eksempel kan v?re der enheten ?nsker ? sette opp en trinnvis betalingsl?sning.
- Info gir oversikt over kontakt- og registreringsinformasjon for enheten. Her finner du ogs? nettadressen til aktivitetens bestillingsside.
- Varelinjer beskriver hva kunden/deltakeren betaler for. Viser hvilke varelinjer som er opprettet. Man kan forh?ndsvise varelinjene for ? se hvordan den ser ut for kundene.
- Ordreoversikt viser antall ordre fordelt p? varetyper og sum brutto og netto transaksjonsavgift - samt mva bel?p.
- Godkjente ordre gir oversikt over samtlige godkjente ordre. Angir at betalingene er vellykkede og ferdige.
- Ikke godkjente ordre viser samtlige mislykkede fors?k, uavhengig om kunden har lykkes i ? gjennomf?re bestillingen ved et senere tidspunkt. Hver gang en kunde begynner ? registrere noe i Epay vil dette bli registrert som ett fors?k p? ? betale i systemet. Det kan feks. v?re at de har begynt p? en betaling, har registret fiel kort, f?tt feilmelding fra banken sin, de kan ha avbrutt registreringen midt i prosessen o.l. Disse ordrene er ikke betalt.
- Excel-rapport. Her kan du skrive inn e-postadressen din og dermed f? tilsendt en rapport over alle godkjente og ikke godkjente ordre.
- Merkelapper er et verkt?y for ? markere kundens ordrer - slik at det er lettere ? holde oversikt over dem. Merkelappene brukes ogs? ved bestillingsl?sninger med flere aktiviteter, for ? markere enkelte kunders ordrer. Disse kundene kan man deretter invitere til ? delta i neste aktivitet. Tre forh?ndslagde merkelapper er opprettet til bruk, og de kan settes under arkfanene "Godkjente ordrer" og "Ufullstendige ordrer".
Les mer om beskrivelse av alle faner og begreper