Prosjekt?konomen s?rger for at informasjonen som ligger i budsjett og regnskap er i henhold til finansi?rs krav og UiOs regelverk, samt tilrettelegger for god oppf?lging av prosjekt?konomien. Mer om rollebeskrivelse for prosjekt?konomen.
S?knadsfasen
Finne og sette seg inn i relevant utlysning
Prosjekt?konom f?lger med p? publisering av relevante utlysninger. M?let er ? kunne bist? prosjektleder i ? identifisere finansieringskilder ved behov. Prosjekt?konom leser hele utlysningen, med ekstra fokus p? ?konomidelen. Det er anbefalt ? delta p? informasjonsm?ter som arrangeres i tilknytting til aktuelle utlysninger.
Prosjekt?konom skal ved behov ta kontakt med finansi?r ved sp?rsm?l om ?konomi.
Her finnes UBs oversikt over finansieringskilder for ekstern og intern finansiering.
Budsjettering – m?te 1
N?r prosjektleder har bestemt seg for ? s?ke, skal prosjektleder innkalle prosjekt?konom og ev. andre relevante personer til et budsjettm?te. S?knadsinitiativet skal v?re forankret hos prosjekteier f?r m?tet avholdes.
I forkant av budsjettm?tet skal prosjekt?konom ha lest utlysningen og stille prosjektleder sp?rsm?l som b?r avklares f?r budsjettm?tet.
I m?tet p?begynnes f?rste budsjettutkast. Det legges en plan for innhenting av partnerbudsjett for interne og eksterne partnere, om det er aktuelt. Dersom finansi?r krever intensjonsavtale, legges en plan for inng?else av dette. Tidspunkt for neste budsjettm?te avtales.
Etter m?tet sendes budsjettforslag til prosjektleder. Budsjettet sendes ogs? til prosjekteier n?r det er aktuelt. Andre oppgaver som ble avtalt i budsjettm?tet, arbeides det videre med.
Opprette prosjektmappe p? ?konomi fellesomr?de
I forbindelse med budsjettm?te 1 skal prosjekt?konom opprette en prosjektmappe p? fellesomr?det for ?konomiseksjonen. Innhold i mappen:
- Totalbudsjett for prosjektet (alle versjoner)
- Informasjon og bekreftelser fra partnere
- Utlysningstekst
Prosjekt?konom skal f?lge struktur for lagring og benevnelse av filene i mappen.
Kontakt med interne og eksterne 澳门葡京手机版app下载spartnere
I etterkant av budsjettm?te 1 skal prosjekt?konom:
Om UB er koordinator: starte prosess med innhenting av partnerbudsjett og dokumentasjon p? forankring hos partner, i 澳门葡京手机版app下载 med prosjektleder. Dette gjelder uavhengig av om partner er ekstern eller tilh?rer UiO.
Om UB er partner: sende budsjettforslag til koordinator n?r f?rste utkast er ferdig.
Budsjettering – m?te 2
M?tetidspunkt avtales i budsjettm?te 1.
Forberedelser:
- Gjennomg? arbeidsoppgaver avtalt i m?te 1
- Kontrollere at s?knaden er forankret hos prosjekteier og ev. partnere
- Kvalitetssikre budsjettutkast f?r m?tet
I budsjettm?tet:
- Gjennomgang og kvalitetssikring av budsjettutkast
- Avtale eventuelle oppf?lgingsm?ter
Endelig forankring hos prosjekteier
Fullstendig s?knadsutkast med budsjett skal v?re klar for endelige kvalitetssikring og godkjenning av prosjekteier senest 2 uker f?r innsending av s?knad. Dersom UB er koordinator, m? budsjett og bekreftelse fra partner foreligge senest p? dette tidspunkt. Dersom UB er partner, m? man ogs? gjennom godkjenningsprosessen. Etter endelig godkjenning av prosjekts?knaden, vil det kun unntaksvis v?re mulig ? gj?re endringer i budsjettet.
Prosjekt?konom skal:
- Gjennomg? endelig s?knadsbudsjett med prosjekteier
- Oversende budsjett til prosjektleder for signering og deretter innhente signatur fra prosjekteier
- Arkivere s?knad, inkludert budsjett og andre vedlegg
Dersom UB er partner og koordinator er annen enhet ved UiO, holder det ? arkivere informasjon i UBs prosjektmappe. Koordinator er ansvarlig for ? arkivere s?knaden i UiOs arkivsystem.
Bist? prosjektleder med ? legge inn budsjettinformasjon i s?kerportal
N?r portalen er ?pen for registrering og s?knadsbudsjett er godkjent, skal prosjekt?konom etter avtale bist? med ? legge inn budsjettallene i henhold til krav fra finansi?r. Innlegging av annen informasjon i portalen kan ogs? bli aktuelt etter avtale.
Etter at s?knaden er sendt, sender prosjektleder kopi av endelig s?knad til prosjekt?konom for arkivering.
I tilfelle avslag: arkivere tilbakemeldingen
Dersom informasjon om avslag er mottatt, skal prosjektleder informere alle internt involverte, inkludert prosjekteier og prosjekt?konom. Hvis s?knaden koordineres av UB, skal prosjektleder ogs? informere partnere. Prosjektleder sender dokumentasjon p? avslag, som prosjekt?konom arkiverer.
Tildelingsfasen
I tilfelle tildeling: informere prosjektleder om rutiner
N?r prosjektleder informerer om tildeling, skal prosjekt?konom:
- Sende informasjon om rutiner til prosjektleder, dersom det er aktuelt
- Informere prosjektleder om oppstartsm?te, dersom det er aktuelt
- Informere nettredaksjonen ved UB om tildelingen, dersom det er aktuelt
Revidering av s?knadsbudsjett
N?r informasjon om tildeling er mottatt, sjekker prosjektleder om det er behov for ? revidere budsjettet. Prosjektleder innkaller prosjekt?konom til budsjettm?te ved behov.
Om man ikke har mottatt hele bel?pet, m? prosjektet rebudsjetteres og det m? vurderes om prosjektet kan gjennomf?res med de endrede forutsetninger. Dette m? godkjennes av prosjekteier ved UB f?r man formelt aksepterer tildelingen.
Dersom UB er koordinator, m? partneres budsjett avklares med det lederniv? hos partnere som har myndighet til ? disponere ressurser.
Prosjekt?konom 澳门葡京手机版app下载er med prosjektleder og prosjekteier for ? sikre at oppgaven l?ses innen finansi?rs frister.
Bist? i arbeidet med kontrakt med finansi?r og 澳门葡京手机版app下载savtale med partnere
Prosjektleder s?rger for at det inng?s kontrakt med finansi?r og 澳门葡京手机版app下载savtaler med eventuelle prosjektpartnere, inkludert interne prosjektpartnere fra annen enhet ved UiO.
UiOs kontraktsmaler skal benyttes der det er mulig. EU og NFR har egne standardkontrakter som er kvalitetssikret. Kontrakter fra andre finansi?rer skal sendes til UiOs jurister for kontroll f?r signering. Det er prosjekteier som signerer kontrakter, les mer om signering av kontrakter.
Dersom UB er koordinator, vil finansi?r som regel kreve at det inng?s 澳门葡京手机版app下载savtaler som skal legges frem for finansi?r f?r kontrakten signeres. Finansi?rer stiller ikke krav om at det inng?s 澳门葡京手机版app下载savtaler med partnere fra andre enheter ved UiO. Ved UB er imidlertid regelen at prosjekt澳门葡京手机版app下载 skal avtalefestes, ogs? n?r 澳门葡京手机版app下载et er internt ved UiO. Dette for ? sikre enighet og felles forst?else blant prosjektdeltakerne og sikre at deltakelsen er forankret hos ledelsen ved de involverte enhetene. UiO-internt 澳门葡京手机版app下载 kan avtales med bruk av en forenklet avtale om 澳门葡京手机版app下载.
Prosjekt?konom skal:
- Bist?, og ved behov koordinere, arbeidet med kontrakt med finansi?r. Dette inkluderer st?tte fra juristene i Avdeling for forskningsadministrasjon
- Bist?, og ved behov koordinere, arbeidet med 澳门葡京手机版app下载savtaler med interne og eksterne partnere. Dette inkluderer st?tte fra juristene i Avdeling for forskningsadministrasjon
- Gjennomg? punkter i kontrakten knyttet til ?konomi og overf?ring av midler
- Bist? med forankring og kvalitetssikring av avtaler hos prosjekteier. Dette gjelder ogs? n?r UB er partner
Prosjekt?konom 澳门葡京手机版app下载er med prosjektleder og prosjekteier for ? sikre at oppgaven l?ses innen finansi?rs frister.
Kontrakt med finansi?r skal v?re signert f?r prosjektet starter.
Opprette prosjekt i UiOs ?konomisystem
N?r all n?dvendig dokumentasjon foreligger, oppretter prosjekt?konom prosjektet i UiOs ?konomisystem. Prosjekt?konom skal:
- Arkivere all relevant dokumentasjon knyttet til prosjektet, herunder s?knad, tildelingsbrev, signert budsjett og kontrakter
- Opprette prosjektet i UiOs ?konomisystem og be om aktivering fra kontaktpunkt for prosjekt?konomi
- Legge inn budsjettet i UiOs ?konomisystem
- Informere prosjektleder og ?konomiseksjonen om kontering (delprosjekt og koststed)
Forberede oppstart av prosjekt
Prosjekt?konom gjennomg?r rutiner for ?konomistyring av prosjekter med prosjektleder. Informasjonen gis i oppstartsm?te (pdf) n?r det er et st?rre prosjekt, eller p? annen m?te for mindre prosjekter. Kostnader ifm. prosjektet kan som hovedregel ikke belastes f?r prosjektperioden formelt har startet og prosjektet er opprettet i UiOs ?konomisystem. Delprosjekt oppgis n?r utgifter skal kostnadsf?res p? prosjektet.
Informasjon om regler for innkj?p gjennomg?s. Dersom det skal ansettes noen p? prosjektet, utarbeides en utlysningstekst. Prosjektleder, prosjekt?konom og administrasjonen utarbeider sammen en plan for videre oppf?lging. Dette inkluderer intern og ekstern styring, samt rapportering.
Prosjektleder har ansvar for ?konomih?ndteringen av prosjektet. Dette inkluderer ? s?rge for at prosjektdeltakerne kjenner til budsjettrammer for aktiviteter de har ansvar for eller er involvert i, at de kjenner til UiOs regler og rutiner for bestilling og kostnadsf?ring og at disse overholdes.
Ved behov kan prosjektleder f? bistand fra prosjekt?konom for ? gjennomg? dette med prosjektdeltakerne.
Gjennomf?ringsfasen
F?lge opp prosjekt?konomien
Prosjekt?konom skal gjennomg? regnskap og prognose 1-3 ganger per ?r, avhengig av bl.a. prosjektets st?rrelse og kompleksitet. Regnskapsrapporter til prosjektleder og ev. andre utarbeides etter avtale. Formelle statusm?ter med prosjekteier og prosjektleder (pdf) avholdes ved behov.
Endring i nettobidrag og/eller egenandel skal som hovedregel godkjennes av prosjekteier. Ved endringer i prosjektet m? prognose oppdateres i UiOs ?konomisystem.
Omdisponering og andre endringer skal som hovedregel godkjennes av b?de prosjekteier og finansi?r i forkant. Etter godkjenning fra prosjekteier sendes endringsmelding til finansi?r. Prosjekt?konom bist?r i vurdering av behov for endringsmelding og revidering av kontrakt, samt oppdatering av budsjett.
Ved st?rre endringer vurderer man om det i tillegg er behov for arkivering av nytt budsjett (levetidsprognose).
Frikj?p og ev. overf?ring til partnere
Prosjekt?konom gjennomf?rer frikj?p m?nedlig og overf?rer midler til ev. partnere i henhold til kontrakt.
Bist? ved rapportering til finansi?r og/eller koordinator
Prosjekt?konom skal bist? prosjektleder med den ?konomiske fremdriftsrapporteringen etter frister gitt fra finansi?r/koordinator, samt bist? med ? holde finansi?r/koordinator informert om endringer.
Les mer om:
- 澳门葡京手机版app下载sr?dets krav til rapportering
- UiOs rutiner for rapportering p? EU-prosjekter:
Sikre at dokumentasjon av prosjektet er ivaretatt
Prosjekt?konom sikrer at n?dvendig informasjon er lagret i b?de UiOs arkivsystem og UBs prosjektmappe. I tillegg til utlysning, s?knad, tildelingsbrev, signert budsjett og kontrakt, skal ogs? dette arkiveres:
- Fremdriftsrapport, faglig og ?konomisk
- Endringsmelding
- Revidert budsjett, om aktuelt
- Revidert kontrakt
- Sluttrapport, faglig og ?konomisk
- Godkjenning av sluttrapport
- Annen relevant dokumentasjon
Dersom UB er partner, og koordinator er annen enhet ved UiO, holder det ? arkivere informasjon vedr?rende UBs del av prosjektet i UBs prosjektmappe. Koordinator er ansvarlig for ? arkivere resten i UiOs arkivsystem.
Dersom UB er partner, og koordinator ikke tilh?rer UiO, skal som hovedregel all ovenst?ende informasjon lagres i b?de UiOs arkivsystem og UBs prosjektmappe.
Avslutningsfasen
Kvalitetssikre regnskap
I god tid f?r sluttrapportering skal prosjekt?konom:
- Kontrollere regnskap mot budsjett/prognose
- Sikre at alle ?konomiske transaksjoner er utf?rt
- Diskutere med prosjektleder og ev. prosjekteier ved eventuelle avvik
Ta initiativ til avslutningsm?te
Prosjekt?konom tar initiativ til et avslutningsm?te (pdf) 3-6 m?neder f?r prosjektavslutning for st?rre prosjekter, etter avtale med prosjekteier. M?tets form?l er todelt; forberedelse til prosjektavslutning og gjennomgang av prosjektets resultater. Prosjektets gjennomf?ring diskuteres med fokus p? ? ivareta prosjektets resultater og l?re av prosessen.
Deltakere: prosjektleder, prosjekteier og prosjekt?konom. Andre etter behov.
Bist? med sluttrapport
Prosjektets sluttrapportering skjer i henhold til finansi?rens rapporteringskrav. Kravene avhenger av finansieringskilde, men det er vanlig at det stilles krav til rapportering p? faglige resultater og prosjektets sluttregnskap.
Rapporten utarbeides av prosjektleder med bistand fra prosjekt?konom. Prosjektleder leverer sluttrapporten i henhold til finansi?rens frister.
Dersom UB er partner, bidrar prosjektleder og prosjekt?konom til sluttrapport til koordinator og sender sluttfaktura ved behov.
Les mer om:
- UiOs rutiner for prosjektavslutning
- 澳门葡京手机版app下载sr?dets krav til rapportering
- UiOs rutiner for rapportering p? EU-prosjekter:
Avslutte prosjektet i UiOs ?konomisystem
Ved prosjektets sluttdato skal prosjekt?konom:
- Kontrollere at siste overf?ring fra finansi?r eller koordinator er mottatt
- Kontrollere at finansi?r har godkjent sluttrapport
- Avslutte prosjektet i UiOs ?konomisystem
- Forlenge prosjektet i UiOs ?konomisystem ved forsinkelser