Ved opptak eller str?mming av arrangementer gjelder litt forskjellige framgangsm?ter og regler for bidragsytere p? et arrangement (foredragsholdere, paneldeltakere) og for publikum.
Derfor er informasjonen nedenfor delt i to:
Info til deltakere
Bidragsyterne, alts? de som deltar med innlegg/foredrag eller andre innlegg skal bli informert om at det blir tatt opp. Det er lurt ? avklare dette tidlig i planleggingen/korrespondanse med foreleser/innlegger, slik at de eventuelt kan motsette seg og det er tid for ? finne andre l?sninger.
?nsker ikke bidragsyter ? bli tatt opp, s? er sp?rsm?let om str?mming/opptak skal kuttes eller om man skal finne alternative deltakere.
Info i forkant
Deltakere p? et arrangement som skal str?mmes/tas opp har krav p? ? bli informert om f?lgende
- Hvor skal det str?mmes og hvem som er potensielle m?lgrupper
- Om opptaket skal legges ut i etterkant, og eventuelt hvor
- Hvor lenge opptaket skal lagres / ligge ute
- Om opptaket skal brukes i andre sammenhenger
- Om de vil bli tagget i sosiale medier
Ang?ende juridisk grunnlag
Det er to lovhjemler som er aktuelle n?r det kommer til opptak/str?mming.
Samtykke: Den ene hjemmelen handler om samtykke. Dette er arbeidskrevende, fordi samtykke skal lagres, og kan ogs? trekkes tilbake.
Berettiget interesse: Den andre hjemmelen handler om berettiget interesse til ? ta opp/str?mme et arrangement. Denne interessen veier tyngre enn hensynet til personvernet til de som kommer med p? opptaket.
Viktig i denne vektingen er at bidragsyter har f?tt muligheten til ? ta stilling til eventuelt opptak/str?mming p? forh?nd.
Hvis de er informert og likevel stiller er det fritt fram for opptak/str?mming. Det finnes da heller ikke et samtykke det g?r an ? trekke tilbake.
Lagring og dokumentasjon av korrespondanse
Ved str?mming er det viktig ? lagre dokumentasjonen p? at info er blitt gitt gjennom arrangementet i et par ukers tid etterp?. Ved opptak er det viktig ? ta vare p? dokumentasjonen s? lenge man trenger opptaket.
I sosiale medier: Pass p? at det faktisk bare er str?mming og at ikke sendingen lagres som en video i det sosiale mediet i etterkant.
Hva med underholdere/musikere?
Opphavsrettigheter m? avklares med artistene. Deres bidrag kan ikke tas opp/str?mmes uten at de gir aksept.
Ogs? her gjelder det ? informere tydelig i forkant og dokumentere at dette er blitt gjort. Er de informert og likevel stiller, kan arrangementet, inkludert deres bidrag, str?mmes/tas opp.
Info til publikum
Invitasjon
Dersom det tidlig er klart at et arrangement skal str?mmes eller tas opp, kan det med fordel nevnes i invitasjonen som sendes ut, eller st? i arrangementstekster p? nett og papir.
Plakater
Det m? gj?res oppmersom p? at et arrangement str?mmes eller tas opp p? plakater ved inngangsd?rene. Denne informasjonen m? v?re godt synlig i lokalet, ogs? ved sided?rer.
Informere muntlig
Det m? ogs? informeres om str?mming eller opptak muntlig fra scenen/podiet f?r arrangementet starter. Dette gj?res enten ved at konferansier/ansvarlig for arrangementet tar ordet eller ved at en forh?ndsinnlest beskjed sendes over lydanlegget.
Publikum m? gj?res oppmerksom p? hvilke seterader som kommer med i kameravinkelen, slik at de har anledning til ? sette seg utenfor omr?det som filmes dersom det er mulig.
Sp?rsm?l p? epost
Om det ?pnes for sp?rsm?l p? e-post/sms/i sosiale medier for de som ikke vil stille sp?rsm?l foran kamera, m? dette opplyses om i forkant av arrangementet.
Har du flere sp?rsm?l om str?mming, opptak og personvern?
Ta kontakt med behandlingsansvarlig@uio.no