Sikkerhet ved arrangementer

Ansvar

Ansvarlig arrang?r

• Er personen som s?ker/leier/reserverer arealet, hvis ikke annet er oppgitt i s?knaden
• Har ansvar for sikkerheten og for ? oppgi korrekt informasjon om arrangementet til den enheten som l?ner ut lokalet
• M? s?rge for n?dvendig oppl?ring og fordele ansvar for oppf?lging av sikkerhetsrutiner
• Ved alkoholservering m? det utpekes minst ¨¦n tilstedev?rende ansvarsperson som skal holde seg edru
• S?rge for at fastsatt persontall ikke overstiger godkjent maksgrense
• Anses som byggherre under opprigging og nedrigging av midlertidige konstruksjoner, slik som telt, scener, gjerder og lignende

Eiendomsavdelingen

• Vakthold
• Bygningsteknisk brannsikkerhet
• Hvor mye bygningen er dimensjonert for ? t?le, b?de n?r det gjelder personantall, forutsetninger og begrensninger for bruk av bygningen
• Godkjenning av s?knad for bruk til ekstern virksomhet, studentforeninger, og all bruk etter kl. 21:00, helger, ferier og helligdager

Andre enheter enn Eiendomsavdelingen som leier/l?ner ut arealer

• Formidle regler for bruk av dette spesielle lokalet
• Verifisere at bruken er innenfor godkjente rammer 

Hva m? du gj?re?

1. Melde fra til rett instans

Ansvarlig arrang?r m? melde fra til Eiendomsavdelingen, spesielt ved st?rre arrangementer og aktiviteter etter bygningenes ?pningstid.

2. Gj?r deg kjent med regler og rutiner

• Ansvarlig arrang?r skal s?rge for at fastsatt persontall overholdes 
• Ansvarlig arrang?r skal s?rge for at brannvernrutiner f?lges. Det er ikke tillatt ? koble ut hele- eller deler av brannalarmanlegget
• R?mningsveier m? aldri l?ses eller blokkeres p? noen m?te
• M?bler, innredning og l?s?re (mobil brannbelastning) p?virker hvor mange personer som kan oppholde seg i lokalet og brannutvikling. Derfor m? all endring av m?blering begrenses s? mye som mulig. Alle slike endringer m? avklares med Eiendomsavdelingen
• Eiendomsavdelingen l?ner ut slokkeapparater ved behov. Kontakt lokal driftsleder eller arrangementer@eiendom.uio.no.

Ansvarlig arrang?r skal s?rge for at generelle regler for bruk av UiOs lokaler f?lges.

For enkelte arealer kan det finnes s?rskilte regler.

Studentforeninger m? ogs? forholde seg til et eget sett med retningslinjer.

3. Gi oppl?ring og fordel oppgaver

Ansvarlig arrang?r skal s?rge for tilstrekkelig oppl?ring av eget personell. Kontakt sikkerhet- og beredskapsr?dgiver eller sikkerhet@admin.uio.no ved behov for bistand. Eiendomsavdelingens servicetorg

4. Vakthold

Ansvarlig arrang?r melder behov for ekstra vakthold til arrangementer@eiendom.uio.no.

Eiendomsavdelingen beslutter omfang etter dialog med ansvarlig arrang?r.

Fra kl 22:30 p? hverdager og kl 18 i helger krever Eiendomsavdelingen alltid at arrang?ren har ekstra vakthold. Utgiften til dette m? dekkes av arrang?ren selv.

VIP-personer

Med VIP (Very Important Person) menes person eller personer som ved sin tilstedev?relse potensielt utl?ser ekstra sikring- og/eller skjermingstiltak og som dermed p?virker sikkerheten til arrangementet og deltagere. 

Det skal gjennomf?res s?rskilte vurderinger ved VIP bes?k for ? avklare sikringsbehov og koordinering mellom gjestende og lokale ressurser. 

Ansvarlig arrang?r skal s? raskt som mulig varsle enhet for HMS- og beredskap ved bes?k fra for eksempel ministere, kongelige, personer med posisjonsbeskyttelse (livvakter p? grunn av funksjon/posisjon) og personer med forh?yet trusselbilde.

Kontakt sikkerhet- og beredskapsr?dgiver eller sikkerhet@admin.uio.no.

Melde fra til n?detater

Den som vil benytte offentlig sted til arrangement skal i god tid p? forh?nd gi politiet melding om dette.

Hvis du planlegger et arrangement i en bygning eller p? et omr?de som normalt ikke brukes til slike tilstelninger, eller om rammene for arrangementet g?r ut over hva bygningen/omr?det er beregnet til m? ansvarlig arrang?r sende melding til Oslo brann- og redningsetat og Eiendomsavdelingen UiO.

Ved store arrangementer og festivaler, spesielt arrangementer med ?kt risiko for brann, m? ansvarlig arrang?r melde fra til brannvesnet minst fire-?tte uker f?r gjennomf?ring. Bruk av brannfarlig vare er ordin?rt ikke tillatt. Eventuelle s?knader om bruk av pyrotekniske varer m? sendes til Oslo brann- og redningsetat.

Ansvarlig arrang?r skal ved fakkeltog eller annen markering med fakler, sende melding til Oslo brann- og redningsetat og Eiendomsavdelingen UiO. Flyvende lanterner er ikke tillatt. Meldingen skal sendes minimum tre uker f?r fakkeltog eller markering skal skje.

Risikovurdering

Risikovurdering b?r vurderes n?r man planlegger ? gj?re noe som representerer fare eller forvalter noe som er verdifullt. En risikovurdering identifiserer mulige u?nskede hendelser, tiltak for ? hindre at noe skjer og h?ndtering hvis det likevel inntreffer.  

Ansvarlig arrang?r skal gj?re en egen risikovurdering hvis en eller flere av f?lgende kriterier er gjeldende:

• Arrangementet skal skje i et bygg, eller p? et omr?de, som vanligvis ikke brukes til dette, eller om rammene for arrangementet g?r utover hva bygningen/omr?det er beregnet til
• Stort antall personer (begrepet stort antall er relativt og kan oppfattes forskjellig avhengig av type arrangement og areal som benyttes)
• Risikofylt aktivitet eller temaer som av enkelte milj?er kan oppfattes som kontroversielt
• Trusselutsatte deltagere

Tre sp?rsm?l er kjernen i risikovurderingen:

1. Hva kan g? galt?
2. Hva kan vi gj?re for ? hindre dette?
3. Hva kan vi gj?re for ? redusere konsekvensene dersom det skjer?

Enhet for HMS- og beredskap kan bist? ansvarlig arrang?r med r?d og veiledning.