1. Refusjonsordningene ved UiO
UiO dekker elektroniske tjenester for enkelte av sine ansatte. Ordningen kan deles inn i to hovedkategorier: faste og sporadiske refusjonsordninger.
1.1 Godkjenning
- Lokal enhet skal godkjenne utgifter til elektronisk kommunikasjon f?r de p?l?per. Dette gjelder ogs? for enkeltsamtaler, ikke bare n?r man betaler for et abonnement.
- Arbeidsgiver har ansvar for at godkjenning bare gis n?r det foreligger et tjenstlig behov for den ansatte til ? f? dekket tjenesten.
1.2 Bruk av innholdstjenester
Kostnader til innholdstjenester antas ? v?re private kostnader. UiO har derfor besluttet ? opprettholde en restriktiv holdning til bruk av innholdstjenester (for eksempel teletorgtjenester, overpriset sms/mms, databasetjenester, programvare, tv-sendinger og spill) i et bedriftsabonnement for ansatte ved UiO.
1.3 Bel?psbegrenset refusjon
For ? forenkle oppf?lgingen av de l?pende kostnadene til faste abonnement, kan det innf?res bel?psgrenser for hvert abonnement til hver enkelt ansatt. Bel?psgrensen fastsettes av avdelingsleder. Bel?p som overstiger bel?psgrensen vil bli trukket i den ansattes l?nn.
For avtaleinng?else henvises til egne rutiner, samt skjema for registrering av kommunikasjonstjenester (word).
Merk: Dersom det avtales bel?psgrenser, m? den enkelte fakturaen behandles spesielt (manuelt av overordnet og Seksjon for l?nn). Det skal i slike tilfeller benyttes privatabonnement hvor den ansatte betaler fakturaen selv og ber om refusjon av utlegg.
1.4 Faste ordninger
- Bedriftsabonnement (gjelder mobilabonnemnet)
Ansatte med bedriftsabonnement gjennom UiO hvor UiO st?r som mottaker av fakturaen. - Privatabonnement (gjelder andre EK-tjenester)
Ansatte med innvilgede tjenester som selv betaler faktura fra tjenesteleverand?r og sender refusjonskrav via selvbetjeningsportalen.
De to gruppene skal behandles likt skattemessig, men den praktiske behandlingen ved UiO vil v?re forskjellig avhengig av betalingsm?ten.
Ansatte som f?r innvilget fast dekning av e-tjenester m? i utgangspunktet benytte seg av bedriftsabonnementsordningene som UiO har inng?tt med sine tjenesteleverand?rer. Som f?lge av h?ye merkostnader ved behandling av refusjoner knyttet til private abonnement, vil slike ordninger kun unntaksvis bli refundert.
1.5 Sporadiske ordninger
- Dekning i en kort periode
- Refusjon av tilfeldige enkeltsamtaler
Ansatte ved UiO som ikke er en del av den generelle ordningen med bedriftsabonnement, men som likevel sporadisk har f?tt innvilget dekning av utgifter til e-tjenester, f?r dekket dette som utgiftsrefuson i selvbetjeningsportalen (dfo.no). Dette kan v?re som refusjon av enkeltst?ende tjenestesamtaler p? spesifisert faktura, se beskrivelsen over.
Den ansatte m? innhente bekreftelse fra overordnet/leder p? at det er et tjenstlig behov for e-tjenesten som ?nskes dekket f?r kostnader til tjenesten p?l?per, og videre at UiO skal dekke denne kostnaden.
2. Praksis og rutiner ved lokale enheter
Eiendomsavdelingen
Kulturhistorisk museum
KHM presiserer UiOs ordning p? f?lgende omr?der:
- Pkt. 1.2 Forbud mot bruk av innholdstjenester
Alle abonnementer ved KHM sperres for bruk av innholdstjenester. - Pkt. 1.3 Bel?psbegrenset refusjon
KHM setter en maksgrense for refusjon av kommunikasjonsutgifter til kr. 2000,- pr. kvartal.
3. N?rmere om ulike refusjonstyper
3.1 Bedriftsabonnement
- Lokal arbeidsgiver inng?r avtale med en leverand?r. N?r det gjelder mobiltelefon skal det bestilles i henhold til UiOs rammeavtaler.
- Skjema for registrering av kommunikasjonstjenester (word) skal fylles ut og sendes til Seksjon for l?nn som grunnlag for en fast m?nedlig fordelsbeskatning. Dette gjelder de som har faste refusjonsordninger.
Ta kontakt med lokal personalkonsulent som bist?r med ? sende dette inn i arkivsystemet Elements. - Fakturaer stilet til UiO vil bli betalt via regnskapssystemet Unit4.
- Ved hver periodeslutt skal Seksjon for l?nn motta en spesifisert oversikt fra tjenesteleverand?ren over siste periodes fakturaer. Kostnadene innberettes p? den ansatte i henhold til lister mottatt fra kommunikasjonsleverand?ren. Innberetningen til Skatteetaten foretas periodisk (eller en gang pr. ?r i tilknytning til den ?rlige l?nnsinnberetningen).
3.2 Privatabonnement
- Gjelder faste ordninger der den ansatte som f?r dekket kostnader til e-tjenester selv betaler faktura fra Tjenesteleverand?r og m? opprette krav om godtgj?relse i selvbetjeningsportalen (dfo.no).
- Dette er en avviksordning som kun godtas etter forutg?ende godkjennelse av overordnet myndighet. Det er de samme regler for innvilgelse av naturalytelsen hvor den ansatte m? innhente bekreftelse fra overordnet/leder p? at det er et tjenstlig behov for e-tjenesten som ?nskes dekket f?r kostnader til tjenesten p?l?per, og videre at UiO skal dekke denne kostnaden.
- Skjemaet Registrering av kommunikasjonstjenester (word) skal fylles ut og sendes til Seksjon for l?nn som grunnlag for en fast m?nedlig fordelsbeskatning. Dette gjelder de som har faste refusjonsordninger.
Ta kontakt med lokal personalkonsulent som bist?r med ? sende dette inn i ePhorte. - Den ansatte betaler selv fakturaen og oppretter krav om godtgj?relse i selvbetjeningsportalen (dfo.no).
3.3 Tidsbegrenset godtgj?relse
- Tidsbegrensede godtgj?relser behandles p? samme m?te som beskrevet ovenfor avhengig av om det er et Bedriftsabonnement eller Privatabonnement.
- Skjemaet for tidsbegrenset dekning av kommunikasjonstjenester (word) skal fylles ut og legges ved. Skjemaet brukes b?de som grunnlag for ? registrere fordelsbeskat