Hvem skal informeres?
Enhetsleder, administrativ leder, forskningsr?dgiver og ?konomikonsulent.
Tilsagnsbrev fra finansi?r
F?rst m? instituttet f? tilsagnsbrevet fra finansi?r. Et tilsagnsbrev forteller hvem som finansierer, hvilket prosjekt som finansieres og hvor mye prosjektet finansieres med.
Revisjon av prosjektbeskrivelse og budsjett
I en del tilfeller er det slik at man ikke f?r hele bel?pet man s?kte om. Det kan ogs? foreligge andre endringer som har budsjettmessige konsekvenser. I slike tilfeller m? budsjettet og prosjektet revideres. De fleste finansi?rer krever et revidert budsjett med en beskrivelse av hvordan prosjektet kan gjennomf?res med de tildelte midlene.
Dette gj?res med hjelp av forskningsadministrasjonen og ?konomiseksjonen, og i samr?d med ledelse.
Fra s?knadsbudsjett til driftsbudsjett
Det skal settes opp et s? detaljert budsjett som mulig for driften av prosjektet. Hvis det er partnere med i prosjektet som skal f? refundert utgifter og/eller delta med egenandel skal det utarbeides et eget budsjett for hver av disse. Det m? avklares om partnerne skal h?ndtere og bokf?re utgifter til drift iht til avtalte aktiviteter og f? dette refundert p? faktura etter avtalte perioder, eller om midler skal overf?res i forkant og partnerne skal forevise dokumentasjon p? at midlene er brukt iht avtale p? periodiske tidspunkt. Dette m? vurderes iht kontrakten med finansi?r.
Dette gj?res med hjelp av forskningsadministrasjonen og ?konomiseksjonen, og i samr?d med ledelse. Partneres budsjett skal avklares med det lederniv? hos partnere som har myndighet til ? disponere ressurser.
Forslag til kontrakt fra finansi?r
Etter ? ha blitt enige med finansi?r om revidert prosjekt og budsjett, vil finansi?r sende et forslag til kontrakt.
澳门葡京手机版app下载sadministrasjonen skal kvalitetssikre alle kontrakter, i samr?d med prosjektleder, ?konomiseksjon og ledelse og ingen kontrakter skal undertegnes f?r dette er gjort. UiOs juridiske avdeling kan bist? med vurdering av kontraktsforslag fra finansi?r.
EU og NFR har egne standardkontrakter som er kvalitetssikret. Kontrakter fra alle andre finansi?rer skal sendes til UiOs jurister for juridisk kontroll. Dette gj?r forskningsadministrasjonen.
Disse tingene kontrolleres spesielt:
- rettigheter til resultater
- hva slags type prosjekt er dette? Oppdrag eller bidrag?
- er prosjektet merverdiavgiftspliktig?
- hvordan skal utbetalingene foreg??
Hvis det er andre institusjonelle partnere med i prosjektet vil finansi?r kreve at det inng?s 澳门葡京手机版app下载savtaler som skal forevises finansi?r f?r kontrakten signeres.
Samarbeidsavtaler med partnere
Det er ulike krav til 澳门葡京手机版app下载savtaler hos ulike finansi?rer, for ulike typer prosjekter og for ulike typer partnere. UiO har en nettside som veileder om valg av avtaletyper og en juridisk avdeling som kan bist? i valg og utforming av 澳门葡京手机版app下载savtaler.
Finansi?rer stiller ikke krav om at det skal inng?s 澳门葡京手机版app下载savtaler med partnere fra andre enheter ved UiO. Ved UV-fakultetet er imidlertid regelen at prosjekt澳门葡京手机版app下载 skal avtalesfestes, ogs? n?r 澳门葡京手机版app下载et er internt ved UiO. Dette for ? sikre enighet og felles forst?else blant prosjektdeltakerne og sikre at deltakelsen er forankret hos ledelsen ved de involverte enhetene. UiO-internt 澳门葡京手机版app下载 kan imidlertid avtales med bruk av en forenklet avtale om 澳门葡京手机版app下载.
Signering av kontrakt med finansi?r
N?r vi har kommet til enighet om kontraktens innhold med finansi?r og signerte 澳门葡京手机版app下载savtaler med partnere er forevist finansi?r kan kontrakten med finansi?r signeres. Dette gj?res vanligvis elektronisk. Det er kun enhetsleder og administrativ leder som er bemyndiget til ? signere kontrakter p? enhetens vegne.
Opprette prosjekt i UiOs ?konomisystem
F?r prosjektdeltakerne kan begynne ? belaste prosjektet med kostnader m? prosjektet bli registrert i UiOs ?konomisystem og f? et prosjektnummer.
?konomiseksjonen s?ker om oppretting av nye prosjekter i UiOs ?konomisystem.
Dette kan gj?res n?r kontrakten med finansi?r er formelt godkjent av begge partner, og f?lgende dokumenter er arkivert i ePhorte (dette gj?r forskningsadministrasjonen):
- s?knad
- prosjektbeskrivelse
- tilsagnsbrev
- budsjett
- 澳门葡京手机版app下载skontrakt med partnere
- kontrakt med finansi?r
?konomiansvarlig melder s? inn en s?knad om prosjektopprettelse.
N?r det er opprettet et prosjekt i UiOs sentrale system, f?r prosjektet et nummer. Prosjektnummeret skal oppgis n?r utgifter skal kostnadsf?res p? prosjektet.
I forbindelse med prosjektoppretting vil ?konomiseksjonen ogs? avtale hvordan prosjektleder og prosjekt?konom f?lger opp prosjektet b?de ift intern og ekstern styring og rapportering.
Klar - ferdig - G?!
Da er alt klart til ? bestille det som trengs til prosjektets faglige kick-off!
Og husk! Forklar ?konomih?ndteringen til prosjektdeltakerne
Prosjektleder har ansvar for ?konomih?ndteringen av prosjektet. Dette inkluderer ? s?rge for at prosjektdeltakerne kjenner til budsjettrammer for aktiviteter de har ansvar for eller er involvert i, at de kjenner til UiO's regler og rutiner for bestilling og kostnadsf?ring og at disse overholdes.
Ved behov kan prosjektleder f? bistand fra ?konomiseksjonen for ? gjennomg? dette med prosjektdeltakerne.