Bilagsl?nn og reiser
Omposteringsbilag (excel) fylles ut og sendes elektronisk til Seksjon for l?nn.
M?nedsl?nn
- Ompostering av m?nedsl?nn innenfor stedkoden sendes som en bestilling i ePhorte.
- For ompostering av m?nedsl?nn ved frikj?p.
Frikj?p
Ved frikj?p kostnadsf?res l?nn p? en annen enhet enn den den ansatte er knyttet til i SAP. Dette kan v?re aktuelt for:
Bilagsl?nn for enkelttimer eller overtid
- Hvis det er avtalt frikj?p av arbeidskraft for en kostnadsenhet, skal det opprettes hovedboksbilag for manuelt frikj?p i Omposteringsl?sningen.
- Hvis den ansatte arbeider for annen enhet utenfor alminnelig arbeidstid, skal den ansatte f?re dette som ordin?r overtid i selvbetjeningsportalen. Dette g?r da til ordin?r leder for godkjenning og deretter m? det lages et hovedboksbilag for manuelt frikj?p i Omposteringsl?sningen.
M?nedsl?nn
- Hvis det er avtalt frikj?p i en fast stillingsprosent i en bestemt periode, er det bedre ? registrere dette i l?nnssystemet enn ? m?tte lage frikj?psbilag i hovedboken i ettertid. Send melding i ePhorte til Seksjon for l?nn med informasjon om:
- periode
- stillingsprosent
- full kostnadsstreng (stedkode for mottakende enhet, tiltaksnummer og evt. prosjektnummer)
- Kontering av l?nn med tilh?rende sosial kostnader vil da bli f?rt (helt eller delvis) p? den enheten som frikj?per. Organisasjonsmessig tilh?righet for personen vil fortsatt v?re den enheten hun eller han er ansatt ved, slik at meldinger om overtid, ferie og frav?r blir sendt til ordin?r leder.
Arbeidsgiveravgift og andre avledede konti
- Alle avledede artskonti som ber?res av et omposteringsbilag, blir automatisk korrigert.
- Det skal derfor ikke spesifiseres separate omposteringer av feriepenger, arbeidsgiveravgift, pensjonstrekk m.v.
- Slike artskonti kan ikke omposteres alene uten at grunnlaget samtidig omposteres.
Frister
Det er samme frister for ompostering som for tilsvarende type ordin?re bilag, se kj?replan for utbetaling av l?nn og refusjoner..
S?rskilt om ?rsavslutningen
- Frist for levering av omposteringsbilag for f?ringer fram til og med november, er den samme som for ordin?re l?nnsbilag til utbetaling i desember.
- Frist for levering av omposteringsbilag for f?ringer i SAP i desember kunngj?res vanligvis ikke f?r begynnelsen av november.
- Seksjon for l?nn kan ompostere bilag for innev?rende ?r i SAP. Ved ompostering av prosjekter er det en forutsetning at prosjektet fortsatt er ?pent. Omposteringer meldes inn fortl?pende gjennom ?ret.
- Ved omposteringer for tidligere ?r m? enheten selv gj?re dette via interkontoer.
Gjenfinning av original transaksjon som skal omposteres
- Den enkelte transaksjonen som skal omposteres finnes i SAP under bildet for enkelttransaksjoner, i reisemodulen eller ved ? g? via samlebilagene. Den komplette konteringsstrengen finnes oftest via samlebilaget. Det p?g?r et kontinuerlig arbeid med ? lage nye rapporter for ? bedre informasjonstilgangen.
- Informasjon om ompostering og uthenting av referansenummer, konteringsopplysninger m.v. finnes i veiledning i SAP for LES-brukere.
- For?vrig viser vi til veiledningen for l?nnsrapporter fra SAP for gjenfinning av l?nn.
Aktuelle transaksjonskoder
| Transaksjonskode | Navn | Beskrivelse |
|---|---|---|
| YHR_REISEDATA_UO01 | Konteringsrapport for reiser | Gir konteringsopplysninger for reiser og utleggsrefusjoner. |
| S_AHR_61015471 | Bilagsnummer for posteringer | Brukes for ? finne bilagsnummer for posteringer i relevante infotyper, eksempelvis IT14 (faste tillegg og trekk), 15 (variable tillegg), 509 (flere stillinger) og 2010 (godtgj?relsesposter). Informasjon om konteringen for fast m?nedsl?nn i IT8 finnes i IT27. |
| S_AHR_61016401 | Registrerte reiser | Viser registrerte reiser enten de er utbetalt eller ikke. Her kan man finne konteringsinformasjon og reisenummer for den enkelte reise. |
| YHR_VIS_KONTERINGSKJ | B?de reise og l?nn | Krever noe mer st?rre ferdighet i SAP og Excel, men viser til gjengjeld b?de l?nns- og reiseutgifter. Reisenummer kan vises i rapporten, men ikke bilagsnummer. |
Lokale rutiner
Institutt for geofag
Det forekommer ofte endringer av hvilken kilde l?nnen skal hentes fra, s?rlig gjelder det for prosjektansatte. Ved Institutt for geofag gjelder f?lgende rutine:
- Foresp?rsel om endring av konteringen gj?res med en epost til okonomi@geo.uio.no. Mailen skal inneholde:
- I emnefeltet: L?nn og navnet p? den arbeidstakeren det gjelder
- Hvilket (hvilke) prosjekt arbeidstakeren skal l?nnes over, og for hvilken periode. Ved delt finansiering mellom flere kilder m? ogs? l?nnsbr?ken for hver kilde oppgis.
- Institutt?konom kontrollerer kontostreng og fyller ut skjema for kontering (odt) som undertegnes av prosjektansvarlig og BDM.
- Skjema sendes til Seksjon for l?nn og lastes til personalmappe i ePhorte. Kopi av skjemaet g?r til prosjekt?konom.
Skjema
Omposteringsbilag for l?nnsbilag, refusjoner og reiseutgifter (excel)